Pocos departamentos hacen malabarismos con tantas tareas o gestionan tanta información como recursos humanos. Por suerte, la tecnología hace que las tareas de reclutamiento, nómina y evaluación de desempeño sean más manejables y permite que los miembros del personal de recursos humanos se involucren mejor con los empleados de la compañía. ¿Aún no sabes lo que es un software de recursos humanos y cómo funciona? En este post te contamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es un software de recursos humanos?
Hasta hace no mucho tiempo, el departamento de recursos humanos era una de las áreas más descuidadas de la empresa cobrando mayor protagonismo la contabilidad o las finanzas, sin embargo, esto era un grave error ya que se trata del lugar donde se capta y se gestiona el talento vivo de una compañía.
Para corregir este grave problema fueron creados los software para gestión de capital humano, una herramienta que optimiza la gestión de todos los aspectos relacionados con el personal que trabaja en una organización.
No existe una definición unificada de los software de talento humano que pueda cubrir todos los aspectos avanzados de esta tecnología, pero, de forma predeterminada, podríamos decir que es una tecnología que recopila todos los métodos de contratación y gestión de la fuerza laboral utilizados para mejorar la eficiencia del negocio.
El propósito del software para gestión de capital humano es combinar diferentes procesos de administración y recursos humanos en una ubicación centralizada, desde donde el administrador también puede asignar tareas, monitorear y evaluar el progreso y recompensar a los mejores empleados del equipo.
Básicamente, el software para recursos humanos, te lleva un paso adelante en la mejora de la toma de decisiones, y lo hace a un precio ligero y competitivo.
¿Cómo funciona el software de recursos humanos?
A pesar de que la arena de productos de recursos humanos es uno de los entornos de software más diversos, casi todos los paquetes de RRHH se reducen a un conjunto definido de objetivos de gestión. Por lo general cubren las siguientes funciones principales:
- Un módulo de reclutamiento utilizado para preparar y distribuir anuncios de vacantes.
- Un centro dedicado a la preselección y evaluación de solicitantes
- Un mecanismo de asignación y programación fácil para una visión general de 360 grados de la fuerza laboral
- Una variedad de herramientas de monitoreo y evaluación que son particularmente útiles en equipos grandes y remotos.
La mayoría de las veces, los software de recursos humanos están llenos de roles y permisos personalizados, y ofrecen una interfaz fácil de usar que no requiere tiempo para aprender.
¿Para qué sirve un Software de Recursos Humanos?
Por lo general, el software de recursos humanos, o software para gestión de capital humano, se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal.
Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos.
Sin embargo, no todos los programas de software para rrhh incluyen herramientas para atender todas y cada una de las funciones mencionadas.
En resumen, podríamos decir que un software para rrhh es una tecnología preparada para llevar a cabo los procesos de contratación, prestaciones, gestión de ausencias, portales autoservicio, cualificación, informes y análisis, notificaciones, etc. Sin embargo, estas capacidades varían de acuerdo al proveedor y software seleccionado.
¿Por qué tu empresa debe apostar por un software de recursos humanos?
Son muchos los líderes que se hacen esta pregunta una y otra vez, buscando justificar la inversión que debe hacerse al implementar esta herramienta. La respuesta es muy sencilla: la misión de este tipo de softwares para recursos humanos es hacer crecer tu empresa a través de las personas que trabajan en ella. Con la implementación de este software conseguirás reducir costes, optimizar tiempo, incrementar productividad, mejorar tu marca como empleador y lo más importante, lograrás que tus empleados sean tus mejores embajadores de marca.
Desafortunadamente, todavía hay muchos empresarios que piensan que pagar la nómina a fin de mes es más que suficiente para tener a sus empleados felices, pero esto sería como decir que con pagar el alquiler de su local ya el éxito está garantizado. La clave para tener empleados felices es la motivación, la atracción y el mantenimiento del talento, todo esto puede lograrse con una buena gestión y un software especializado.
