A lo largo de nuestras publicaciones en nuestro blog hemos mencionado la importancia de desarrollar programas que permitan mejorar la forma en la que las nuevas contrataciones ingresan a la empresa. Pero seamos sinceros, la mayoría de los líderes no quieren gastar dinero ni ocupar tiempo en algún tipo de proceso de Onboarding.
Por esto, es importante que tu departamento de recursos humanos esté involucrado en encontrar programas de integración de empleados que sean fáciles de aplicar y que además, no supongan una inversión muy elevada para los directivos.
¿Alguna vez has tomado el tiempo para analizar tu programa de Onboarding y medir su éxito? ¿consideras que tu programa de Onboarding está dando su máximo potencial?
Tabla de Contenido:
- ¿Qué es un programa de onboarding?
- 5 Maneras de medir el éxito de tu programa onboarding
- El proceso de onboarding continuo
- Cómo un software puede ayudarte a mejorar tu proceso de onboarding
Muchas empresas cometen el error de que el proceso de Onboarding de un nuevo empleado es darle un rápido recorrido por las instalaciones de la empresa, mostrarles su lugar de trabajo y abandonarlos a su suerte; e incluso, algunos empleadores que están adoptando modalidades de trabajo desde casa o trabajo remoto, ya no se preocupan por “integrar” correctamente a sus nuevos trabajadores sino que simplemente recogen el papeleo y se limitan a ofrecer el acceso para empezar a trabajar desde casa.
Un buen proceso de incorporación o integración hace que las nuevas contrataciones tengan éxito más rápido, con menor esfuerzo. Y eso hace que todo el equipo sea más exitoso.
En PeopleNext te enseñamos 5 maneras para medir el éxito en tu proceso de Onboarding y cómo un software o sistema Onboarding puede ayudar.
¿Qué es un programa de Onboarding?
Un programa de Onboarding es un proceso crítico e importante en la retención del talento humano; sin embargo, es común observar cómo este es uno de los procesos de recursos humanos con menor madurez en las empresas.
Algunos profesionales de recursos humanos implementan este tipo de iniciativas en sus empresas sin ni siquiera contar con una metodología que permita medir su éxito y así poder demostrar a los ejecutivos que sí vale la pena invertir en esta actividad.
Para evaluar un programa o iniciativa como esta, es necesario responder a dos preguntas básicas: ¿Qué está gastando la organización? ¿Qué nivel de valor está recibiendo la empresa? Mejorar tu programa de onboarding podría arrojar datos cualitativos importantes como: menor rotación, mayor compromiso por parte de los empleados, mayor productividad, etc. pero sabemos que los números hablan por sí solos y que en casos como estos, contar con datos cuantitativos es la mejor manera de convencer a los jefes.
Es por esto que a continuación, te enseñamos cinco metodologías que puedes utilizar para medir los resultados de tu programa de incorporación de empleados a través de datos cualitativos y cuantitativos:
5 maneras de medir el éxito de tu programa de Onboarding
- El Método de Donald KirkPatrick
Existen varios métodos que permiten medir los resultados de incorporación de tus empleados como por ejemplo, el método de niveles de evaluación creado por Donald KirkPatrick.
Este método que también es utilizado para medir programas de capacitación, consiste que los empleados emiten una opinión acerca del programa a partir de cuatro niveles: reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados.
Por ejemplo, si una empresa lleva a cabo una orientación para sus nuevos ingresos, podría proporcionarles un formulario de evaluación de nivel 1 (reacción) y el mismo podría arrojar datos valiosos e importantes ya que recoge las primeras impresiones de un nuevo empleado.
- El aprovisionamiento
El aprovisionamiento es otra metodología importante y busca medir la conexión entre la incorporación, el compromiso y la retención de los empleados. Cuando un empleados se encuentra a gusto con la empresa para la cual trabaja, las posibilidades de que permanezca allí por mucho tiempo y recomiende al empleador a otros es muy alta.
- Sesiones de retroalimentación
Las sesiones de retroalimentación resultan muy útiles para medir el desempeño de un programa de onboarding, ya que permiten mostrar los resultados de inmediato.
Puedes preparar grupos focales para conocer las nuevas impresiones y recibir comentarios por parte de los nuevos empleados, así como también realizar encuestas de pulso para obtener datos relevantes sobre su apreciación con respecto al programa de onboarding de la empresa.
Algunas preguntas que podrían hacerse en este tipo de encuestas de pulso son: ¿Cuál fue la mejor parte de tu semana?, En la escala del 1 al 10 ¿Qué tan probable es que recomiendes esta empresa a un amigo?
- Entrevistas de estadia
Este tipo de entrevista es una metodología enfocada en preguntar al empleado las razones por las que permanece en la empresa. Por lo general, las entrevistas de estadía son realizadas por los gerentes en reuniones individuales con los empleados, revisiones anuales de desempeño, etc.
