Encontrar al candidato adecuado ya no depende solo de publicar una vacante y revisar currículums. A medida que los procesos de selección se vuelven más complejoss y reciben un mayor volumen de postulaciones, las áreas de Recursos Humanos necesitan herramientas que permitan ordenar, analizar y dar seguimiento a cada candidato de forma estructurada, y una de ellas es el Applicant Tracking Systems (ATS).

Tabla de contenido

• ¿Qué es un ATS en reclutamiento (Applicant Tracking System)?

• ¿Cómo funciona un sistema de seguimiento de candidatos?

• ¿Cuáles son los beneficios de un sistema de seguimiento de candidatos (ATS)?

• Entonces, ¿cuál es la diferencia entre ATS vs reclutamiento tradicional?

• ¿Cómo elegir el mejor ATS para tu empresa? No falles en este proceso tan importante

Este tipo de software permite gestionar todo el proceso de reclutamiento desde un solo lugar, en pasos que va desde la publicación de una vacante hasta la decisión final de contratación.

Pero ¿qué es exactamente un ATS en reclutamiento?, ¿cómo funciona un applicant tracking system en la práctica? y, sobre todo, ¿qué ventajas ofrece frente a los métodos tradicionales basados en correos, hojas de cálculo o procesos manuales? A continuación, te lo explicamos de manera rápida para que puedas tomar la decisión de implementarla en tu empresa.

Antes que nada, ¿qué es un ATS en reclutamiento (Applicant Tracking System)?

En esta nueva era digital, los empleadores enfrentan un volumen récord de solicitudes al tener mercados laborales muy ajustados, por lo que se requieren nuevas tecnologías para el reclutamiento, según lo publicado por el Foro Económico Mundial.

Un ATS (Applicant Tracking System) es un software diseñado para gestionar y dar seguimiento a los candidatos a lo largo de todo el proceso de reclutamiento y selección. En español, suele denominarse sistema de seguimiento de candidatos, ya que su función principal es centralizar, organizar y documentar cada etapa por la que pasa una persona desde que aplica a una vacante hasta que se toma una decisión de contratación.

A diferencia de los métodos tradicionales (sí, aquellos basados en correos electrónicos, carpetas compartidas o hojas de cálculo), un ATS permite trabajar con información estructurada y trazable. Cada candidato queda registrado dentro del sistema con su currículum, datos personales, evaluaciones, entrevistas y estatus actualizado, lo que facilita el control del proceso y la colaboración entre los equipos involucrados.

En términos más sencillos, un sistema de seguimiento de candidatos no decide por sí solo quién es contratado, pero sí crea el marco necesario para que las decisiones se tomen de forma más ordenada, consistente y basada en datos.

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¿Para qué sirve un sistema de seguimiento de candidatos ats en el proceso de selección?

El objetivo principal de un Applicant Tracking System es simplificar y profesionalizar la gestión del reclutamiento, especialmente cuando una empresa maneja múltiples vacantes o recibe un alto volumen de postulaciones. Entre las funciones se encuentran:

• Centralizar todas las candidaturas en una sola plataforma.

• Facilitar el filtro inicial de perfiles según criterios definidos por el equipo de reclutamiento y/o dirección.

• Registrar el avance de cada candidato a lo largo de las distintas etapas del proceso.

• Coordinar entrevistas y recopilar evaluaciones de reclutadores y hiring managers.

• Mantener un historial completo de decisiones, interacciones y comunicaciones.

Un ATS sirve para reducir la carga operativa, minimizar errores manuales y evitar la pérdida de candidatos por falta de seguimiento o desorganización. Además, permite que el proceso de selección sea más predecible y sencillo, algo importante en toda estrategia de crecimiento.

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¿Cómo funciona un sistema de seguimiento de candidatos?

Un Applicant Tracking System (ATS) funciona como el eje central del proceso de reclutamiento. El sistema organiza todas las acciones y decisiones dentro de un flujo estructurado que permite dar seguimiento a cada candidato desde el inicio hasta el cierre de la vacante.

