Cómo organizar de manera efectiva tu departamento de recursos humanos

Hay que ser siempre claros: el departamento de recursos humanos es tan importante que, de no tenerlo, la compañía podrá fracasar. Por esa razón, organizarlo es la mejor manera para cumplir todos los objetivos estratégicos de tu negocio o empresa.

Por esa razón, en PeopleNext queremos mostrarte cómo organizar, de la manera más efectiva posible, el área de recursos humanos que tendrá tu compañía. Además, te daremos toda la información necesaria para que puedas fortalecer esta área tan importante para todos.

Tabla de contenido

1. ¿Qué es el departamento de recursos humanos?
2. Entonces, ¿Cómo organizar un departamento de Recursos Humanos?
3. ¿Cómo lograr un cambio y/o organización exitosa?
4. Conclusiones

¿Qué es el departamento de recursos humanos?

Pero a todo esto: ¿qué es un área de recursos humanos? Hay que conocer a líneas generales lo que hace, ya que así podemos organizarlo mejor. Se trata del departamento que se encarga de administrar todo lo relacionado con el personal y empleados. Pero sus funciones van más allá, y te las enumeramos rápidamente a continuación:

• Reclutamiento y contratación: es la principal actividad que realiza este departamento. Son los encargados de atraer y retener a los talentos que trabajan en tu compañía, por lo que podemos decir que son los que construyen el futuro de la empresa, o al menos apoyan para que se implemente.
• Formación y desarrollo: nadie nace sabiendo, ¿verdad? Aunque tengas al mejor talento, debes de desarrollarlo para que sea mejor en el futuro. Por tal motivo, el departamento de recursos humanos debe de realizar y poner en marcha las iniciativas de desarrollo de los empleados, además de encargarse de la inversión en formación y profesionalización, tanto del punto de vista personal como en habilidades prácticas.
• Mejorar las relaciones: el departamento de recursos humanos es el encargado de gestionar las relaciones entre el empleado y el empleador. Por esta razón, RRHH debe de fomentar varias dinámicas para que la convivencia sea lo más sana posible. Además, deben de estar atentos ante cualquier desacuerdo.
• Guardianes de la cultura laboral: una de las primeras cosas que hay que planificar al crear una empresa es su cultura. Por esa razón, el área de recursos humanos es el encargado de ser el guardián para preservar la cultura laboral y fomentando el espíritu general de la organización.
• Gestionar los beneficios de los empleados: por supuesto que una de sus tareas principales es la de gestionar beneficios e incentivos para todos los empleados. Por ejemplo, los seguros médicos, pases para gimnasios, bonos mensuales y hasta cursos como inglés para mejorar las virtudes de los empleados.

Estos son las funciones más comunes dentro del departamento de recursos humanos, pero hay empresas en donde estos profesionales hacen otro tipo de tareas como la gestión de nóminas y el pago de utilidades. Es decir, esto también depende más que nada del tamaño de la empresa.

Entonces, ¿Cómo organizar un departamento de Recursos Humanos?

Muy pocas personas se dan cuenta lo difícil que puede ser organizar el área de recursos humanos. En verdad es un problema la incorporación de nuevos trabajadores, ya que son trámites y literalmente volver a restructurar toda una organización, incluidas las oficinas físicas.

Por esa razón, la organización de un departamento de Recursos Humanos es necesaria casi siempre, pero hay que tener en cuenta diversos factores como por ejemplo el tipo de empresa que tienes. Eso sí, si vas a construir tu área de recursos humanos desde cero, debes de tener al menos un plan de lo siguiente:

• Política de reclutamiento de trabajadores.
• Política de presupuestos y egresos
• Apoyo legal
• Cumplimiento legal o, al menos, un oficial.
• Política de beneficios laborales, bienestar o prerrogativas.
• Sistemas de pagos y nóminas bien establecidos.
• Perfiles del cargo de Recursos humanos.
• Estructuración completa de salarios de los colaboradores.
• Manual del trabajador o de cómo trabajar en tu empresa.
• Plan de contención, seguridad y prevención de riesgos laborales.
• Procedimiento de promociones y ascensos, junto con un plan de carrera.
• Procedimientos amables de despidos del personal.
• Cumplimiento con la protección de datos personales.
• Políticas de evaluación de desempeño.