Con un software no tendrás que soportar gastos innecesarios y podrás medir y acceder a la información en apenas segundos. Además, aporta flexibilidad a la empresa preparándola para los nuevos retos y mercados que encontramos en una sociedad cada vez más global.
Ahora que has aprendido lo que es un software para recursos humanos, es momento de mencionar algunas de sus principales ventajas.
Ventajas de contar con un software de talento humano:
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Una visión general de 360 grados de tus empleados y sus habilidades
La tarea principal de cada software para gestión de capital humano es centralizar la información de los empleados y ayudar a las empresas a desarrollar cursos de acción más inteligentes al asignar tareas.
Gracias a esta tecnología, los empleados obtienen perfiles detallados con toda su información y tareas asignadas, y pueden actualizarlos por sí mismos para ahorrar tiempo adicional. Básicamente, cuando una tarea está lista para comenzar, siempre sabrás quién puede hacerlo mejor y cuándo se completará.
- Reclutamiento eficiente
Los software de talento humano básicos y operativos ofrecen módulos de reclutamiento fáciles, ya que le ayudan a preparar anuncios de vacantes y distribuirlos en diferentes juntas de trabajo, y luego preseleccionan y evalúan solo a aquellos solicitantes que cumplan con los criterios para ese puesto. La incorporación también se hace fácil, con una base de datos fácil de buscar y fácil de usar que ayuda a retener el desempeño talentoso en su equipo.
- Impulsa la productividad
Otra razón para invertir en un software de talento humano es que ayuda a los departamentos de talento a evolucionar y ser productivos gracias a la automatización de tareas básicas como el cálculo de la nómina y beneficios, contratación, capacitación, etc.
Con este software podrás librarte de una gran cantidad de trabajo administrativo y tener tiempo para ocuparte de tareas más importantes como por ejemplo el uso y análisis de los datos.
- Administración de la fuerza laboral de extremo a extremo
Con un buen software de rrhh implementado, puedes olvidar para siempre las hojas de cálculo confusas y la falta de comunicación del correo electrónico.
Este software reúne todas las operaciones relacionadas con recursos humanos bajo un mismo techo, lo que significa que puede asignar tareas, hacer un seguimiento del progreso o incluso recompensar a los participantes con una única solución rentable.
- Colaboración mejorada
Todos los colaboradores de tu empresa pueden estar sobre la misma página gracias a los paneles de comunicación que ofrece un software de recursos humanos, donde pueden seguir las actualizaciones recientes, comentar tareas, compartir contenidos o ideas, etc.
Con todos estos datos accesibles para todos y desde cualquier dispositivo, tus empleados podrán colaborar y trabajar en equipo sin importar donde se encuentren.
- Evaluación y reconocimiento preciso
Ayuda a monitorear el progreso de cada empleado y a desarrollar prácticas de calidad para apreciar el buen trabajo y dar a los mejores empleados la recompensa que merecen. En el lado opuesto del eje, el software también ayuda a descubrir tendencias y patrones negativos, y ayuda a comprender cómo se puede ayudar y aconsejar a un empleado en específico.
- Gestión de la nómina
Los principales software de rrhh son, al mismo tiempo, máquinas de gestión de gastos y contabilidad a todo vapor, donde puede regir los beneficios de sus empleados, deducir las licencias y confirmar el cumplimiento de impuestos.
En lugar de entregar tareas tan delicadas a un proveedor externo que probablemente sea mucho más caro, con un software para gestión de capital humano tu equipo podrá tener una visión completa de los datos y preparar nóminas en segundos y sin errores.
Principales funcionalidades de un software de recursos humanos
Ya hemos respondido la pregunta de qué es el software de rrhh y cuáles son algunas de las ventajas que tiene para tu empresa, ahora echemos un vistazo a sus características principales. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los software para rrhh más populares en la actualidad están repletos de widgets nuevos y funcionalidades extraordinarias que les dan una ventaja competitiva frente a otros proveedores.
