Gestionar proyectos o equipos puede llegar a ser una de las partes más complicadas para cualquier empresa o personas que cuentan con empleados a su cargo. Optimizar los recursos y el tiempo es necesario para reducir los costos operativos. Es aqui donde implementar metodologías como la metodologia scrum te ayudara a llevar un mejor proceso con tus colaboradores.
Muchos profesionales comienzan a implementar metodologías Agile, que tienen como objetivo el reducir costos mientras se hace un trabajo más preciso y efectivo. ¿Cuál es el método Agile más conocido? Sin duda el Modelo Scrum.
En PeopleNext te vamos a mostrar todo sobre la metodología Scrum para que puedas implementarla en tu empresa o con tu equipo de trabajo. También te explicaremos todas las fases que tiene que llevar para trabajarla de manera correcta.
Tabla de contenido:
- ¿Qué es la metodología scrum?
- ¿Cuándo aplicar el modelo scrum?
- Fases de la metodología Scrum
- Conclusiones sobre la metodología Scrum
¿Qué es la metodología scrum?
Los proyectos complejos necesitan resolverse de manera dinámica y cambiante, gracias a los modos flexibles que puede ofrecer el modelo scrum. Todas las empresas que lo implementen tienen la oportunidad de obtener los beneficios de entregas parciales y regulares de los productos finales, dando como resultado mejorar el trabajo colaborativo entre equipos.
Es una metodología que permite que los equipos aprendan a organizarse según las experiencias mientras que se abordan todos los problemas, además de que invitan a reflexionar sobre los éxitos y fracasos del trabajo. Todo este proceso necesita y requiere de herramientas y recursos necesarios para organizarse de una manera ágil.
Pero, ¿qué es scrum? La palabra tiene origen en el deporte, precisamente en el Rugby. ‘Scrum’ es una jugada en donde hay que trabajar en equipo para ganar el partido haciendo puntos fáciles y rápidos, con tiempos de posesión cortos y efectivos. Siguiendo este ejemplo, la universidad de Harvard publicó un artículo en donde mencionaba las características de los equipos Scrum:
- Equipos autónomos: la metodología scrum tiene pensada la operación sobre la marcha, en orden y con una dinámica rápida y sin jerarquía. Se debe optar por la autoorganización, la autonomía, el crecimiento continuo y la colaboración entre iguales.
- Fases de desarrollo solapadas: se debe de pensar en el trabajo sincronizado con plazos de entrega viables. El ritmo de cada trabajo tiene que se sincronizarse entre los miembros del equipo, ya que el ritmo colectivo es lo más importante.
- Aprendizaje múltiple: una de las características principales del modelo scrum es el acierto-error. Es por eso que uno de los objetivos primordiales es la información de los cambios y obtener un aprendizaje fluido en cada trabajo que se realice.
- Seguimiento sin control: el autoorganizarse y operar como Startup es lo que requiere esta metodología. Los controles estructurales por lo regular son a largo plazo y viendo más que nada los progresos del equipo, permitiendo la creatividad de cada uno de los miembros.
Siguiendo estas pautas, el modelo scrum se tiene que realizar con entregas parciales y regulares, priorizando el beneficio de todo el equipo. Por esa razón mencionamos que es ideal para los entornos complejos, en donde se espera obtener resultados pronto, pero tenemos un equipo que se adapta al cambio.
¿Cuándo aplicar el modelo scrum?
La metodología Scrum se aplica cuando los proyectos necesitan de resultados a corto plazo, y cuando en un proyecto hay tareas no definidas (o poco definidas) que generan situaciones de incertidumbre internas.
Se aplica también que se requiere solucionar e identificar ineficacias de manera sistemática o cuando el cliente necesita o requiere un proceso especializado para obtener un resultado determinado. Esto debido a que la competitividad, la innovación, la productividad y la flexibilidad son necesarias para el éxito del proyecto.
También se debe de aplicar cuando se necesita resolver aquellas partes de un proyecto que no se está entregando a tiempo y ya hay muchas demandas por parte del cliente. Esto porque se requiere de un trabajo rápido y sin errores de calidad.
