Un proceso de administración de nómina fluido para una empresa es como el buen oxigeno para los pulmones; cuando está ahí, apenas se nota, pero cuando falta, los problemas pueden ser catastróficos. Eso hace que la nómina sea una de las funciones menos apreciadas pero más importantes dentro de una empresa. La nómina, cuando se hace bien, puede mantener a los empleados felices y al mismo tiempo, ayudar a la empresa a mantenerse a salvo de las consecuencias legales. Por otro lado, cuando surgen errores en la nómina, su impacto puede extenderse a toda la empresa.
Afortunadamente, el equipo de recursos humanos puede evitar los errores comunes en la administración de nómina con educación, planificación y las herramientas adecuadas.
¿Consideras que la administración de nómina en tu departamento de recursos humanos está siendo gestionada correctamente? Con un proceso de nómina tan complejo, existen numerosos lugares donde las empresas pueden cometer errores. En este post te enseñamos algunos de los errores más comunes en la nómina a los que tu empresa debe prestar especial atención.
Tabla de Contenido:
- Los 5 errores de la administración de nómina más comunes
- ¿Como puedes aprovechar las herramientas digitales para llevar la Administración de nómina?
Los 5 errores de la administración de nómina más comunes
- Hacer una clasificación errónea de los empleados
No todos los trabajadores gozan de los mismos beneficios y protecciones, como el pago de horas extras o el salario mínimo. En algunas empresas se incorpora la figura de contratistas o empleados subcontratados y estos también tienen diferentes derechos y beneficios.
Uno de los errores más comunes que cometen los responsables de recursos humanos es clasificar erróneamente a los empleados al momento de preparar las nóminas. Este error no solo puede negar a un empleado algunos beneficios y salarios importantes, sino que también puede significar que la propia empresa pierda dinero pagando a un empleado un salario que no le corresponde.
El pago insuficiente o excesivo puede convertirse en un costoso error en la administración de nómina
- El pago incorrecto
Con horas extras, comisiones, deducciones y más, los administradores de nómina tienen mucho por hacer cuando se trata de calcular el pago.
No hacer un debido seguimiento o no revisar con atención las nóminas antes de enviarlas también puede contribuir a un pago mal calculado. Si tu empresa no tiene una forma confiable de rastrear las horas de los empleados o el tiempo libre pagado, entonces las posibilidades de cometer un error de pago en exceso o de pago insuficiente de la nómina se disparan.
Toma en cuenta que cada mes surgen distintas incidencias que repercuten en el salario de los empleados, como por ejemplo, días de vacaciones, días extra, empleados de baja o reducción de jornada; mirar con atención este tipo de variables ayudará a que será mucho más sencillo saber en qué situación está cada trabajador y así, poder adaptar la administración de nómina en consecuencia.
- Falta de fechas límite para el pago de la nómina
El tiempo lo es todo en la administración de nómina. Cuando el pago de un trabajador llega tarde, es normal que este retraso genere muchas situaciones de malestar y disgusto.
Sin embargo, con tantos pasos en el proceso de la administración de nómina, perder una fecha límite clave es demasiado fácil. Tus empleados confían que entregarás el pago de manera consistente y puntual, no cumplir con un horario confiable puede dañar la confianza y la opinión de los empleados sobre la empresa.
Es por esto que los plazos son muy importantes en la administración del pago y para ello, puedes preparar un cronograma interno para los días de revisión de la nómina y los días de pago. Todo
Cuando se trata de impuestos sobre la nómina, los plazos no son menos importantes.
- No mantener registros completos
Cuando se trata de registros de nómina, nunca se puede ser demasiado minucioso. En algunos países, la normativa requiere que los empleadores mantengan los registros de pago de tres años. Estos registros incluyen horas trabajadas, tasas de pago, fechas de nómina y más. Si bien esto puede parecer una gran cantidad de datos, algunas localidades requieren aún más, con registros que datan incluso más atrás.
Estos datos no solo mantienen a tu organización segura en caso de futuras auditorías, sino que también lo ayudan en la administración de nómina de manera más fluida. Cuando no se cuenta con registros completos y actualizados, el departamento de recursos humanos corre el riesgo de calcular mal el salario, clasificar incorrectamente a los empleados y más.
- No utilizar un sistema de gestión integrado
Existen numerosas opciones de sistemas o software con los que puedes gestionar la preparación y el pago de la nómina en tu empresa. Aunque no tengas cientos de empleados, invertir en este tipo de herramientas es importante, porque te permitirá evitar fallos y descuidos a la vez que compruebas que toda la información es correcta y está bien clasificada.
¿Como puedes aprovechar las herramientas digitales para llevar la Administración de nómina?
Un sistema que te permita llevar la administración de nómina de tu empresa actualizará las variables e información importante de los empleados, como salarios, horas, días trabajados, números de cuenta y retenciones, y luego comunicará estos cambios al momento de preparar la nómina, eliminando la necesidad de una doble entrada y verificación de los datos
Puede que en tu empresa la administración de nómina sea un trabajo asignado al departamento contable o directamente de la gerencia y no sepas por dónde empezar, en el siguiente enlace de uno de nuestros post te enseñamos las razones por las que la administración de nómina debería ser parte del departamento de RRHH.