La mayoría de los softwares de seguimiento de candidatos (aunque sea un módulo) tienen un flujo de funcionamiento muy similar, que a continuación te describimos:

Del puesto a la contratación: el flujo típico dentro de un sistema de seguimiento de candidatos

El funcionamiento de un ATS comienza con la creación de una vacante. A partir de ahí, el sistema acompaña todo el recorrido del candidato dentro de un flujo predefinido que suele incluir:

1. Definición y publicación del puesto.
2. Recepción y registro de candidaturas.
3. Filtrado inicial de perfiles.
4. Evaluaciones y entrevistas.
5. Revisión y feedback del equipo involucrado.
6. Decisión final y oferta.

Cada una de estas etapas queda registrada dentro del sistema, lo que permite visualizar en tiempo real en qué punto se encuentra cada candidato y qué acciones están pendientes. Esto evita la improvisación y facilita que el proceso sea consistente entre distintas vacantes o equipos.

Parsing y centralización: cómo el ATS convierte CVs y solicitudes en datos buscables

Cuando un candidato envía su currículum o completa una solicitud, el ATS no almacena el archivo como un simple documento adjunto. En su lugar, utiliza procesos de parsing para extraer información relevante (experiencia, habilidades, educación o ubicación) y convertirla en datos estructurados.

Esta información se centraliza en una base de datos única, lo que permite:

• Buscar candidatos por criterios específicos.

• Comparar perfiles de forma más objetiva.

• Reutilizar postulaciones para futuras vacantes.

Filtros y reglas: palabras clave, preguntas eliminatorias (knockout) y criterios de elegibilidad

Uno de los componentes más conocidos de un applicant tracking system es su capacidad para filtrar candidatos de forma automática. Esto se realiza a través de reglas configuradas previamente por el equipo de reclutamiento. Entre los mecanismos más comunes se encuentran:

• Palabras clave relacionadas con habilidades, experiencia o requisitos técnicos.

• Preguntas eliminatorias (knockout questions) que validan condiciones indispensables, como disponibilidad, certificaciones o ubicación.

• Criterios de elegibilidad que determinan si un perfil avanza o no a la siguiente etapa.

Es importante entender que estos filtros no reemplazan el criterio humano, sino que priorizan y ordenan perfiles para que los reclutadores puedan enfocar su tiempo en los candidatos más alineados con el puesto.

Pipeline y etapas: cómo se registra el avance (screening, entrevistas, feedback, oferta)

El sistema de seguimiento de candidatos organiza a los candidatos dentro de un pipeline, es decir, una secuencia de etapas claramente definidas. Estas etapas suelen adaptarse al proceso interno de cada empresa, pero normalmente incluyen:

• Revisión inicial o screening.

• Entrevistas (una o varias rondas).

• Evaluación técnica o cultural.

• Feedback del equipo.

• Oferta y cierre.

Cada movimiento dentro del pipeline queda registrado, lo que permite rastrear decisiones, tiempos y responsables.

Automatización y comunicaciones: confirmaciones, recordatorios y estatus del candidato

Además del seguimiento interno, un sistema de seguimiento de candidatos también gestiona la comunicación con los postulantes. Muchas interacciones se automatizan para garantizar coherencia y rapidez, por ejemplo:

• Confirmación de recepción de la candidatura.

• Invitaciones y recordatorios de entrevistas.

• Actualizaciones sobre el estatus del proceso.

Esta automatización ayuda a mejorar la experiencia del candidato, reduce tiempos de respuesta y evita que perfiles valiosos se pierdan por falta de seguimiento.

Reportes: qué métricas suele generar un ATS y para qué se usan

Finalmente, un ATS permite generar reportes y métricas sobre el desempeño del proceso de reclutamiento. Entre los indicadores más habituales se encuentran:

• Tiempo de cobertura de una vacante (time-to-fill).

