La buena gestión de un proyecto tiene que determinar exactamente las responsabilidades que tiene cada miembro del equipo, algo fundamental para que todo sea entregado en tiempo y forma. Una de las mejores maneras para hacerlo es mediante la matriz RACI.
En PeopleNext queremos mostrarte lo mejor de las metodologías ágiles, por lo que queremos mostrar todo sobre la matriz RACI, cómo implementarla correctamente y algunos ejemplos para que puedas utilizarla en tu empresa.
Tabla de contenido:
RACI es un acrónimo en inglés (Responsible, Accointable, Consulted, Informed), que comenzó a implementarse para ayudar a los equipos de trabajo a tener claridad a la hora de entregar un trabajo o proyecto.
También es llamada metodología de responsabilidades, e identifica los roles y responsabilidades de todos los miembros de un proyecto, esto para que se tenga claras las tareas y se puedan compartir los logros. Para que lo entiendas mejor, aquí está el significado de la Matriz RACI:
La matriz RACI es muy útil para poder hacer un seguimiento claro y efectivo a un proyecto de vital importancia para la empresa, especialmente si este es complejo y cuenta con muchas personas para la toma de decisiones. Es por eso que la principal razón para aplicarla es cuando quieres evitar en menor media las malas decisiones y evitar los obstáculos en el proceso de aprobación.
También la matriz de responsabilidades es especialmente útil si las personas que se encargan de desarrollarlo pueden (o deben) asumir sus roles. Por ejemplo, es probable que un diseñador gráfico esté desarrollando el proyecto, pero puede ser necesario que acepte el trabajo final un senior y lo revise el jefe de marketing. En pocas palabras, es necesaria cuando tienes que delimitar responsabilidades.
¿Cuándo no debo de aplicar la matriz de responsabilidades? Simplemente cuando un proyecto es muy sencillo o no necesita de tanta supervisión. Si esto pasa, es un desperdicio de recursos humanos y financieros, por lo que la matriz RACI se puede decir que es una metodología especializada.
Como te mencionamos anteriormente, este tipo de matriz sólo hay que aplicarla cuando tenemos un proyecto completo o que requiere varias personas para poder sacarlo adelante. Por eso, como ‘paso 0’ siempre se recomendable evaluar la dificultad del trabajo. Una vez teniendo esto, este es el paso a paso:
Primero hay que ver quienes formarán parte del proyecto y qué tipo de profesionales se necesitan. Recuerda que no sólo hay que elegir a los ejecutores de los procesos, ya que también se tiene que escoger al personal evaluador para evitar errores.
Es importante tener un orden e identificar todas las tareas y entregables necesarias para que el proyecto se concluya con éxito. La idea principal de la matriz RACI es ser simple y que todo sea fácil de digerir, por lo que trata de no entrar en demasiados detalles.
Una vez terminado el paso 2, asigna los roles, ya que cada tarea siempre debe de tener un responsable. Es importante también incluir a los consultores para ir informando (con tiempo) a los involucrados.
Una de las tareas esenciales de la matriz RACI es hacer el trabajo mucho más rápido y evitar conflictos posteriores, por lo que hay que compartir los pasos anteriores con todo el equipo. Es importante obtener feedbacks y evitar ambigüedades en todas las responsabilidades.
Una vez que todo el equipo haya revisado y aprobado el contenido, es momento de compartirlo con los grupos de interés de la empresa, como los stakeholders relevantes, líderes de departamento, altos ejecutivos, etc.
La matriz de responsabilidades no debería de ser complicada, por lo que en PeopleNext queremos darte un ejemplo fácil de entender para que puedas implementarla:
Proyecto: Implementar nuevos Artículos SEO para aumentar el tráfico actual de tu página web. Por esa razón, para el paso 1 y 2 tenemos a estos profesionales:
Entonces, la matriz RACI se vería de la siguiente manera:
Escribir el contenido que irá a la página:
Planificar contenido SEO:
Configuración SEO para la web:
Diseñador para los artículos:
Como ves, una matriz de este tipo no debería de ser muy complicada, y sólo hay que elegir bien los roles, trabajos y supervisores.
Este tipo de matriz puede atraer diversas ventajas para todos los equipos de trabajo, como las siguientes:
Dentro de las metodologías agile, la matriz RACI es una de las que puede agilizar el trabajo y hacerlo más fácil de hacer. Además, aplicarla de manera correcta puede evitar el proceso de acierto-error, algo que cuesta mucho dinero a la mayoría de las empresas.
Después de implementar una matriz RACI, puedes evaluar cómo lo hacen tus trabajadores para ver en dónde se puede mejorar. Por tal motivo, en PeopleNext queremos mostrarte las 7 mejores practicas en evaluaciones de desempeño para que puedas tener el mejor control.