Algo que es de vital importancia para una empresa es la de tener una base de datos de recursos humanos, ya que te ayudará a gestionar correctamente las funciones del departamento RRHH. Hay varias ventajas como una mejor gestión de plantilla y mejores formas de evolucionar los procesos de la empresa.
Pero esta base de datos va más allá y puede ser una adición excelente para toda la compañía. Por esa razón, en PeopleNext queremos mencionarte porqué es importante la implementación de una base de datos rrhh, cómo comenzar a utilizarla y todas las ventajas que este cambio conllevaría a tu empresa.
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Si nos vamos a la definición pura y dura de base de datos, podemos mencionar que es una recopilación organizada de data, controlado por un sistema a base de tablas, columnas y todo lo necesario para organizar gran cantidad de caracteres.
En este caso, la base de datos de recursos humanos en una empresa es una forma de almacenamiento y acumulación de datos. Esto debe de estar debidamente clasificado y disponible para que el departamento pueda procesarlos cuando se requiera la información.
Cuando las empresas quieren utilizar una base de este tipo, es porque se necesita la reducción de memoria para todos los archivos y porque es necesario organizar, lógicamente, todos los procesamientos y actualizaciones.
Es muy común ver que estas bases están relacionadas por medio de un software especializado y no por las herramientas de ofimática tradicionales. Esto es debido a que la actualización de los archivos y los modos de recuperación se simplifican, además de que se pueden desarrollar informes de manera automática.
Una base de datos de recursos humanos cuenta con algunas ventajas para toda empresa que nos gustaría mencionar a continuación:
Todas las bases de datos almacenan mucha información y su nivel de complejidad depende de su función principal. En el caso de la RRHH, deben de contar con las siguientes características e información:
La base de datos de recursos humanos casi siempre es universal, pero por supuesto que toda esta categorización puede cambiar según el giro y necesidades de tu negocio, por lo que te recomendamos hacer una lista de todos los datos que necesites para adquirir más información.
Una base de datos de recursos humanos puede ser difícil de implementar si no se tiene la experiencia necesaria o anterior. Pero, en PeopleNext queremos mostrarte una metodología muy sencilla para implementarla en cualquier momento.
¿Recuerdas que te mencionamos que, aunque las bases de datos de recursos humanos llevan los mismos datos, en realidad esto dependía directamente de la compañía? Como primer paso necesitas dedicar algunas sesiones o reuniones con tu equipo para conocer el objetivo general de la base de datos, ya que así tendrás la posibilidad de elegir todos los datos que se va a contener.
Es buena idea también alinearlos a los objetivos, OKR y KPI del departamento de Recursos Humanos para su elaboración.
Este paso es el más difícil y complicado, ya que requerirá el tiempo necesario según la cantidad de información que tengas. Será mucho más fácil si tienes un software de Recursos Humanos, por ejemplo.
El tema de la seguridad de los datos personales es muy delicado, por lo que hay que evitar crear una base de datos en programas como Excel. Pero, si no te queda otra opción, es mejor tomar en cuenta la opinión de un experto en tecnología para crear una base de datos de recursos humanos segura. Asimismo, es importante tener antivirus y un software para encriptar.
Lo recomendable es realizarla en un programa especializado para cumplir con la normativa vigente en el país.
Los permisos de acceso son importantes, por lo que hay que tener en cuenta este paso desde el administrador general, que debe de ser el Manager de Recursos Humanos. Esto también se hace con ayuda de un software para administrar los permisos y limitar los accesos según el cargo.
Para garantizar que la base de datos de recursos humanos funcione bien, es necesario hacer un mantenimiento preventivo para contrarrestar los posibles problemas futuros. Aquí algunos ejemplos:
Una base de recursos humanos tiene más utilidades de lo que crees y hace que el departamento de recursos humanos sea cada vez más fuerte dentro de la organización. Pero es importante tenerla actualizada y realizar procesos de mantenimiento para que no haya atrasos y la empresa fluya de excelente manera.
Pero la base de datos de recursos humanos no es la única técnica para mejorar este departamento. En PeopleNext también queremos mostrarte 6 indicadores de recursos humanos más importantes, para que los puedas aplicarlos sin ningún problema.