Pasos para un proceso de inducción de personal efectivo

Uno de los retos más importantes a los que se enfrentan las organizaciones es a atraer y retener el talento más calificado y apto de acuerdo a sus necesidades de personal. Las posibilidades de que esto se logre tienen su base en un proceso efectivo de reclutamiento y selección; sin embargo, se puede maximizar cuando se cuenta con un plan de “onboarding” o proceso de inducción de personal durante su periodo de inducción a la empresa.

Tabla de contenido:

• Recomendaciones para una efectiva inducción de personal
• Tendencias en inducción de personal y “OnBoarding” de nuevos empleados
• Objetivos de un proceso de inducción de personal para nuevos colaboradores
• ¿Qué incluir en la sesión de inducción de personal?
• Conclusión del proceso de inducción de personal

El periodo de inducción de personal, que puede incluso iniciar antes de que el trabajador comience sus labores de manera oficial, es vital para fomentar que el nuevo elemento se sienta bien recibido, que se integre y comience a desempeñar su rol en la empresa de forma más productiva. No se trata solamente de capacitarlo en asuntos técnicos y operativos propios del puesto que realizará sino de involucrarlo en la empresa, la cultura y la gente que la forma ya que estos son los factores clave para ayudar a lograr el compromiso del empleado con la organización. 

Recomendaciones para una efectiva inducción de personal

Te compartimos algunas recomendaciones para que tus nuevos empleados se sientan más cómodos y parte de la empresa desde el inicio de sus actividades y asi logres un efectivo proceso de inducción de personal. 

• Planea una reunión con los principales contactos internos que tendrá el nuevo colaborador en la empresa para que los conozca y le expliquen sus funciones. 

• Préstale atención desde su llegada para que no se sienta como una persona externa a la empresa, hazlo sentir parte de la organización. 

• Ayúdalo a integrarse, esto puede ser presentándolo a su equipo de trabajo. 

• Bríndale todas las herramientas que requiere desde el primer día. 

• Asegúrate de apoyarlo en los trámites de ingreso y documentación que requiera para brindarle seguridad. 

Tendencias en inducción de personal y “OnBoarding” de nuevos empleados

En la actualidad, la idea de que la inducción del personal consistía en darle un manual, explicarle sus responsabilidades y darle capacitación, está quedando atrás. Las empresas están cambiando su enfoque hacia una visión más integral del talento humano y esto incluye ayudarlos a integrarse de manera efectiva a la organización de forma profesional y personal.

Algunas prácticas concernientes a este rubro que se pueden observar en diversas empresas son las siguientes:

• Comenzar el proceso de inducción de personal desde antes que la persona comience su actividad, esto por ejemplo al hacerle llegar a su domicilio un kit de bienvenida con la información más relevante de la empresa, su historia, su misión, visión, valores y por qué no, con algo de datos del equipo al cual se integrará. 

• Programar un plan rotativo en el cual la persona ejerza por un tiempo posiciones operativas clave de distintos departamentos para que conozca más a fondo el negocio. 

• Presentar al nuevo trabajador un video en el cual el fundador o líder de la empresa cuente más acerca de la historia y el propósito de la organización, asi lograras que tu nuevo talento humano tengo una correcta inducción de personal.

• Recibir al nuevo elemento con un espacio de trabajo personalizado con algún detalle, los documentos que requiere y un gafete con su nombre para que el resto del equipo lo ubique como nuevo y conozca su nombre. 

Objetivos de un proceso de inducción de personal para nuevos colaboradores

• Informar al colaborador acerca de los reglamentos y lineamientos generales de la empresa.

• Introducirlo a la cultura organizacional.

• Ayudarlo a sentirse bienvenido y a adaptarse al nuevo empleo.

• Buscar disminuir la rotación del personal.

• Minimizar el sentido de incertidumbre y cambio en la persona.

• Brindarle conocimientos y herramientas para ser lo más independiente que pueda en su proceso de integración al puesto de trabajo. 

