Optimiza la gestión de ausencias y mucho más con SAP SuccessFactors

La gestión de ausencias es un enfoque estratégico que implica comprender, medir y hacer un seguimiento de las faltas de los empleados. Los empleados no son solo recursos, son personas. En algún momento, ya sea por enfermedad, emergencias, citas importantes o simplemente para disfrutar de un merecido descanso, es natural y necesario que se ausenten del trabajo. 

Sin embargo, estas ausencias, especialmente las no planificadas, pueden tener un impacto significativo. Cuando colaboradores más importantes están ausentes de manera inesperada, la productividad del equipo puede paralizarse, lo que interrumpe los procesos y afecta directamente los resultados de la empresa. 

Incluso las ausencias planificadas pueden convertirse en un verdadero problema si no se enfrentan adecuadamente. Por ello, las organizaciones recurren a estrategias de gestión de vacaciones y ausencias para mitigar estos riesgos y garantizar una operación eficiente.

La buena noticia es que la gestión de ausencias puede ser mucho más fácil gracias a la tecnología, y te vamos a mostrar cómo SAP SuccessFactors puede apoyarte en la automatización y las mejores prácticas. 

Tabla de contenido

1. Razones para elegir SAP SuccessFactors en la gestión de ausencias

2. Automatización en la gestión de ausencias con SAP SuccessFactors

3. Impacto de SAP SuccessFactors en la reducción de costos por ausencias

4. Mejores prácticas para implementar SAP SuccessFactors en ausencias

Razones para elegir SAP SuccessFactors en la gestión de ausencias

SAP SuccesFactors es una de las mejores maneras para enfrentar mejor la gestión de ausencias, ya que gracias a la tecnología podrás revisar y obtener toda la información adecuada para que nada te tome por sorpresa. 

Si te preocupa el control de bajas laborales y los sistemas de permisos, SAP SuccessFactors cuenta con un módulo específicamente para esto: Employee Central. Aquí tendrás todo el control en la palma de tu mano. 

Estas son las principales razones para elegir SAP SuccessFactors para la gestión de vacaciones y ausencias: 

• • Autoservicio para empleados: deja que tus empleados realicen este tipo de trámites de manera anticipada y con las reglas que tú elijas. Con este sistema podrás hacer un mapa completo de las ausencias planeadas con tiempo de anticipación. 
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• • Estructuras organizativas: como hemos visto, las ausencias pueden impactar negativamente en el trabajo de todo un equipo. Al visualizar tu fuerza laboral (y de manera interactiva), podrás conocer cuándo y como permitir las ausencias. 
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• • Gestión de ausentismo: este es el apartado específico para controlar esto. Puedes hacer que el personal solicite sus licencias de manera más controlada, dando al visibilidad, a ti y a los gerentes, sobre qué miembro de los equipos abandonarán pronto. 
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• • Administración de los beneficios: los días libres que se dan son igualmente beneficios, por lo que desde aquí podrás activarlos y desactivarlos. 

Un sistema eficiente de gestión de vacaciones brinda a los miembros de tu equipo claridad sobre sus derechos y permisos. Les permite saber cuándo pueden tomar sus días libres, por qué razones están autorizados y cuáles son los pasos necesarios para solicitar y disfrutar de sus vacaciones.

Todo esto lo puedes tener con SAP SuccessFactors, la herramienta ideal que los departamentos de RH necesitan. 

Automatización en la gestión de ausencias con SAP SuccessFactors

La gestión de ausencias antes era un trabajo bastante pesado, ya que en el pasado teníamos que pedir los permisos por escrito o vía correo electrónico (los de huesos más viejos recordarán) y luego los departamentos de RH tenían que agendar igualmente de manera manual, esto sin contar que había que avisar a supervisores uno por uno.

Afortunadamente el control de bajas laborales ahora es automático gracias a SAP SuccessFactors, ya que el proceso desde la solicitud hasta la reintegración se realiza de manera fácil.

¿Por qué es importante un proceso automático? Por las siguiente 5 razones: 

✅ Optimización del tiempo en Recursos Humanos: al permitir que los colaboradores pidan directamente sus solicitudes de ausencia, el departamento de RH solo tendrá que aprobar o rechazar dichas solicitudes según la carga de trabajo y el feedback del líder inmediato. Esto simplifica considerablemente el proceso y ahorra tiempo administrativo.