Algunas otras empresas mencionan que el modelo scrum les ayuda a reaccionar frente a los competidores directos, debido a que estás en constante aprendizaje debido a los métodos que fomentan el acierto-error.
Recuerda que todo esto requiere darles libertad a los empleados, pero también se necesita de una estrategia institucional para obtener un mejor resultado y control frente a tus empleados.
Fases de la metodología Scrum
Esta metodología tiene la virtud de ejecutarse en ciclos temporales, cuya característica principal son la duración corta y fija (casi siempre de 2 semanas). Las fases (o también llamados procesos) cuentan con diversos objetivos y requisitos que actúan como lista o checklist.
Para hacer un poco más sencilla la comprensión del modelo Scrum, vamos a dividir esta parte en 3 fases:
Planificación de la iteración
Como su nombre lo indica, se trata de planificar todas las fases que debe de tener el proceso en tu organización. Cabe destacar que es recomendable hacer reuniones para poder planificar mejor:
- Selección de requisitos: una vez que el cliente te haya presentado la lista de requisitos de su producto, el equipo tiene que preguntar todas las dudas que surjan y, de ser posible, agregar más requisitos para complementar el trabajo. Si el cliente está de acuerdo, ya tienes la mayoría del trabajo.
- Planificación de la iteración: Tu equipo tiene que elaborar toda la lista de tareas necesarias para solventar los requisitos que se hayan seleccionado en la reunión anterior. Aquí ya tenemos que hacer una estimación del esfuerzo para poder optimizar los tiempos de trabajo. Aquí también puede haber autoorganización y el compartir conocimientos para que la metodología Scrum se haga de buena manera.
Ejecución de la iteración
Una vez que todo el equipo tenga los requisitos y haya formulado el plan de trabajo, es momento de ejecutar e inspeccionar el trabajo según los resultados de las reuniones pasadas. Lo ideal es hacer una pequeña reunión, en donde cada líder de equipo o miembro tiene que responder estas preguntas:
- ¿Qué has hecho desde la última reunión?
- ¿Qué vas a hacer a partir de este momento para cumplir el objetivo?
- ¿Has tenido algún impedimento (interno o externo) para conseguir tu objetivo?
Estas preguntas se deben de responder con total sinceridad, pero siempre manteniendo el respeto y los intentos para resolver todos los problemas internos. El jefe del equipo tiene que siempre mantener el foco para cumplir con todos los objetivos:
- Eliminar los obstáculos para conseguir los objetivos.
- Proteger al equipo de cualquier interrupción externa o interna.
Estas reuniones hacen del método scrum uno de los más efectivos para trabajar en equipo. Es recomendable hacer estas reuniones de forma seguida, ya que es posible que tengas que modificar los objetivos del proyecto para evitar errores.
Inspección y adaptación
La metodología Scrum requiere una constante inspección o revisión para conocer si los objetivos se han cumplidos. Hay dos fases:
- Revisión o demostración: todo el equipo presenta al cliente los requisitos completados a lo largo del tiempo en donde se trabajó. El modelo Scrum requiere presentar cada entrega de una manera comprensible para el cliente. Adicionalmente, es posible que el cliente haga algunas adecuaciones extras, por lo que quizá necesitas volver a realizar el proceso.
- Retrospectiva: La metodología Scrum requiere también un proceso de retrospectiva, en donde el equipo tiene que aprender de todos los errores que evitaron que la progresión se haga correctamente. Este paso lo tienes que realizar incluso cuando el proyecto fue exitoso, ya que así tu equipo podrá escalar de mejor manera todos los obstáculos siguientes.
Es importante además que, después de confiar en el modelo Scrum, el líder de equipo haga un proceso llamado ‘Burn Down’. Se tiene que medir el progreso del proyecto con gráficas y presentaciones.
Conclusiones sobre la metodología Scrum
El modelo Scrum es una buena manera para adoptar una de las mejores prácticas para reducir el tiempo de desarrollo de productos, en donde hay que buscar la adaptación y flexibilidad de los equipos de trabajo.
¿Quieres más información sobre las metodologías agiles? Además de la metodología Scrum, hay varios modelos más que son muy utilizadas por todas las empresas. Lo mejor es reducir el tiempo de trabajo mientras maximizas los resultados.
