En las empresas comerciales de mediana a gran escala, se supone que casi todos los empleados conocen el organigrama de su empresa, su rango y deben conocer a su responsable para que el flujo de trabajo funcione sin problemas. Sin embargo, esto no siempre pasa de esta forma.
Las empresas con muchos empleados y departamentos muchas veces no cuentan con un organigrama capaz de representar visualmente en qué posición está cada empleado y como consecuencia, el ambiente laboral y las relaciones se tornan desorientadas y dispersas.
El hecho de que los colaboradores y directivos no tengan en claro su posición, sus superiores y subordinados puede afectar no solamente en los resultados comerciales de la empresa sino también en el clima laboral y desempeño de todos.
En este post platicaremos un poco sobre qué es un organigrama y cómo puede ser útil para tu empresa.
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama o diagrama de jerarquía no es más que una representación gráfica de la estructura de una empresa, el propósito es ilustrar las relaciones y las cadenas de mando dentro de la empresa, nombres, títulos, cargos y puestos de trabajo a través de cuatros o círculos con líneas que vinculan a un trabajador con otro.
El organigrama debe ir apoyado de la descripción de puestos y lo ideal es que al ser observado, cada trabajador pueda comprender cómo está diseñada la organización, su número de niveles y dónde encaja cada empleado en la misma.
¿Cuál es el objetivo de un organigrama de una empresa?
Tradicionalmente, los organigramas han sido utilizados por el área de recursos humanos y lideres para visualizar la posición de cada empleado, las nuevas contrataciones o las necesidades de talento que puedan surgir.
Sin embargo, el organigrama de una empresa también se ha convertido en un recurso importante para los empleados. Por ejemplo, para un nuevo empleado un organigrama puede ser un salvavidas que le ayude a aprender nombres, títulos y jerarquías dentro de la empresa. Por otro lado, para un empleado, el organigrama puede servir de guía sobre a qué persona o cargo acudir en caso de tener algún problema o situación en el día a día.
De hecho, cualquier empleado puede beneficiarse de tener los nombres, las fotos, la descripción de puestos y los perfiles profesionales y personales de sus compañeros de trabajo al alcance de la mano.
Entonces, el organigrama se convierte en un recurso vital para todos, parte de la rutina diaria y algo que todos disfrutan usar.
Sin embargo, no todas las organizaciones usan los organigramas de la misma manera. A continuación veremos algunos casos de uso que pueden darte una idea sobre cómo los organigramas pueden ser un beneficio para todos:
- Incorporación de nuevas contrataciones
Cuando una empresa contrata a un nuevo empleado, el proceso de incorporación suele ser lento. Por suerte, un organigrama empresarial muestra a los nuevos empleados en el momento en el que se incorporan de qué forma encajan en la empresa, pueden aprender quién es quién, quién trabajan, quién hace qué, a quién deben conocer, etc.
- Involucrar a los empleados remotos
Gallup informa que el trabajo a distancia por trabajo ha aumentado al 37 por ciento en 2015, casi 10 puntos porcentuales desde 2008. No es una novedad que cada vez más empresas permiten que los empleados trabajen de forma remota o tengan una estructura de fuerza laboral dispersa. Estos empleados rara vez pueden poner un pie en la oficina corporativa, lo que dificulta sentirse parte del equipo.
Un organigrama de una empresa es una forma de unir a los equipos que trabajan de forma virtual. Debido a que cada empleado tiene información detallada de sus compañeros de trabajo, pueden encontrar rápidamente a quienes necesitan y conectar con ellos.
- Aumentar la productividad de todos
Los empleados pasan horas todos los días buscando personas e información. Cuando se combina con cada empleado por día, la cantidad de horas desperdiciadas aumenta exponencialmente y esto tiene un impacto significativo en la productividad y la eficiencia.
Un organigrama perfectamente diseñado ayuda a las personas a encontrar a quienes necesitan, incluso si no están seguros de a quién buscan sin perder tiempo valioso que puede ser aprovechado en actividades más importantes para la empresa.
- Mejorar la felicidad de los empleados
Los estudios han demostrado que lo que hace a las personas más felices no son sus ingresos, sino las relaciones y la salud. El lugar de trabajo está listo para estas relaciones y los empleados están dispuestos a tener buenas experiencias con sus compañeros y construir relaciones de calidad.
Los organigramas modernos ayudan a las personas a conectarse de una manera que ningún otro recurso lo hace, porque les brinda información que pueden usar para ser más productivos, pero también detalles entre ellos que ayudan a forjar amistades.
- Encontrar oportunidades de crecimiento profesional
Otro factor para mantener felices a los empleados son las oportunidades de crecimiento. Contar con un organigrama en la empresa ayuda a todos a descubrir los conjuntos de habilidades que pueden no estar disponibles cada departamento.
Con esta posibilidad, el grupo de talentos se expande repentinamente, lo que brinda a los empleados la flexibilidad de usar sus talentos y habilidades en todos los departamentos y en toda la empresa.
Ahora que conoces los objetivos de un organigrama para tu empresa, es momento de aclarar las principales características que debe tener:
- Un organigrama debe ser apoyo a los objetivos del negocio
El organigrama ayuda a construir y diseñar la estructura de la organización para cumplir con los objetivos del negocio.
- Responsabilidad laboral
Un organigrama debe orientar a los empleados a conocer sus derechos y responsabilidades. Los organigramas ayudan a dividir las funciones de una empresa, empresa o departamento.
- Mostrar relación
También muestra las relaciones entre los miembros del personal de la organización.
- Un organigrama debe ayudar a todos a trabajar eficientemente
Con un organigrama bien diseñado, debe ser fácil saber si la carga de trabajo del oficial es demasiado pesada, si las personas no relacionadas emprenden el trabajo de varias relaciones sueltas o si un empleado es incompetente en este trabajo en puestos importantes.
- Mostrar los canales de promoción y oportunidades para los empleados
Lo ideal, es que los gerentes puedan mostrar a los empleados a través del organigrama qué oportunidades o canales de promoción están disponibles.
¿Preparado para diseñar el organigrama de tu empresa? En este post te enseñamos 7 pasos para crear un organigrama funcional y capaz de ayudarte a organizar tu empresa de una forma mucho más estratégica y eficiente.