• Duración del proceso de selección (time-to-hire).

• Volumen de candidatos por etapa.

• Fuentes de reclutamiento más efectivas.

• Tasas de avance o abandono del proceso.

Estas métricas permiten identificar cuellos de botella, optimizar el proceso y tomar decisiones basadas en datos, algo difícil de lograr con métodos tradicionales.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de seguimiento de candidatos (ATS)?

Implementar un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) aporta mejoras muy buenas en eficiencia, control y calidad del reclutamiento. Estos son los beneficios más importantes para aquellos que quieren implementar uno en su empresa:

✅ Reducción del tiempo de cobertura (time-to-fill) y del time-to-hire: al automatizar tareas operativas y estructurar el flujo de selección, un applicant tracking system permite identificar y avanzar con los candidatos adecuados en menos tiempo, reduciendo retrasos y vacantes abiertas por periodos prolongados.

✅ Mejor calidad de contratación mediante criterios más claros: un ATS facilita la evaluación de candidatos con base en criterios definidos previamente. Esto reduce decisiones improvisadas, mejora la consistencia del proceso y permite justificar cada contratación con información documentada.

✅ Disminución de errores operativos y duplicidad de trabajo: la centralización de datos evita acciones repetidas, versiones inconsistentes de información y pérdida de candidaturas. El equipo trabaja sobre una única fuente de datos, lo que mejora la coordinación y reduce errores manuales.

✅ Cumplimiento y gestión responsable de datos de candidatos: los sistemas de seguimiento de candidatos incorporan controles de acceso, registro de actividades y gestión de información personal, facilitando el cumplimiento de normativas de privacidad y el manejo responsable de datos sensibles.

✅ Todo el control del proceso de reclutamiento: un ATS permite manejar un mayor volumen de vacantes y postulaciones sin perder visibilidad ni control. Esto es especialmente importante para empresas en crecimiento o con procesos de selección continuos.

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Entonces, ¿cuál es la diferencia entre ATS vs reclutamiento tradicional?

La diferencia entre un Applicant Tracking System (ATS) y los métodos tradicionales de reclutamiento no está solo en el uso de software, sino en cómo se organiza, ejecuta y controla el proceso de selección. En la práctica, estos son los principales cambios:

• Centralización vs información dispersa: en el reclutamiento tradicional, la información suele repartirse entre correos, hojas de Excel y notas. Un sistema de seguimiento de candidatos centraliza todos los datos en un solo lugar, lo que reduce errores, duplicidades y pérdida de información.

• Mayor velocidad y consistencia del proceso: los procesos manuales dependen de tareas repetitivas y seguimiento individual. Con un ATS, muchas de estas tareas se automatizan y el flujo de selección se estandariza, permitiendo cubrir vacantes más rápido y con criterios consistentes.

• Colaboración real entre reclutadores y hiring managers: en lugar de intercambiar correos o comentarios aislados, el feedback de entrevistas y evaluaciones queda registrado dentro del sistema. Esto facilita la toma de decisiones y aporta trazabilidad a todo el proceso.

• Mejor experiencia del candidato: los sistemas de seguimiento de candidatos permiten gestionar comunicaciones, reducir tiempos de respuesta y ofrecer mayor claridad sobre el estado de la postulación, mejorando la percepción del proceso incluso cuando el candidato no es seleccionado.

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¿Cómo elegir el mejor ATS para tu empresa? No falles en este proceso tan importante

Elegir un Applicant Tracking System (ATS) es una decisión que impacta directamente en la eficiencia de toda una empresa. Más allá de las funcionalidades que ya vimos, lo importante es evaluar qué tan bien se adapta el sistema a la realidad operativa de la empresa.

¿En verdad necesitamos uno?

Antes de comparar soluciones, conviene entender cómo es el proceso de reclutamiento actual. No es lo mismo gestionar pocas vacantes al año que manejar procesos continuos con múltiples perfiles, países y áreas involucradas.

