Algo que es de vital importancia para una empresa es la de tener una base de datos de recursos humanos, ya que te ayudará a gestionar correctamente las funciones del departamento RRHH. Hay varias ventajas como una mejor gestión de plantilla y mejores formas de evolucionar los procesos de la empresa.
Pero esta base de datos va más allá y puede ser una adición excelente para toda la compañía. Por esa razón, en PeopleNext queremos mencionarte porqué es importante la implementación de una base de datos rrhh, cómo comenzar a utilizarla y todas las ventajas que este cambio conllevaría a tu empresa.
Tabla de contenido
- ¿Qué es una base de datos de recursos humanos en una empresa?
- ¿Cuáles son las ventajas de contar con una base de datos para los empleados?
- Características e información de la base de datos de recursos humanos en una empresa
- ¿Cómo hacer una base de datos de RRHH?
- Consejos para mantener la base de datos RRHH
- Conclusiones
¿Qué es una base de datos de recursos humanos en una empresa?
Si nos vamos a la definición pura y dura de base de datos, podemos mencionar que es una recopilación organizada de data, controlado por un sistema a base de tablas, columnas y todo lo necesario para organizar gran cantidad de caracteres.
En este caso, la base de datos de recursos humanos en una empresa es una forma de almacenamiento y acumulación de datos. Esto debe de estar debidamente clasificado y disponible para que el departamento pueda procesarlos cuando se requiera la información.
Cuando las empresas quieren utilizar una base de este tipo, es porque se necesita la reducción de memoria para todos los archivos y porque es necesario organizar, lógicamente, todos los procesamientos y actualizaciones.
Es muy común ver que estas bases están relacionadas por medio de un software especializado y no por las herramientas de ofimática tradicionales. Esto es debido a que la actualización de los archivos y los modos de recuperación se simplifican, además de que se pueden desarrollar informes de manera automática.
¿Cuáles son las ventajas de contar con una base de datos para los empleados?
Una base de datos de recursos humanos cuenta con algunas ventajas para toda empresa que nos gustaría mencionar a continuación:
- Aumento de la eficiencia: al tener todos los datos claros, la productividad de todo el equipo de recursos humanos mejorará, ya que, con los datos a la mano, la empresa puede asegurarse de que se cumplan las normas de cada país.
- Cumplimiento en protección de datos: es ya importante seguir las normativas de protección de datos personales, muy estrictas en varios Estados de la República. Al tener la información de primera mano, es más fácil la realización de informes.
- Interconectividad entre el equipo: la base de datos de recursos humanos cuenta con la posibilidad de mejorar la conectividad de todos los equipos, debido a que los datos se tendrían que alojar en servidores propios.
- Rentabilidad de la organización: es obvio que, entre más fuerte sea el departamento de recursos humanos, más fuerte será la organización en general. Por esa razón, es muy posible que la empresa será mucho más rentable.
- Visualizar de mejor manera el talento de la empresa: todas las bases de datos permiten reconocer la información de manera más fácil y hace que el análisis sea más sencillo. Además, también es más fácil otorgar promociones e incentivos.
Características e información de la base de datos de recursos humanos en una empresa
Todas las bases de datos almacenan mucha información y su nivel de complejidad depende de su función principal. En el caso de la RRHH, deben de contar con las siguientes características e información:
- Datos personales de cada empleado, y esto se va llenando según las contrataciones.
- Información de qué cargo ocupan.
- Datos de los empleados por área, departamento, división o la categorización que utiliza tu empresa.
- Datos e información de todos los salarios y los incentivos que se dan o van a sar.
- Información de beneficios y servicios sociales, además de los registros de los personales eventuales.
- Datos de los candidatos que están próximos a ser contratados.
La base de datos de recursos humanos casi siempre es universal, pero por supuesto que toda esta categorización puede cambiar según el giro y necesidades de tu negocio, por lo que te recomendamos hacer una lista de todos los datos que necesites para adquirir más información.
¿Cómo hacer una base de datos de RRHH?
Una base de datos de recursos humanos puede ser difícil de implementar si no se tiene la experiencia necesaria o anterior. Pero, en PeopleNext queremos mostrarte una metodología muy sencilla para implementarla en cualquier momento.
Paso 1: Planificación de tu estructura
¿Recuerdas que te mencionamos que, aunque las bases de datos de recursos humanos llevan los mismos datos, en realidad esto dependía directamente de la compañía? Como primer paso necesitas dedicar algunas sesiones o reuniones con tu equipo para conocer el objetivo general de la base de datos, ya que así tendrás la posibilidad de elegir todos los datos que se va a contener.
Es buena idea también alinearlos a los objetivos, OKR y KPI del departamento de Recursos Humanos para su elaboración.
Paso 2: Vuelca la información en la base de datos
Este paso es el más difícil y complicado, ya que requerirá el tiempo necesario según la cantidad de información que tengas. Será mucho más fácil si tienes un software de Recursos Humanos, por ejemplo.
Paso 3: Garantizar la seguridad de los datos
El tema de la seguridad de los datos personales es muy delicado, por lo que hay que evitar crear una base de datos en programas como Excel. Pero, si no te queda otra opción, es mejor tomar en cuenta la opinión de un experto en tecnología para crear una base de datos de recursos humanos segura. Asimismo, es importante tener antivirus y un software para encriptar.
Lo recomendable es realizarla en un programa especializado para cumplir con la normativa vigente en el país.
Paso 4: administrar todos los accesos
Los permisos de acceso son importantes, por lo que hay que tener en cuenta este paso desde el administrador general, que debe de ser el Manager de Recursos Humanos. Esto también se hace con ayuda de un software para administrar los permisos y limitar los accesos según el cargo.
Consejos para mantener la base de datos RRHH
Para garantizar que la base de datos de recursos humanos funcione bien, es necesario hacer un mantenimiento preventivo para contrarrestar los posibles problemas futuros. Aquí algunos ejemplos:
- Eliminación de datos duplicados: este es el problema habitual de toda base, por lo que cada que haya grandes cambios en el personal, es importante revisar la información y los datos que estén repetidos.
- Integrar todas las bases de datos: muchas empresas cuentan con varias bases de datos, por lo que lo mejor es integrarlas todas en una misma plataforma, ya que así se mejorarán los procesos de accesibilidad y organización.
- Eliminar datos irrelevantes: es casi seguro que, si ya construiste una base de datos, haya algunos datos irrelevantes. Lo mejor es sólo tener información que le pueda funcionar a la empresa, por lo que datos como los nombres de los candidatos rechazados puede no ser lo correcto.
- Borrar a los candidatos: en toda base de datos de recursos humanos hay espacios para colocar a los candidatos. Es importante permitir el borrado de sus datos, ya que puede haber incluso problemas legales.
Conclusiones
Una base de recursos humanos tiene más utilidades de lo que crees y hace que el departamento de recursos humanos sea cada vez más fuerte dentro de la organización. Pero es importante tenerla actualizada y realizar procesos de mantenimiento para que no haya atrasos y la empresa fluya de excelente manera.
Pero la base de datos de recursos humanos no es la única técnica para mejorar este departamento. En PeopleNext también queremos mostrarte 6 indicadores de recursos humanos más importantes, para que los puedas aplicarlos sin ningún problema.
