¿De qué forma está gestionando tu departamento de recursos humanos sus procesos? Uno de los problemas más comunes en las empresas de México y Latinoamérica en general es que se cuenta con mucha información que no está concentrada en un mismo lugar. Los departamentos de recursos humanos se han convertido en un verdadero problema para las empresas debido a la falta de datos concretos, desorganización y errores en los procesos que evidentemente afectan la contratación y retención del talento de calidad. Por suerte, han surgido los sistemas para gestión de recursos humanos una tecnología creada para automatizar y gestionar todas las actividades asociadas al talento humano.

¿Tu empresa considera que las plantillas en Excel y el correo electrónico son más que suficientes para gestionar el talento? Mantengamos la calma. En este post te explicaremos las razones por las que un sistema para gestión de rh es tan importante para tu empresa

¿Por qué es tan importante contar con un sistema de recursos humanos?

Seguramente ya estés informado de que el activo más valioso e importante de tu empresa no son las oficinas, ni el ordenador que estás usando en estos momentos, ni tampoco el almacén, sino las personas que trabajan allí. Sin tus trabajadores, tu empresa simplemente no existiría. Por lo tanto, una de las prioridades siempre debe ser cuidar a tu gente. Entonces, ¿Por qué continuar gestionando las actividades relacionadas al recurso humano con tecnologías arcaicas que no son capaces de ofrecer algo mejor?

Estas son algunas razones por las que es importante utilizar un sistema gestión de recursos humanos y deshacerse para siempre de las hojas de cálculo, documentos y notas de post-it.

1. Ahorra mucho tiempo

¿Cuánto tiempo le lleva a tu departamento de recursos humanos desenterrar ese formulario de solicitud de vacaciones que alguien completo hace unos meses para averiguar cuánto tiempo le queda de vacaciones? Si tu empresa ya está llegando a un número importante de empleados, probablemente mantenerse al tanto de información básica sobre los empleados es una verdadera tortura entre un montón de papeleo y archivadores.

Un sistema de recursos humanos automatiza las tareas que consumen mucho tiempo y que probablemente tu equipo de recursos humanos deteste hacer, como por ejemplo completar el papeleo. Esto significa que tendrán más tiempo para dedicar a aquellas actividades más estratégicas y de mayor provecho para tu empresa.

El impacto que un sistema de recursos humanos puede tener en tu empresa va desde la automatización de procesos simples, como la asignación de vacaciones hasta la racionalización de procesos eficientes que aumentan la productividad y la gestión del trabajo.

2. Mejores decisiones

Tener datos relevantes disponibles de inmediato cuando lo desees o lo necesites facilita la toma de decisiones. Por otro lado, la mala toma de decisiones puede ocurrir cuando la información que estamos viendo está desactualizada o es inadecuada.

Además, con excelentes datos viene un gran poder, tomemos en cuenta que tener la capacidad de profundizar en el análisis puede ayudar a resolver problemas y detectar tendencias. Por ejemplo, ¿hay un papel particular con una alta rotación? Tu equipo de recursos humanos puede profundizar en esto y averiguar si esos empleados estaban recibiendo suficiente capacitación o si tenían uno a uno con su gerente de línea. Un sistema de recursos humanosfacilita la recopilación de estos datos y acceder a ellos de una forma muy fácil.

Con todos los datos en un mismo lugar y disponibles en un vistazo las oportunidades se vuelven  infinitas y simplemente serían inviables dada la cantidad de tiempo y esfuerzo que tomaría un sistema basado en papel para obtener los mismos conocimientos.

3. Ayuda a hacer crecer a tu gente

Tal como mencionamos anteriormente, tus empleados son el recurso más valioso (Si, ¡no pararemos de recordarlo!) y por ello, es muy importante trabajar en estrategias que permitan mantenerlos.

¿Sabías que es mucho más rentable hacer crecer y desarrollar a un empleado que reclutar uno nuevo? Un sistema de recursos humanos puede ayudar a hacer un seguimiento de todos los puntos de desarrollo de tus empleados, desde el desempeño hasta los cursos de capacitación a los que han asistido.

Con el sistema de recursos humanos nunca más olvidarás una evaluación de desempeño porque siempre tendrás todos los datos disponibles tanto para ti como para toda tu fuerza de trabajo. También podrás desarrollar planes de crecimiento y desarrollo para ayudar a tu gente a sentirse comprometido con la empresa, fomentar el sentido de pertenencia y crecer tanto profesional como personalmente.

¡Todos ganan!

4. Tus datos, a salvo

Durante demasiado tiempo, las empresas han guardado todos sus datos confidenciales de los empleados en un viejo y pesado archivador. Es hora de preguntarnos, ¿qué tan seguro es ese archivador? Simplemente no podemos saber quién tiene acceso a él o incluso si alguien sospechoso realmente ha accedido a él.

Con un software moderno de recursos humanos, toda la información referente a tu recurso humano puede mantenerse a salvo gracias a mecanismos de seguridad como copias periódicas, encriptaciones y permisos de accesibilidad.

Adicionalmente, con un sistema de recursos humanos todos tus datos están a salvo de cualquier catástrofe física, como un incendio. Si un día tu oficina sufre una inundación o algún otro tipo de problema no te preocupes, mientras tengas una computadora (o dispositivo móvil) aún puede acceder a sus datos.

Lo mejor, es que ya no tendrás necesidad de imprimir todo, tu empresa podrá archivar documentos antiguos, políticas, contratos, manuales, etc. en la nube y convertirse en una verdadera oficina sin papel.

Aquí vamos de nuevo. El recurso humano es una parte importante para cualquier negocio y esta es la razón por la cual las grandes empresas están implementando soluciones de sistema de recursos humanos para garantizar que este recurso no se desperdicie.

Las soluciones o sistema de recursos humanos están preparadas para abordar las principales necesidades de la administración y de los propios empleados. Si aún no cuentas con un sistema para gestión de rh en tu empresa, ¿Qué esperas? En PeopleNext te invitamos a conocer el software HCM de SuccessFactors.

SuccessFactors es el sistema para gestión de rh #1 a nivel mundial, esta tecnología trabaja a diario trabaja a diario para ayudar a empresas como la tuya a alcanzar los mejores resultados teniendo como base un equipo de trabajo comprometido y alineado a los objetivos de la empresa gracias a las soluciones de sistema de recursos humanos  y de ejecución de negocios que incorporan lo último en investigación, la tecnología más inteligente y los sistemas más seguros del planeta.

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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México