Todos los puntos anteriores son necesarios para que el departamento de recursos humanos pueda iniciarse o, al menos, organizarse de manera adecuada. Cuando se contrate a un manager o encargado del departamento, una de sus primeras tareas es la de evaluar todo el listado anterior para mejorar, mantener o eliminar los procesos inservibles. Con esto, ya tienes más del 50% de la organización del área.

Después de esto, lo recomendable es evaluar todas las actividades que necesiten ajustarse a prior del crecimiento total de la empresa. Eso sí, siempre hay que tener en cuenta la estructura completa que ya esté, es decir, aprovechar todos los recursos disponibles para hacer de estos pasos algo más sencillo.

Es por eso que en PeopleNext queremos apoyarte con este cuestionario para hacer que el proceso de orden y mejora del departamento de recursos humanos evolucione en su totalidad:

• ¿Cómo es la gestión del capital humano ahora?: Aquí hay que preguntarse si se cumplen con las normativas básicas o al menos está funcionando.
• ¿Cuál es el propósito de expandir el área de Recursos Humanos? ¿Por qué se necesita hacerlo? ¿Es por expansión, mal funcionamiento o por que no se cumplía con lo anterior?
• ¿Quién entiende mejor los procedimientos internos y se relaciona mejor con los tomadores de decisión?: Aquí lo que hay que tener en cuenta es si hay alguien en el departamento que pueda apoyar con esta organización.
• ¿Cuál es la cultura organizacional? ¿Es necesario cambiar?

Podríamos mencionar que estas preguntas son de manual, por lo que les servirá a todas las compañías. Pero, esto no exime de que, si tienes otras necesidades, puedas formular algunas propias para tu compañía en general.

¿Cómo lograr un cambio y/o organización exitosa?

Organizar siempre es más difícil que crear, ya que cuando necesitamos cambiar nos encontramos con obstáculos invisibles y procesos que vienen de las malas prácticas de los anteriores profesionales.

La clave principal es la de observar el departamento de recursos humanos en su totalidad para poder aprender sobre las expectativas que tiene el resto del personal con la organización. Es decir, si conoces las necesidades generales de la empresa podrás saber exactamente cuál es el problema a ordenar. ¿Lo mejor? Es que puedes seguir basándote en preguntas:

• ¿Cuál ha sido la mejor estrategia organizacional? ¿Es necesario definir los objetivos estratégicos?
• ¿Funciona el actual sistema de nómina de la organización?
• ¿Cuándo fue la última vez que se organizó un departamento de recursos humanos?
• ¿Actualizaste alguna vez la estructura de salarios formal?
• ¿Qué beneficios hay actualmente? ¿Tus colaboradores necesitan de estos beneficios o es necesario cambiar?
• ¿Cómo se está seleccionado el personal? ¿La estrategia es la adecuada?
• ¿Hemos introducido las suficientes pruebas de desempeño?
• ¿Todos los datos de los trabajadores están seguros?
• ¿Podemos o es necesario crear un manual organizativo que resuma todas estas pautas para el departamento de recursos humanos?

Eso sí, las nuevas pautas para organizar tu departamento de recursos humanos deben de funcionar con tecnología y modernidad. Además, toma muy en cuenta a las relaciones laborales, ya que de aquí partirá el éxito o fracaso de tu organización.

Conclusiones

Te volvemos a repetir: siempre es más difícil organizar o cambiar que partir de cero. Pero en el caso del departamento de recursos humanos muchas veces no es posible crear uno nuevo, por lo que debemos de auditar todos los procesos y realizar una planificación excelente para mejorar este pilar en la compañía.

Siempre te recomendamos tomar en cuenta a la tecnología para hacer estos procesos mucho más automatizados, por lo que en PeopleNext te enseñamos todo sobre un software RRHH, que te ayudará a que tu departamento de Recursos Humanos pueda ser el más fuerte de toda la empresa.