Estas son algunas de las principales funcionalidades de un software para gestión de capital humano que debes buscar:
- Evaluación del desempeño
Tu software para gestión de capital humano debe ser la ubicación centralizada desde donde supervisa el trabajo de tus colaboradores, se sigue de cerca su progreso y se establecen objetivos.
- Turnos y asistencia
Es importante que este tipo de software tenga la capacidad de programar fácilmente turnos y asistencias, y hacer un seguimiento de quién está haciendo qué en cualquier momento del tiempo.
Esta es una funcionalidad que puede mejorar tus prácticas de asignación, mejorará la cooperación entre departamentos y aliviará el efecto de los cambios desiguales en el calendario.
- Reclutamiento y seguimiento de candidatos
Reclutar nunca había sido tan sencillo como lo es ahora, con ayuda de un software rrhh. Con las funcionalidades de reclutamiento y seguimiento de candidatos tu departamento de recursos humanos puede almacenar y evaluar aplicaciones, monitorear candidatos y realizar una verificación de antecedentes precisa. El mismo módulo debe tener la capacidad de desarrollar iniciativas de onboarding y herramientas para la incorporación eficiente y el acceso a los materiales.
- Gestión del aprendizaje
Los software para gestión de capital humano no se tratan solo de cultivar mano de obra y dirigir su desempeño. Lo que hacen aún mejor es retener a los talentosos talentos, dándoles la oportunidad de aprender algo nuevo y de desarrollarse. No hace falta decir que esto hace que cada equipo sea más competitivo, ya que los mejores trabajadores saben que serán recompensados por el esfuerzo que invierten.
- Gestión de nóminas
Podríamos decir que un software de talento humano no tiene sentido sin una funcionalidad de administración de nóminas y beneficios, ya que esta es una de las actividades más tediosas y demandantes de este departamento.
Por lo general, la mayoría de los software incluyen un módulo dedicado a la gestión de nóminas, con el que puede automatizarse el pago de los beneficios a los empleados, incluidas las vacaciones, pólizas, contribuciones, bonificaciones, deducciones, impuestos, etc.
- Analítica y Reporting
Con esta funcionalidad tu empresa podrá procesar los datos insertados y obtener todas las estadísticas deseadas sin utilizar una aplicación de terceros.
¿Cómo buscar un software de recursos humanos?
Aquí 10 pasos para elegir un software de talento humano para tu empresa:
- Documéntate
Es importante que antes de salir a comprar una solución de este tipo, estés profundamente documentado en el tema, te familiarices con las capacidades de esta aplicación, analices las necesidades de tu empresa e investigues cómo podría ser útil un software de este tipo, etc.
- Establece expectativas realistas
Uno de los principales problemas que las empresas suelen cometer es que invierten en tecnologías partiendo de expectativas sobrevaloradas que en muchos casos, no son las más acertadas.
Reúne a tu equipo e identifica cuáles son las expectativas, metas y necesidades de tu empresa, recuerda que existen muchas soluciones con funcionalidades similares sin embargo, algunas de ellas ofrecen plataformas que podrían cubrir mucho más tus expectativas y también a evaluar y descartar ciertas opciones del mercado con mayor certeza.
- Define tu presupuesto
Tener muy claro el presupuesto asignado para este proyecto te ayudará a encontrar el software ideal. Los proveedores de software pueden ayudarte a seleccionar la herramienta tomando en cuenta las expectativas y el presupuesto.
- Evalúa las distintas opciones disponibles
Tómate el tiempo de detallar lo que el mercado tiene para ofrecer, beneficios a obtener con cada solución, precios, propuesta de valor ofrecida, etc. Solicita a los proveedores información como: principales funcionalidades, precios, seguridad y acreditaciones, casos de éxito, soporte técnico, etc. Todos estos datos te permitirán encontrar la solución que mejor se adapte y convenga a tu empresa.