✅ Mayor satisfacción para los empleados: con el software, los empleados pueden seleccionar los días que necesitan de manera anticipada y recibir una respuesta clara sobre la aprobación de su solicitud. Esto incluso permite negociar las vacaciones o las ausencias, tanto con el trabajador como con los líderes

✅ Configuración adaptada a diferentes países: en empresas multinacionales, un buen sistema de ausencias permite configurar los parámetros específicos según las regulaciones de cada país. 

✅ Control centralizado y transparente: SAP SuccessFactors facilita un control detallado de los permisos de todos los empleados. Puedes consultar en cualquier momento los días de descanso disponibles, así como mantener un registro claro de las ausencias autorizadas.

✅ Informes y análisis para Recursos Humanos: un sistema de permisos ofrece reportes detallados, haciendo reportes según las ausencias por tipo, región o departamento. Esto permite al equipo de RH tomar decisiones informadas y planifica nuevas estrategias. 

Impacto de SAP SuccessFactors en la reducción de costos por ausencias

Según el Foro Económico Mundial, las ausencias le han costado alrededor de 4,760 millones de euros al año a las empresas en 2024. Un precio bastante alto que las compañías no pueden permitirse perder, especialmente luego de la recuperación postpandemia. 

La mayoría de las empresas tienen 2 problemas cuando no se hace una correcta gestión de ausencias: 

• Problemas financieros: incluso las ausencias de corta duración pueden tener un efecto directo en los resultados financieros de una empresa. Los costos relacionados con la búsqueda de un reemplazo temporal y la reducción en la productividad del sustituto pueden acumularse rápidamente. 

• Impacto en la cultura organizacional: aunque los costos financieros son un factor importante, las ausencias también afectan la cultura de la empresa. Cuando un empleado no está presente, sus compañeros suelen asumir responsabilidades adicionales y trabajar horas extras para cubrir su falta. Esto puede reducir la eficiencia y generar descontento, especialmente si estas situaciones se vuelven recurrentes.

Por esa razón, la gestión de ausencias debe de ser un problema prioritario para los departamentos de RH. No se trata de negarlas, ya que el derecho al descanso es para todos. Pero, con una correcta planificación y las herramientas como SAP SuccessFactors podrás ahorrar y hacer una planeación efectiva. 

Gracias a la ayuda de las herramientas como SAP SuccessFactors, las empresas podrán combatir los 3 problemas más grandes de una mala planeación: 

• • Disminución de la productividad: las ausencias no planificadas en exceso pueden generar una caída significativa en la productividad del equipo. Por otro lado, la falta de tiempo libre suficiente ya sea planificado o no, puede llevar al agotamiento de los empleados, disminuyendo su rendimiento.
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• • Reducción de la calidad del trabajo: así como la productividad, la calidad del trabajo también se ve afectada cuando las ausencias son demasiado frecuentes o prácticamente inexistentes. Las tareas mal ejecutadas o con resultados deficientes pueden estar relacionadas con el estrés acumulado o con necesidades personales que no han sido atendidas. 
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• • Incremento en la rotación del personal: cuando no controlamos las ausencias y el tiempo libre puede generar molestias entre los empleados, aumentando la rotación del personal. Esto no solo afecta la moral del equipo, sino que también crea una percepción negativa de la empresa, dificultando la contratación y retención de talento de calidad. 

Cuando tienes todo el mapa completo de los trabajadores y sus faltas, se puede tomar una decisión más clara. Por ejemplo, si un miembro del equipo va a cumplir sus meses de maternidad, quizá no sea necesario contratar a alguien más y se le pueden dar nuevas responsabilidades (o ascensos temporales) a alguien más.

Asimismo, puedes saber exactamente qué trabajador está sufriendo de estrés y su productividad va abajo. Con Employee Central y los reportes automáticos se puede tomar decisiones, ya que incluso sólo necesitas un becario temporal a un profesional, reduciendo el impacto salarial. 

Mejores prácticas para implementar SAP SuccessFactors en ausencias

Ahora toca la acción. Podemos planear y platicar con todos los líderes, pero la implementación es lo verdaderamente importante, más si se habla de la gestión de ausencias. 