El ATS debe ajustarse al volumen de postulaciones, al número de personas que participan en la selección y al nivel de complejidad del proceso. Definir estos requisitos desde el inicio evita adoptar herramientas que quizá no necesites o, por el contrario, sistemas que se quedan cortos en 2 horas.

Adopción del reclutador y del hiring manager

Un sistema de seguimiento de candidatos solo genera valor si es utilizado de forma constante, por ello, la usabilidad es un factor más que importante. El ATS debe ser intuitivo tanto para el equipo de reclutamiento como para los hiring managers que participan en entrevistas y evaluaciones.

Interfaces complejas o flujos poco claros suelen generar algo de resistencia, lo que termina regresando a lo anterior.

Configurar etapas, reglas, permisos y plantillas

Cada organización tiene su propia forma de reclutar. Un buen applicant tracking system permite configurar etapas del pipeline, reglas de avance, permisos por rol y plantillas de comunicación sin necesidad de desarrollos técnicos complejos.

Esta flexibilidad es importante para adaptar el sistema a distintos tipos de vacantes y mantener coherencia en los procesos sin perder control.

Reporting o las métricas mínimas que deberías poder ver

Uno de los principales beneficios de un ATS es la visibilidad sobre el proceso de selección. Al menos, el sistema debería permitir consultar métricas como tiempo de contratación, avance por etapa, fuentes de candidatos y tasas de abandono.

Sin estos datos, el ATS se limita a ser un repositorio de currículums, en lugar de una herramienta para mejorar decisiones y optimizar el reclutamiento. Si tienes problemas con data, esto puede ser una gran opción.

Integraciones y escalabilidad

A medida que la empresa crece, el sistema de seguimiento de candidatos debe integrarse con otras herramientas del ecosistema de recursos humanos, como calendarios, correo, plataformas de entrevistas o sistemas de gestión de empleados.

Un ATS que no acompaña el crecimiento suele convertirse en un obstáculo operativo en el mediano plazo.

Necesidades de seguridad y privacidad

El ATS gestiona información personal y sensible de los candidatos, por lo que la seguridad no es opcional. Es importante evaluar controles de acceso, trazabilidad de acciones y políticas de retención de datos.

Un sistema bien diseñado facilita el cumplimiento de normativas de privacidad y reduce riesgos relacionados con el manejo de información confidencial.

Presupuesto. ¿qué suele impactar el costo (usuarios, vacantes, módulos)?

El costo de un applicant tracking system puede variar según el número de usuarios, vacantes activas, funcionalidades adicionales o volumen de candidatos gestionados. Comprender este modelo desde el inicio permite comparar soluciones de forma realista.

Más que buscar el ATS más económico, conviene evaluar el equilibrio entre costo, adopción y valor operativo a largo plazo. Además, como te decimos, evalúa lo que sí necesitas.

Los Applicant Tracking Systems (ATS) son una herramienta para profesionalizar los procesos de reclutamiento en un contexto donde el volumen de candidatos, la velocidad de contratación y la calidad de las decisiones son cada vez más críticas.

Más que un software para almacenar currículums, un sistema de seguimiento de candidatos permite ordenar, medir y dar trazabilidad a cada etapa del proceso de selección.

Entender qué es un ATS, cómo funciona y cómo elegirlo correctamente es el primer paso para implementar procesos de selección más eficientes y alineados con los objetivos del negocio.

Uno de los mejores Applicant Tracking Systems (ATS) en el mercado es el módulo de Reclutamiento y Selección de SuccessFactors. Si quieres saber cómo este sistema te ayuda a gestionar y mejorar tus procesos de selección, solicita una demo personalizada sin costo. En PeopleNext te ofrecemos la mejor asesoría para encontrar e implementar las herramientas de gestión de capital humano para llevar a tu empresa al siguieente nivel.