La buena gestión de un proyecto tiene que determinar exactamente las responsabilidades que tiene cada miembro del equipo, algo fundamental para que todo sea entregado en tiempo y forma. Una de las mejores maneras para hacerlo es mediante la matriz RACI.
En PeopleNext queremos mostrarte lo mejor de las metodologías ágiles, por lo que queremos mostrar todo sobre la matriz RACI, cómo implementarla correctamente y algunos ejemplos para que puedas utilizarla en tu empresa.
Tabla de contenido:
- ¿Qué es una matriz RACI?
- ¿Cuándo debo (o no) crear una matriz de responsabilidades?
- ¿Cómo crear una matriz ri? Paso a Paso
- Ejemplos de una matriz raci
- Todas las ventajas de la matriz raci
- Conclusiones
¿Qué es una matriz RACI?
RACI es un acrónimo en inglés (Responsible, Accointable, Consulted, Informed), que comenzó a implementarse para ayudar a los equipos de trabajo a tener claridad a la hora de entregar un trabajo o proyecto.
También es llamada metodología de responsabilidades, e identifica los roles y responsabilidades de todos los miembros de un proyecto, esto para que se tenga claras las tareas y se puedan compartir los logros. Para que lo entiendas mejor, aquí está el significado de la Matriz RACI:
- Responsible (Responsable): es la persona que está a cargo del trabajo de manera directa o es quien realiza el trabajo casi en su totalidad. Es muy importante que sólo haya un responsable por tarea para evitar preguntas o pérdidas de tiempo. Hay algunos casos en donde puede haber más responsables, pero esto depende plenamente el proyecto.
- Accointable (Aprobador): es el supervisor del proyecto y el que tiene que revisar la finalización general de la tarea, y muchas veces no es el que realiza el trabajo. Aunque la matriz RACI no especifica quién pude ser el responsable del proyecto, por lo regular es un ejecutivo, senior o líder del departamento. En pocas palabras, es quien tiene que dar el visto bueno antes de la entrega final.
- Consulted (Consultores): antes de que llegue el trabajo al aprobador, la matriz de responsabilidades menciona que el resultado debe de ser revisado por los consultores. Aquí puede haber muchos consultores, ya que un proyecto puede necesitar de más de un experto para evaluarlo.
- Informed (Informado): es la o las personas a las que se les informa el progreso y finalización del trabajo. Por lo regular es el CEO o el líder general, ya que sólo necesita saber sobre la actualización de la tarea.
¿Cuándo debo (o no) crear una matriz de responsabilidades?
La matriz RACI es muy útil para poder hacer un seguimiento claro y efectivo a un proyecto de vital importancia para la empresa, especialmente si este es complejo y cuenta con muchas personas para la toma de decisiones. Es por eso que la principal razón para aplicarla es cuando quieres evitar en menor media las malas decisiones y evitar los obstáculos en el proceso de aprobación.
También la matriz de responsabilidades es especialmente útil si las personas que se encargan de desarrollarlo pueden (o deben) asumir sus roles. Por ejemplo, es probable que un diseñador gráfico esté desarrollando el proyecto, pero puede ser necesario que acepte el trabajo final un senior y lo revise el jefe de marketing. En pocas palabras, es necesaria cuando tienes que delimitar responsabilidades.
¿Cuándo no debo de aplicar la matriz de responsabilidades? Simplemente cuando un proyecto es muy sencillo o no necesita de tanta supervisión. Si esto pasa, es un desperdicio de recursos humanos y financieros, por lo que la matriz RACI se puede decir que es una metodología especializada.
¿Cómo crear una matriz RACI? Paso a Paso
Como te mencionamos anteriormente, este tipo de matriz sólo hay que aplicarla cuando tenemos un proyecto completo o que requiere varias personas para poder sacarlo adelante. Por eso, como ‘paso 0’ siempre se recomendable evaluar la dificultad del trabajo. Una vez teniendo esto, este es el paso a paso:
1) Identificar cada rol del proyecto
Primero hay que ver quienes formarán parte del proyecto y qué tipo de profesionales se necesitan. Recuerda que no sólo hay que elegir a los ejecutores de los procesos, ya que también se tiene que escoger al personal evaluador para evitar errores.