Por ejemplo, si tenemos una empresa que da esos descansos ‘ilimitados’ será complicado mencionar que hay que hacer nuevos procesos para solicitarlos. En el caso de que quizá no tengas una empresa con descansos definidos, la implementación debe de ser informativa para evitar ‘abusos en el sistema’. 

Y así cómo pasa en todos los nuevos procesos de implementación, hay que fomentar la comunicación, la flexibilidad al principio y por supuesto la empatía con nuestros trabajadores. 

Gracias a la tecnología podemos implementarlo de mejor manera. SAP SuccessFactors te da la posibilidad de hacer esto de manera autónoma, fácil y por supuesto amable para todos. Aquí algunas de las mejores prácticas.

 Invierte en tecnología para la gestión de ausencias

La tecnología moderna ofrece herramientas de seguimiento y eficiencia que simplifican y optimizan la gestión de ausencias y vacaciones. Estas soluciones minimizan errores humanos, reducen la carga administrativa y proporcionan datos valiosos para tomar decisiones estratégicas.

Como lo hemos visto a lo largo del texto, herramientas como SAP SuccessFactors te van a permitir hacer todos estos procesos rápidos y muy precisos. Es momento de darle la bienvenida a una nueva era. 

Luego empatiza para fomentar las ausencias

Los empleados no deberían sentirse culpables por tomar días libres cuando lo necesitan. Si bien un empleado puede asistir enfermo o mentalmente agotado (todos lo hemos hecho alguna vez), esto no es del todo correcto. Este tipo de situaciones no solo afecta su productividad y calidad de trabajo, sino que también puede perjudicar a sus compañeros al propagar enfermedades o generar un entorno laboral todo menos eficiente.

Fomentar una actitud positiva hacia las licencias demuestra que la salud física y mental de los empleados es una prioridad para la empresa. Políticas claras y un enfoque abierto hacia las ausencias refuerzan el compromiso con el bienestar del personal, promoviendo una fuerza laboral más motivada, saludable y comprometida. 

SAP SuccessFactors Work Zone te permitirá escuchar todos estos feedback para mantener su compromiso. 

La comunicación es la clave de la implementación

El absentismo no siempre refleja una falta de compromiso; a veces, puede ser el resultado de malentendidos o políticas poco claras. Es fundamental comunicar de manera eficiente las expectativas y procedimientos relacionados con estas licencias.

Además, capacitar a gerentes y empleados en las políticas de ausencias asegura que todos comprendan cómo estas afectan la cultura, las operaciones y las finanzas de la empresa. Una comunicación clara evita confusiones y fortalece el control de bajas laborales.

Igualmente, Workzone será la herramienta importante aquí. Además, Workforce Analytics te dará información estratégica y data para ver qué está fallando. 

• >>  También te podría interesar leer: ¿Qué es el absentismo laboral y cómo manejarlo?  👤

Realiza entrevistas de reincorporación al trabajo

Cuando un empleado regresa tras una ausencia larga, lo mejor que podemos facilitar su transición al entorno laboral. Las entrevistas de reincorporación permiten abordar las razones de la ausencia, evaluar el estado del empleado y determinar si se necesitan ajustes o apoyo adicional.

Con SAP podrás realizar estos seguimientos y la creación de encuestas de manera fácil. Además, el envío y visualización de resultados es prácticamente inmediato para RH y los líderes de departamento. 

Implementa trabajo remoto y horarios flexibles

En muchos casos, el desafío no es el trabajo en sí, sino el traslado o la rigidez de los horarios. A veces el estar en una oficina de 8 a 5 es complicado si hay problemas o es necesario ir al doctor, al psicólogo, al banco, a la escuela, etc.

Dar opciones de trabajo remoto y horarios flexibles no solo reduce el estrés y mejora el equilibrio entre la vida personal y laboral, sino que también incrementa la productividad y la creatividad. 

Además, está comprobado que esto reduce significativamente las ausencias, aunque hay que mejorar el control como departamento de RH. Con SAP podrás tener máximo control sobre esto, por lo que es importante igual una implementación completa de estas nuevas políticas.

Si hablamos de políticas, es importante mencionar que cada empresa requiere las suyas, ya que cada oficina es un mundo. Por tal motivo, te recomendamos contactarnos para darte una asesoría personalizada y posteriormente puedas probar el demo de SAP SuccessFactors para entender si esta una tecnología adecuada para ti. 

Oscar Pérez | Director PeopleNext  | SAP SuccessFactors México