Hay algo muy importante dentro de todo el departamento de RH, especialmente si no queremos problemas con nuestros trabajadores: gestión de nóminas. Cada tiempo determinado (usualmente cada 15 o 30 días), el pago correspondiente por el periodo deberá de ser revisado y depositado, con apenas retrasos y con una precisión máxima.
Gracias a que la gestión de nóminas no sólo implica el pago (por ejemplo, pagos de primas, bonos, seguro social) es importante tener un aliado para evitar los errores al momento de los depósitos, y aquí es donde entra SAP SuccessFactors, con algunos módulos que te permitirán simplificar y hacer eficiente todo el proceso.
Tabla de contenidos:
¿Qué es la gestión y qué comprende este proceso?
¿Por qué hay problemas al hablar de gestión de nóminas?
Cómo SAP SuccessFactors Reduce Errores en el Proceso de Nómina
Funciones Clave de SAP SuccessFactors para una Nómina Simplificada
Integración de SAP SuccessFactors en la Gestión de Nómina Eficaz
Implementación de SAP SuccessFactors para Optimizar la Nómina
A continuación, te vamos a explicar a detalle todo sobre la gestión de nóminas, las estrategias a seguir y cómo SAP SuccessFactor puede ayudarte a mejorar este proceso.
¿Qué es la gestión y qué comprende este proceso?
La gestión de nómina es mucho más que simplemente calcular y pagar los salarios a los empleados. Este proceso es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa, ya que asegura que los trabajadores reciban el pago adecuado por sus servicios.
Además, la nómina recoge toda la información financiera del empleado, desde su sueldo hasta bonificaciones y deducciones, y es por esto por lo que la gestión de las nóminas debe ser segura y eficiente para proteger la información personal y cumplir con los plazos establecidos.
Anteriormente, el departamento de Recursos Humanos solía realizar la gestión de nóminas de forma manual, lo que hacía que los errores y las demoras fueran comunes. Afortunadamente, en la actualidad contamos con herramientas digitales que facilitan y automatizan gran parte del proceso, ayudando a cumplir con los requisitos legales, garantizar la precisión y ahorrar tiempo, como SAP Succesfactors.
Para llevar a cabo una gestión eficiente de las nóminas, es necesario considerar diferentes aspectos que la componen. Entre estos aspectos se encuentran:
- Datos del empleado y de la empresa: la nómina debe incluir la información tanto del empleado como de la empresa. En el caso del trabajador, se requiere su nombre completo, DNI, número de la Seguridad Social, tipo de contrato, grupo profesional y grupo de cotización. Para la empresa, los datos importantes son la razón social, el domicilio fiscal, el NIF y el código de cotización a la Seguridad Social.
- Periodo por liquidar: el periodo de liquidación se refiere al intervalo de tiempo para el cual se elabora la nómina, usualmente mensual o quincenal.
- Devengos: para la gestión de nómina eficiente, se debe de mostrar todos los devengos que representan la remuneración bruta del empleado, como el salario, percepciones no salariales y las deducciones de cada periodo.
- Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF): la deducción depende del salario anual y puede rondar el 15% en promedio, pero cambia según cada país
- Cotizaciones a la Seguridad Social: las cotizaciones incluyen contingencias comunes, formación profesional y fondo de garantía salarial. Estas tasas suelen ser estandarizadas y se calculan como un porcentaje del salario bruto
- Salario neto: el resultado final, tras aplicar todas las deducciones, es el salario neto que efectivamente percibe el trabajador. Este importe es conocido como el "líquido a percibir".
Pago de la nómina: finalmente, la empresa realiza el pago correspondiente de la nómina, generalmente a través de una transferencia bancaria.
¿Por qué hay problemas al hablar de gestión de nóminas?
No siempre es un proceso fácil cuando hablamos de la gestión de nómina. Según la revista de Economía, Actualidad y Gestión, el principal reto para todos los departamentos de Recursos Humanos es precisamente el cálculo correcto de esto, a pesar de que tengamos un software como SAP SuccessFactors.
Esto debido a que, por ejemplo, podemos fallar en algo tan importante como la clasificación de los empleados, ya que podemos tener contratos temporales o permanentes. Igualmente es común ver que se puede fallar en el cálculo, al no hacer un cálculo correcto de horas menos y horas trabajadas.
El proceso de gestión de nómina debe de realizarse con la máxima precisión posible, ya que de otra manera podemos fallar incluso por centavos, pero lo suficiente para que tengamos problemas mucho más graves.
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Cómo SAP SuccessFactors Reduce Errores en el Proceso de Nómina
Para una gestión de nómina eficiente, es común realizar un proceso de 3 pasos, aunque en realidad engloba muchísimas tareas:
✅ Planeación: tomar en cuenta el régimen de contratación, sueldos y prestaciones desde la firma y delimitación de fechas de pago según contrato.
✅ Cálculos: además del suelo hay que tomar en cuenta impuestos (como ISR), retenciones, seguro social, créditos, anticipos, préstamos.
✅ Conclusión: realización de pagos de manera puntual y declaraciones.
Parece sencillo cuando lo lees, pero en realidad no es así. Es un trabajo que puede llevar horas a pesar de tener un equipo completamente dedicado a esto. Si te digo que esto se puede hacer de manera rápida y automática, ¿me crees?
SAP Success Factors te permite reducir al mínimo (si no es que eliminarlo completamente) los errores al hablar de gestión de nómina. Gracias al módulo Employee Central Payroll, los procesos de nómina globales se simplificarán en su totalidad, aumentando en más del 200% la precisión y la puntualidad, esto reduciendo los costos gracias a que sólo utilizaremos una plataforma.
