Todo trabajo que se hace para una empresa, compañía o negocio se paga mediante nómina. Ahora bien, cualquier tipo de pago que tenga que ver por la prestación de servicios laborales o finiquitos deben de notificarse a la autoridad competente, en este caso el SAT. Para esto sirve el timbrado de nómina.
En PeopleNext queremos ayudarte con todo lo referido al timbrado de nómina, por lo que te mencionaremos qué es, todas sus características y los beneficios de hacerlo correctamente.
Tabla de contenido
- ¿Qué es el timbrado de nómina?
- Características principales del timbrado de nómina
- Beneficios de un correcto timbrado de nómina
- Conclusiones sobre el timbrado de nómina
¿Qué es el timbrado de nómina?
Como bien pudiste leer al principio, todo recibo de nómina y pago que se genere por prestar servicios deben de notificarse directamente ante el SAT para que sean válidos oficialmente. Para esto existe el timbrado de nómina, un proceso que debes de aplicar casi de inmediato y como obligación.
¿Qué es precisamente un timbrado de nómina? Si mencionamos una definición de diccionario, tenemos que es un procedimiento por el que se le coloca un sello de forma oficial a los recibos de nómina, todo para que tengan validez ante el Servicio de Administración Tributaria o el SAT.
¿Esto es nuevo? Si, es un proceso relativamente nuevo. Antes, los trabajadores recibían sus nóminas en formato físico, con algunos datos para darles validez oficial. Pero, las reformas tributarias comenzaron a obligar a las empresas la generación de un CFDI, y este debe de estar timbrado ante las autoridades tributarias para su validez.
Esto obligó a las empresas a realizar procesos más efectivos para que el timbrado de nómina pueda realizarse de manera correcta. Por tal motivo, aquellas empresas que cuenten con muchos colaboradores realizan tareas de timbrado masivo, ya que por ley necesitas realizar el proceso en un plazo de 3 a 11 días hábiles.
El plazo para el timbrado de nómina dependerá del número de colaboradores con los que cuentes:
- De 1 a 50 empleados: 3 días hábiles
- De 51 a 100 empleados: 5 días hábiles
- De 101 a 300 empleados: 7 días hábiles
- De 301 a 500 empleados: 9 días hábiles
- Más de 500 empleados: 11 días hábiles
El proceso para timbrar nómina es sencillo para empresas con experiencia. Primero se tiene que realizar la nómina completa y hacer una rápida comprobación del RFC de los empleados. Una vez revisada esa información, el o los proveedores de certificación de nómina hacen una verificación rápida y se timbra (o se devuelve para revisión y correcciones).
¿Qué pasa si hubo un error en cualquier CFDI? Aunque los procesos deben de hacerse claros y con una revisión previa, los errores se tienen que corregir antes de la declaración anual para que no haya problemas con los ajustes. Recuerda que el SAT procesa estas correcciones en 10 días naturales. Eso sí, ten en mente que en la mayoría de las ocasiones el SAT no notifica sobre los errores en el timbrado de nómina, por lo que es responsabilidad de la empresa.
Características principales del timbrado de nómina
Los recibos de nómina sirven como comprobantes de ingresos y comprobantes de situación fiscal. Pero, para que pueda tener esa validez necesita contar con características y apartados para que no tengas problemas después del proceso de timbrado de nómina. Al menos en México, los datos que lo compone son los siguientes:
- Datos completos de la empresa: Nombre o razón social, domicilio fiscal y el Registro Federal del Contribuyente (RFC).
- Fecha en la que se expide el recibo de nómina.
- Datos completos del empleado: puesto, departamento, RFC del contribuyente y la Clave Única de Registro de Población (CURP).
- Tipo de nómina o salario.
- Datos o números de seguridad sociales
- Tipo de jornada de trabajo.
- Fecha de ingreso y fecha de pago, así como la periodicidad del pago.
- Método de pago o depósito de nómina.
- Algún Apartado referente a la conformidad del empleado o la firma del empleado.
Pero, las empresas comienzan a digitalizarse, por lo que los recibos con el timbrado de nómina digitales tienen también los siguientes apartados:
- Nombre del trabajador
- CURP o Clave Única de Registro de Población.
- Tipo de contrato o el método de trabajo.
- Número de empleado y régimen salarial.
- Tiempo de pago (por ejemplo, quincenal, semanal o mensual).
- RFC
Beneficios de un correcto timbrado de nómina
El timbrado de nómina puede traerle muchos beneficios a tu empresa y a tus trabajadores, por lo que queremos mostrarte algunos:
- El principal beneficio, por supuesto, es el cumplimiento con tus obligaciones fiscales impuestos por el SAT, ya que así estará al tanto de las deducciones y retenciones.
- Por tal motivo, va a facilitar las declaraciones de la empresa ante las autoridades competentes. Se habla de una reducción incluso de días en estos procesos.
- Si utilizas métodos de timbrado automáticos o mediante gestiones empresariales, tendrás un aumento significativo en los beneficios anteriores.
- El patrón puede estar seguro de cómo se encuentran distribuidas las nóminas y así conocer todos los detalles dedicados a los sueldos y salarios.
- Para los colaboradores, siempre tendrán la información de todas las retenciones o deducciones que se hacen, para poder realizar revisiones o aclaraciones en tiempo y forma, algo benéfico también para la empresa.
- Los empleados podrán comprobar ingresos de manera oficial con un recibo timbrado, por lo que harán trámites necesarios para este mundo globalizado.
Conclusiones sobre el timbrado de nómina
El timbrado de nómina no es una elección o algo que una empresa pueda escoger para simplificar los procesos. Las autoridades financieras lo requieren, por lo que como empleador necesitas hacerlo de manera correcta, y esto puede atraer grandes beneficios para la compañía y para los empleados.
Eso sí, para que el timbrado de nómina sea correcto, lo importante es realizar los recibos de nómina de manera correcta y evitar a medida de lo posible los errores. Te queremos mostrar los 5 errores más comunes en la administración de nómina, todo para que el proceso sea lo más amable posible para ti.