 ¿Qué incluir en la sesión de inducción de personal?

Los primeros días en un nuevo empleo son clave para cualquier persona, por lo tanto es importante ir un paso adelante como empresa y estructurar un programa de inducción de personal formal y organizado con el fin de ayudar al colaborador a adaptarse, reducir la curva de aprendizaje y desempeñarse mejor desde el día uno.

Si bien, el proceso de inducción en una empresa puede tener requerimientos específicos que cubrir en la sesión, podemos recomendar un orden dentro de este proceso para el mejor aprovechamiento que se pueden dividir en 8 grandes rubros:

• Recibimiento, a través del cual la persona se puede en confianza desde el inicio haciéndole sentir que su aportación es importante y que la empresa lo considera un elemento valioso y parte de la organización. 

• Trámites de contratación, si bien son un requisito indispensable y probablemente ocupen una parte importante del primer día es importante que la empresa se encuentre lista con la documentación para hacerlo más ágil y que exista claridad para el nuevo empleado. Dediquen un tiempo adecuado para que se puedan resolver dudas ni incertidumbre. 

• Información de la empresa y la cultura organizacional. Este es un buen momento para que el trabajador conozca más del propósito de la empresa, su historia, la cultura que se vive, los valores y el perfil de empleados que buscan tener laborando en la misma. Para esto puedes valerte de recursos como videos, presentaciones o algún otro medio interactivo para hacerlo más ágil. 

• Políticas y reglamentos de la empresa, que son los lineamientos generales como el horario de trabajo, permisos, uso de instalaciones, horario de comida, personal de apoyo a áreas técnicas, prestaciones, políticas de vacaciones, etc. Procura entregar una copia del reglamento por escrito y con copia para el trabajador. 

• Descripción del puesto laboral. Cuando el empleado ya está familiarizado con los estatutos de la empresa es momento de recordar las principales actividades y responsabilidades del puesto en particular que va a desempeñar, la jerarquía y línea de mando que debe seguir y el plan de carrera al que puede tener acceso en un futuro. 

• Equipo de trabajo. Presentar al colaborador con las personas con las va a tener interacción directa es muy importante ya que la integración con ellos va a ser un factor clave en el desempeño del mismo. Puedes planear una presentación rápida en la cual el nuevo miembro del equipo conozca a su jefe directo, sus compañeros, subordinados en caso de tenerlos. 

• Aprendizaje y capacitaciones. Puedes aprovechar este espacio para informarle al empleado acerca de los planes de formación y capacitación que existen en la organización y cómo estos pueden ayudarlo a potencializar sus habilidades o fortalecer aquellas áreas en las que crea que requiere más entrenamiento. 

• Objetivos y evaluación de desempeño, por último es una buena idea que, si es posible el jefe directo pueda comunicarle al trabajador acerca de los objetivos específicos del puesto y de la manera en que se evaluará el desempeño. Esto porque al hacerlo desde el inicio de las actividades le darás al colaborador un camino más claro acerca de las expectativas que tiene la empresa de su labor y cómo puede lograrlo. Es recomendable que en el día 30, 60 y 90 lleves a cabo sesiones de evaluación y retroalimentación con el nuevo colaborador para dar seguimiento a su desenvolvimiento en el puesto.

Conclusión del proceso de inducción de personal

Recuerda que un proceso de inducción de personal en una empresa y de integración “OnBoarding” para tus nuevos colaboradores puede determinar la facilidad y rapidez con las que se acoplen a la organización, se comprometan con las metas estratégicas y alcancen su potencial en desempeño. 

A continuación, te dejamos para descargar gratis el formato para realizar descripciones de puesto en Excel con el cual podrás definir más efectivamente los perfiles de los colaboradores según la posición laboral y brindarles más claridad en las expectativas de la empresa hacia ellos y así lograr un efectivo proceso de inducción de personal.

 Oscar Pérez | Director General PeopleNext