Funciones Clave de SAP SuccessFactors para una Nómina Simplificada
La gestión de nómina debe de ser el menor de tus problemas, sobre todo hablando de softwares de gestión como SAP SuccessFactors. Hay algunas funciones extraordinarias para una nómina simplificada, que te ayudará no solo al proceso, si no para realizar los cálculos justos de horas y deducciones. Básicamente podemos encontrar 4:
Employee Central
Es el mundo ideal para los recursos humanos y la gestión de nómina. Al poder agregar perfiles y organigramas, podremos conocer los estatus actuales de cada empleado con el fin de darle soporte al cumplimiento de RH en más de 100 países, algo importante para las deducciones si tenemos equipos internacionales.
Time Tracking
Para que los pagos sean más justos y transparentes, tendrás un track de tiempo para ver horas trabajadas, asistencias y faltas. Además, también podrás calcular de mejor manera los bonos para una buena gestión de nómina.
Employee Central Payroll
La parte modular de la gestión de nómina en SAP Success Factors. Aquí tendrás la posibilidad de administrar esto de forma eficaz y mejorar la experiencia de los procesos la administrar horas trabajadas y beneficios.
Employee Central Service Center
Puede que se te presente un gran problema a la hora de realizar la gestión de nóminas, por lo que este servicio permitirá abordar rápidamente los problemas y resolver tickets precisos que tengan que ver con todo este proceso.
Integración de SAP SuccessFactors en la Gestión de Nómina Eficaz
Una buena gestión de nómina asegura la tranquilidad del trabajador y el cumplimiento de la normativa por parte de la empresa. Con el uso de herramientas modernas y automatizadas, las organizaciones pueden optimizar este proceso y minimizar errores que, en el pasado, solían ser bastante comunes cuando el proceso se realizaba manualmente. Este es el gran valor de SAP Success Factors.
Gestionar correctamente las nóminas no solo implica calcular los salarios, sino también garantizar que el proceso sea seguro, transparente y cumpla con las leyes vigentes. Esto contribuye a mantener una relación sólida y de confianza entre la empresa y sus colaboradores, lo cual es clave para el éxito a largo plazo.
Una de las estrategias más efectivas para optimizar la gestión de nómina en una empresa es incorporar tecnología. La digitalización mediante un software específico de gestión de nóminas permite automatizar y acelerar los procesos, minimizando los errores y aumentando la eficiencia. Esta transformación digital no solo mejora el cálculo de los salarios, sino que trae consigo múltiples beneficios para la empresa.
Veamos algunos de ellos usando SAP SuccessFactors módulo de nómina:
- Automatización de procesos: con la digitalización, se pueden automatizar muchos de los procesos implicados en la gestión de nóminas. Esto significa que los cálculos se hacen automáticamente y el pago puede ser programado con precisión, evitando olvidos o retrasos.
- Menos errores y más transparencia: al automatizar los cálculos, la posibilidad de cometer errores se reduce considerablemente, lo cual genera confianza entre los empleados y refuerza la transparencia en la empresa. En caso de que surja algún error, corregirlo es mucho más sencillo y rápido gracias al uso de las herramientas de Inteligencia Artificial de SAP
- Reducción de costos y ahorro de tiempo: la implementación de un software de gestión de nóminas reduce los costos administrativos, permitiendo que el personal de Recursos Humanos dedique menos tiempo a tareas repetitivas y más a actividades estratégicas para la empresa, como la gestión del talento y el desarrollo organizacional.
- Mayor seguridad y acceso fácil a los datos: la digitalización de las nóminas también contribuye a mejorar la seguridad. Los datos de los empleados se almacenan de forma segura en sistemas protegidos, garantizando la confidencialidad de la información sensible. Además, acceder a esta información es mucho más fácil cuando es necesario, agilizando los procesos administrativos.
- Funcionalidades adicionales: si bien una de las principales funciones de SAP SuccessFactors es la gestión de nómina, también incluye otras funcionalidades que facilitan el trabajo en el departamento de Recursos Humanos. Por ejemplo, permite gestionar altas y bajas de empleados, registrar ausencias y permisos, entre otras cosas.
- Cumplimiento de normativas actualizado: Por último, pero para nada menos importante, otro gran beneficio es que estos sistemas se mantienen actualizados conforme a los cambios en la normativa legal. Esto proporciona la tranquilidad de saber que la empresa cumple siempre con la legislación vigente, evitando problemas legales o multas.
Implementación de SAP SuccessFactors para Optimizar la Nómina
Como hemos visto a lo largo de este texto, la gestión de nómina se puede hacer mucho más fácil con ayuda de la tecnología, pero también existen otras funciones y detalles para optimizarla.
Por ejemplo, el Time Tracking te permitirá conocer todas las horas trabajadas, entradas y salidas. Esto será importante para los cálculos de bonos o deducciones. Además, con el módulo de planificación de empleados, verás quienes están trabajando y el tipo de contrato hay, con el fin de eliminar los errores más comunes.
Además, con los procesos de cumplimiento disponibles en más de 100 países, la optimización de la gestión de nómina será mucho mejor y más cómodo. Como te mencionamos un poco antes: no hay que dejar de lado otro tipo de tareas o trabajos.
La gestión de nómina se puede hacer más fácil, pero tienes que probarlo por ti mismo, ya que de esa manera verás cómo SAP puede ayudarte a ti, a tu empresa y a todo tu departamento.
Pero antes de que compres, puedes agendar una demo de SAP Success Factors, con el fin de obtener respuestas a esas preguntas que seguro te surgieron. Además, podrás conocer todos los módulos e ir planificando esa nueva estrategia.
Oscar Pérez | Director PeopleNext | SAP SuccessFactors México