Entrevistas de salida
Este tipo de entrevistas están diseñadas para descubrir por qué los empleados han tomado la decisión de buscar una nueva oportunidad. Si bien, estas entrevistas no ofrecen información concreta sobre los programas de incorporación, permiten detectar fallas, obtener comentarios o sugerencias y conocer en qué ha fallado la empresa.
- Analizar los datos de tu software de onboarding
Una forma de conocer el éxito de tu programa de onboarding es analizando los datos que recoge el sistema o software de RRHH que utilices. Por ejemplo, puedes descubrir qué porcentaje de tus nuevos empleados completan sus actividades de integración, qué porcentaje de nuevos empleados tienen pendiente completar el papeleo o qué cantidad de empleados con capacitaciones pendientes debes contactar.
Tu departamento de capital humano puede lograr ser más eficiente y rastrear y entregar papeleo e información a los gerentes sobre los empleados y planear nuevas estrategias de integración incluso antes de que el nuevo empleado se incorpore a su puesto de trabajo con ayuda de un sistema de este tipo.
Además, este tipo de herramientas ofrecen interfaces fáciles de usar e intuitivas que atienden a las exigencias a intereses de los profesionales, simplifica el trabajo administrativo y garantiza un embarque eficaz a los nuevos miembros de la empresa
El proceso de onboarding continuo
Cualquier empresa que intente constituir un flujo de trabajo continuo y saludable encontrará dificultades o eventos inesperados en el camino. Ya sea por las circunstancias propias del mercado laboral o las nuevas condiciones laborales que han surgido en los últimos años como el trabajo remoto o nuevos puestos de trabajo más interactivos, los empleadores tienen el reto de crear experiencias de incorporación poderosamente influyentes para sus nuevos empleados.
Cuando el proceso de Onboarding se lleva a cabo de forma continua es posible obtener beneficios como: mayor satisfacción laboral, mayor compromiso por parte de los colaboradores, menor tasa de rotación, mayores niveles de rendimiento, un buen clima laboral, menos estrés, etc.
Por otro lado, cuando los departamentos de recursos humanos no cuidan sus estrategias de Onboarding o incorporación de empleados es normal encontrarse situaciones como: un aumento de la rotación de personal, a un incremento de los gastos de contratación, a una reducción de la productividad, al desgaste de tus trabajadores activos y a una disminución de los ingresos totales.
Promover una cultura de Onboarding continuo aún cuando se trabaja en remoto puede ayudarte a ahorrar tiempo y energía para enfocarte en tareas más importantes para tu empresa. Por esto, recomendamos que te apoyes en tecnologías que hagan que todo este proceso sea fácil y automático; desde preparar al nuevo empleado antes del día de inicio, hasta brindar información sobre herramientas de uso empresarial e incluso gestionar la expulsión (despido) y la gestión de las operaciones de personal, todo al mismo tiempo.
Cómo un software de RRHH puede ayudarte a mejorar tu proceso de Onboarding
Un software de RRHH puede ayudarte a mejorar tu proceso de Onboarding o incorporación de empleados gracias a:
- La posibilidad de ofrecer un entorno completamente interactivo en el que los empleados tienen las posibilidades de valerse por sí mismos en caso de ser necesario. Gracias a la tecnología los líderes pueden incorporar empleados, delegar actividades, ofrecer capacitaciones, completar el papeleo, etc. de forma rápida y sin limitaciones de tiempo ni espacio.
- Un software puede ayudarte a dosificar la información durante tu proceso de Onboarding con recursos como vídeos introductorios, infografías, gráficas dinámicas y tutoriales interactivos que harán que los primeros días de tus empleados sean mucho más ameno y divertido.
- La automatización de las tareas de Onboarding con ayuda de un software puede mejorar las tasas de retención gracias al recorte del tiempo asignado a tareas como: consignar documentos, subir información personal, llenar formularios o registrarse en los diversos softwares o herramientas que utilice la empresa.
El software de gestión de capital humano SAP SuccessFactors® y su módulo Onboarding es una excelente opción para administrar la integración de los nuevos empleados, te permite cumplir con las 3 áreas que son clave en este tema: Guiar, conectar y desarrollar. Logra que tu empresa pueda tener un nuevo enfoque sobre este importante proceso, haciéndolo fácil, automatizado y personalizado, combinando tanto los aspectos tácticos como estratégicos del ‘Onboarding’.
Súmate a las empresas que ya están innovando en la administración del talento humano a través de las herramientas de automatización como el software de capital humano SuccessFactors.
Al mismo tiempo, anímate a incorporar tecnologías que te permitan mejorar los programas de incorporación en tu empresa, al principio puede verse como una gran inversión pero poco a poco, verás como las nuevas contrataciones comienzan a ser más productivas y cómo el ciclo de vida de los empleados se alargará enormemente.
La siguiente infografía te hará profundizar más sobre como integrar a tus colaboradores por medio del Onboarding. Descárgala al dar click en la imagen.
Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México