2) Elegir todas las tareas y entregables
Es importante tener un orden e identificar todas las tareas y entregables necesarias para que el proyecto se concluya con éxito. La idea principal de la matriz RACI es ser simple y que todo sea fácil de digerir, por lo que trata de no entrar en demasiados detalles.
3) Roles asignados correctamente
Una vez terminado el paso 2, asigna los roles, ya que cada tarea siempre debe de tener un responsable. Es importante también incluir a los consultores para ir informando (con tiempo) a los involucrados.
4) Comparte todo con el equipo
Una de las tareas esenciales de la matriz RACI es hacer el trabajo mucho más rápido y evitar conflictos posteriores, por lo que hay que compartir los pasos anteriores con todo el equipo. Es importante obtener feedbacks y evitar ambigüedades en todas las responsabilidades.
5) Comparte con todos los grupos de interés
Una vez que todo el equipo haya revisado y aprobado el contenido, es momento de compartirlo con los grupos de interés de la empresa, como los stakeholders relevantes, líderes de departamento, altos ejecutivos, etc.
Ejemplos de una matriz RACI
La matriz de responsabilidades no debería de ser complicada, por lo que en PeopleNext queremos darte un ejemplo fácil de entender para que puedas implementarla:
Proyecto: Implementar nuevos Artículos SEO para aumentar el tráfico actual de tu página web. Por esa razón, para el paso 1 y 2 tenemos a estos profesionales:
- Redactor Creativo, Redactor SEO, Copywrite, etc: será el encargado de escribir el contenido que irá a la página a partir de ahora.
- SEO Manager: profesional encargado de planear los contenidos.
- Desarrollador web: encargado de hacer que la web tenga la configuración necesaria para poder aparecer en Google rápido.
- Diseñador: encargado de proveer buenas imágenes para los artículos y el estilo de la página.
Entonces, la matriz RACI se vería de la siguiente manera:
Escribir el contenido que irá a la página:
- Responsable: Redactor.
- Aprobador: SEO Manager.
- Consultador: Senior Copywrite-Marketing Leader/Manager.
- Informador: Marketing Director.
Planificar contenido SEO:
- Responsable: SEO Manager.
- Aprobador: Marketing Manager.
- Consultador: Redactor.
- Informador: Marketing Director.
Configuración SEO para la web:
- Responsable: Desarrollador web.
- Aprobador: SEO Manager.
- Consultador: Senior Desarrollador web.
- Informador: Technical Director.
Diseñador para los artículos:
- Responsable: Diseñador Gráfico.
- Aprobador: Senior Diseñador Gráfico.
- Consultador: SEO Manager/Marketing Manager.
- Informador: Marketing Director.
Como ves, una matriz de este tipo no debería de ser muy complicada, y sólo hay que elegir bien los roles, trabajos y supervisores.
Todas las ventajas de la matriz Raci
Este tipo de matriz puede atraer diversas ventajas para todos los equipos de trabajo, como las siguientes:
- Comunicación más simple: al tener los trabajos con un responsable y asignados los supervisores, la comunicación es rápida y mucho más simple.
- Mitiga la sobrecarga de trabajo: RACI permite conocer las tareas que hace cada quien, por lo que el líder puede evitar sobrecargar de varias actividades a un solo elemento.
- Expectativas claras: al saber qué hacen todos, las espectativas serán claras y mucho más cumplidoras. Además, al ser fácil de cumplir, podrán obtener sus bonos o logros.
Conclusiones
Dentro de las metodologías agile, la matriz RACI es una de las que puede agilizar el trabajo y hacerlo más fácil de hacer. Además, aplicarla de manera correcta puede evitar el proceso de acierto-error, algo que cuesta mucho dinero a la mayoría de las empresas.
Después de implementar una matriz RACI, puedes evaluar cómo lo hacen tus trabajadores para ver en dónde se puede mejorar. Por tal motivo, en PeopleNext queremos mostrarte las 7 mejores practicas en evaluaciones de desempeño para que puedas tener el mejor control.