- Solicita una Demostración
La mayoría de los proveedores de software de talento humano ponen a disposición demostraciones gratuitas con las cuales tú y tu equipo pueden ver el software en acción, con escenarios muy parecidos a los de tu compañía
Este es un paso muy importante, ya que este es un recurso que puede ayudarte a asegurar que las funcionalidades de la herramienta son justo las que necesitas e incluso, puede ayudarte a descubrir más detalles sobre la misma.
- Establece un plan de implementación
Aclara y comunica al proveedor seleccionado tus expectativas con respecto a la implementación como por ejemplo: tiempo estimado, recursos a disposición, etc.
- Revisa los contratos y licencias ofrecidas
Es momento de leer las letras pequeñas. Antes de firmar algún contrato o poner en marcha este proyecto tan importante, presta atención a las clausulas del contrato para evitar malos entendidos o problemas futuros.
- Comunica el valor del software
El rechazo y la resistencia al cambio es una de las razones por las que un proyecto de implementación de software de recursos humanos tiende a fracasar. Por esto, asegúrate de comunicar a todos los colaboradores el valor del software. Tus empleados deben ser conscientes sobre los desafíos y problemas que la solución les ayudará a resolver, solo así podrán mirar esta inversión desde una perspectiva mucho más positiva.
Recuerda que el éxito de un software para gestión de capital humano solo es posible cuando todos están convencidos de lo que es capaz de lograr.
- Activación e instalación del software
En este paso deben establecerse detalles como: las personas que ayudarán en la implementación, el calendario de capacitación para los usuarios, tiempos, recursos, etc.
- Soporte
Es normal que durante la instalación y despliegue de un nuevo software de talento humano surjan dudas con respecto a su uso y funciones.
Tu proveedor debe ofrecer un equipo de soporte disponible para atender todas las dudas de los colaboradores, garantizar las reparaciones rápidas, manejar los errores y los problemas técnicos, etc.
Principales errores al implementar un software de recursos humanos
La instalación de un software para gestión de capital humano puede ser un verdadero cambio positivo para tu empresa. Pero es importante recordar que hay algunos obstáculos que debes considerar antes de embarcar en esta transformación desafiante.
Veamos algunos de los posibles errores que pueden ocurrir al implementar un software de recursos humanos – y que por supuesto, debes evitar –
- Falta de recursos
El hecho de no asegurar que el equipo del proyecto tenga recursos dedicados es un error clásico. Esto se aplica a ambos lados del proyecto (proveedor y cliente). Los recursos deben planificarse para la totalidad del proyecto.
- Planificación deficiente o incompleta
La planificación deficiente es una de las razones por las que más de la mitad de los proyectos de implementación de software de recursos humanos fallan.
Es importante tener en cuenta las necesidades de todos los involucrados en el proyecto y crear una línea de tiempo detallada, solo así podrá aumentar la probabilidad de éxito del software.
- Falta de consideración de las opiniones de los usuarios
A medida que los empleados comienzan a trabajar con el software de recursos humanos, es justo que tengan algo que decir. Solicitar comentarios de los empleados y gerentes a medida que comienzan a usar el software es crucial. Habrá ocurrencias imprevistas y ajustes del software que deberán realizarse, por lo que debe esperar un período de ajuste después de la implementación y planificar en consecuencia.
- Ingresar datos inexactos
Muchas empresas se apresuran en la fase de transferencia de datos. Las pruebas paralelas y otras medidas de seguridad pueden ayudar a garantizar la exactitud de los datos. Una excelente manera de detectar errores es asignando específicamente a los empleados que vuelvan a verificar los datos en busca de errores, antes de arruinar el proyecto.
- No contar con suficiente apoyo
Al considerar un movimiento importante como la transición al software de recursos humanos es normal que todos los integrantes de su equipo sean integrales, mientras que otros necesitan un poco de convicción.
Para una transición exitosa, la organización necesita un grupo central de porristas que lleve a otros a la mesa de discusión y mantenga el proyecto en marcha.
Asegúrate de contar con el apoyo de los ejecutivos y de personas claves en la empresa, esta no es una transición que debas hacer solo.
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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México
