Has tomado la decisión de implementar una Solución de Administración de Talento Humano con la visión de crear una ventaja competitiva para tu empresa a través de tu gente. Es importante que para esto tomes en cuenta algunos factores importantes como las etapas que conforman un proceso de implementación para que la inversión realizada aporte el valor deseado y entonces puedas tener la certeza de que la solución tecnológica elegida tendrá el desempeño esperado.
Consejos para la implementación exitosa de una Solución de Administración de Talento Humano (TMS)
Antes de iniciar de manera oficial la implementación de la solución para gestión de tu capital humano es conveniente que planifiques algunos aspectos que involucran a tu empresa y tu equipo de trabajo.
A continuación te compartimos algunos consejos que han ayudado a otras organizaciones a llevar a cabo su proyecto de implementación con éxito.
1. Asegúrate de contar con el compromiso de la dirección, al ser el eje central de la empresa y tener una visión global su participación es muy valiosa e importante. Así mismo hay que recordar que la alta dirección es la que define la estrategia y objetivos de la empresa que se administraran a través de la Solución de Administración de Talento (Talent Manage System ó TMS).
2. Implementa un liderazgo integrador, involucra a todas las áreas y todos los niveles de la organización, en especial crea una misma sintonía entre tu departamento de TI y tu departamento de RH, de esta manera los harás sentirse dueños y parte del proyecto.
3. Asigna recursos al proyecto (económico, humano, de infraestructura).
4. Define de manera clara y funcional los procesos de la empresa.
5. Determina objetivos y metas a alcanzar con este proyecto.
6. Asigna un administrador del proyecto interno que se asegure de dar seguimiento a los avances y compromisos del proyecto.
7. Toma conciencia de los cambios en las tareas y responsabilidades, perfiles de los puestos y procesos los cuales surgen de la innovación tecnológica aplicada en la empresa.
8. Motiva a tu personal para que asistan y participen activamente en las sesiones de capacitación.
Recuerda que aunque en la implementación de una solución tecnológica existen factores técnicos y estratégicos que determinarán el éxito de la misma, no debes perder de vista que el factor humano juega un papel sumamente importante.
Etapas de implementación de una solución de Administración de Talento Humano
El proyecto de implementación de una Solución de Administración de Talento Humano consta de varias etapas, cada una con su importancia individual, no obstante al final se crea una sinergia entre todas para lograr los objetivos que se fijaron para tu empresa.
1. Preparación
El objetivo de esta etapa es poner en contacto a tu equipo con el de tu proveedor para que en conjunto definan la planeación detallada del proyecto y los objetivos estratégicos a seguir. Entre las actividades a realizarse están:
- Presentar al equipo de trabajo de tu empresa con el consultor que llevará a cabo la implementación.
- Establecer un cronograma de actividades y empatarlos con la agenda de todos los involucrados.
- Definir los flujos que seguirán los procesos de capital humano que cubrirá la solución adquirida.
- Preparar los formatos de cada uno de los flujos y establecer los permisos de acuerdo al organigrama de la compañía.
2. Sesiones Estratégicas
Considerada como la fase inicial del proyecto de implementación, la etapa de Sesiones Estratégicas es de gran relevancia, ya que durante este periodo se llevan a cabo una serie reuniones en las cuales el proveedor funciona como un facilitador para que tu empresa realice las definiciones estratégicas necesarias que les permitan alimentar la solución de administración de talento humano. Las sesiones que se realizan son las siguientes:
- Sesión de mapeo estratégico de objetivos: En esta sesión se reúne la dirección general y los directores de área con el proveedor para definir los objetivos estratégicos del negocio, para que en una segunda etapa se puedan compartir los mismos a los demás niveles de la organización.
- Sesión de definición de competencias: El propósito de esta reunión es determinar las competencias que deben de tener cada uno de los puestos de tu empresa, facilitando el proveedor algunas librerías de competencias ya predeterminadas. En algunas soluciones como SuccessFactors, estas librerías de competencias incluyen sugerencias de retroalimentación y de mejora.
- Sesión de plan de compensación: Aquí, el objetivo principal es desarrollar el plan de compensaciones para el equipo de trabajo, incluyendo sueldos y planes de bonos.
- Sesión de definición de plan de carrera: La finalidad de esta sesión es apoyar a la dirección general de tu empresa a trazar el camino a seguir para tu fuerza laboral, considerando sus competencias, desempeño, fortalezas y áreas de oportunidad para su crecimiento y desarrollo.
- Sesión de definición de contenidos de aprendizaje: Durante esta reunión se define el rumbo de las capacitaciones que tu equipo debe tomar de acuerdo a su perfil de puesto para llegar a su máximo potencial.
3. Configuración y pruebas
En esta fase, la actividad principal consiste en la configuración de la herramienta basada en la información de tu empresa, la cual fue detallada y definida en las sesiones estratégica y etapa de preparación.
Durante esta etapa se realizan pruebas simulando flujos de trabajo reales de la empresa en situaciones que recrean las circunstancias del día a día y se hacen ajustes, en caso de ser necesario, para optimizar los resultados.
Es importante en esta etapa que las personas a cargo del proyecto de parte de tu empresa participen activamente en la revisión y validación de los flujos de trabajo y de cada funcionalidad de la herramienta así como del conocimiento de los reportes a los que se tendrá acceso para asegurarse que realmente se va a recibir de la solución lo requerido, es aquí donde todo lo planeado va tomando forma para quedar adecuado a las necesidades reales de tu organización.
4. Entrega y capacitación
Una vez realizadas las configuraciones y verificaciones de la solución, el proveedor deberá de proceder a la capacitación del responsable del proyecto así como de los encargados principales de cada uno de los módulos de la herramienta. Dentro de esta etapa, se les deberá proporcionar videos y/o manuales para que puedan compartir de la manera más completa al resto del equipo los beneficios y la correcta utilización de la solución.
En esta etapa de entrenamiento, todos los involucrados aprenderán el correcto uso de la herramienta y podrán practicar en un entorno real, por este motivo es importante la participación y compromiso de todo tu equipo. Al final de este proceso, los usuarios del sistema de talento humano tendrán las bases para dominar el manejo de la solución.
5. Liberación
Llegamos al final del proceso de la implementación, la etapa de liberación, que es la salida en vivo para que el personal pueda hacer uso de la herramienta en su totalidad, con el apoyo del proveedor en la etapa inicial. Una vez terminada esta fase y cuando los usuarios ya manejan de manera eficiente la solución de acuerdo a las tareas asignadas se comienza la transición hacia el área de soporte. A partir de este momento el objetivo central es que tu equipo con el dominio de la herramienta logre ser independiente en su manejo, contando con el apoyo del proveedor para dudas que vayan surgiendo en el día a día y mejoras del sistema.
Siguiente paso… Mejora continua
Después de haber concluido la implementación de la solución, es importante contar con un programa de seguimiento que te permita asegurar la estabilidad de la solución y detectar las mejoras a tus procesos de capital humano. Para ello, el proveedor deberá de contar con un proceso de seguimiento y auditoría periódica que asegure el máximo provecho de tu solución y que en caso de ir requiriendo nuevas funcionalidades, puedas obtenerlas.
La implementación de un sistema de talento humano representa retos y cambios en la organización, es un proyecto muy importante que va a demandar tiempo, esfuerzo y la participación de todas las áreas que conforman la empresa. No obstante, si existe el compromiso mutuo de parte del proveedor y de tu empresa durante todo el proceso, el resultado será una exitosa ejecución de los objetivos estratégicos de tu empresa a través de un excelente equipo de profesionistas de alto desempeño.
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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | Successfactors México
