Como lo describimos anteriormente, el Balanced Scorecard (BSC) es una metodología de gestión implementada para llevar a la empresa de la estrategia a la ejecución de la misma con base en objetivos e indicadores concretos y medibles, monitoreando el desempeño en relación a las metas trazadas. Tiene sus orígenes en 1992 gracias a Robert Kaplan y David P. Norton, economistas y catedráticos de la Universidad de Harvard.
¿Cómo implementar el Balanced Scorecard en tu empresa?
Una vez que has decidido poner en práctica esta metodología en tu organización, es importante que antes de iniciar el proceso conozcas los pasos que son necesarios para llevar a cabo con éxito la implementación.
Pasos a seguir para la implementación de BSC Balanced Scorecard en tu organización:
1. Realizar la definición estratégica
Este paso es fundamental ya que sentará las bases sobre las cuales se soporta la estrategia de la compañía así como su esencia. Durante este proceso se deberán definir:
a) Misión: Este estatuto es el que comunica la razón de existir de tu empresa, el propósito para el que fue creada.
b) Visión: Es una declaración que señala hacia dónde se dirige una empresa, un vistazo al futuro de cómo se ve en 10, 15 ó 20 años.
c) Valores: Son pilares muy importantes en una empresa, constituyen la filosofía y forma de trabajar así com la manera en que se conduce la gente que labora en ella, y los comportamientos que se promueven tanto de manera interna como hacia afuera de la organización.
d) Estrategia: Es el plan que determina los objetivos a largo plazo así como las acciones y recursos requeridos para lograrlos. La estrategia debe de contestar la pregunta cómo se va a lograr concretar la misión, visión y valores.
Michael Porter, reconocido como el padre de la estrategia moderna identifica 3 estrategias genéricas por medio de las cuales puedes lograr el crecimiento de tu empresa.
1) Liderazgo en costos: Esta estrategia se enfoca en ofrecer el precio más bajo del mercado a través de la reducción de tus costos.
2) Diferenciación: Consiste en ofrecer productos o servicios que el mercado perciba como únicos y con atributos que los hacen distinguirse con respecto a la competencia.
3) Enfoque: Al concentrarse en un segmento específico del mercado y lograr la especialización en cuanto a necesidades o preferencias de este grupo se logra mayor eficiencia.
2. Establecer objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo
Después de haber realizado tu definición estratégica, el siguiente paso es establecer los objetivos de tu empresa a corto, mediano y largo plazo buscando que sea un plan con visión a futuro. Es muy importante que estos objetivos sean congruentes con tu misión, visión, valores y estrategia.
Una vez que hayas definido los objetivos es recomendable que los categorices para tener un balance adecuado, de acuerdo a la metodología de Balanced Scorecard deberás ubicarlos en alguna de las siguientes categorías o perspectivas:
a) Financieros / numéricos: En este rubro se consideran los objetivos relacionados a los indicadores financieros, por ejemplo, incrementar ventas, mejorar rentabilidad e incrementar el flujo libre de efectivo.
b) Enfocados en el cliente: Este apartado es un reflejo del mercado en el cual participa tu empresa. Algunos ejemplos de objetivos pertenecientes a este son el mejorar la satisfacción del cliente, cumplir con expectativas, mejorar tiempos de entrega, aumentar porcentaje de clientes existentes que recompran, entre otros.
c) Procesos: Define las actividades y procedimientos clave que se llevan a cabo en las operaciones del negocio y que influyen en la eficiencia de la empresa como son: mejorar o mantener los niveles de calidad, mejorar eficiencias en procesos, aumento de productividad, etc.
d) Desarrollo y aprendizaje: En esta categoría se identifica la infraestructura necesaria para generar valor a largo plazo, generalmente se enfoca en tres áreas principales: equipo de trabajo, sistemas y clima laboral. Objetivos como desarrollar a tu capital humano, innovación de nuevos productos o servicios y nuevos modelos de negocio son algunos ejemplos que se pueden mencionar.
Ya que tus objetivos estén correctamente categorizados, debes priorizarlos para poder hacer una eliminación y quedarte únicamente con los más importantes o significativos para tu empresa, y entonces poder comenzar a administrarlos correctamente.
3. Generar formato de Balance Scorecard para la Dirección General
Teniendo tus objetivos categorizados y priorizados, es momento de generar el formato el cual se forma de varias columnas con conceptos importantes, te los presento a modo de ejemplo para que puedas visualizarlos de mejor manera.
- Objetivo definido: Incrementar el nivel de ventas de la compañía.
- Métrica: Ventas en dinero del periodo en curso comparado contra las ventas del mismo periodo del año anterior.
- Meta a lograr: Aumentar un 20% con respecto al año anterior.
- Peso del objetivo: 25% del total (esto dependerá de los objetivos de cada puesto, al final deben sumar el 100%).
- Resultado del periodo: Este es el cálculo de la métrica al día de evaluar el logro del objetivo.
- Indicador visual del Resultados: Normalmente se utilizan los colores verde, amarillo y rojo para indicar el grado de cumplimiento del objetivo. Algunos formatos utilizan % de cumplimiento.
Plan de acción/Iniciativas Estratégicas: Visitar 20 prospectos al mes por vendedor (las actividades o proyectos a realizar para alcanzar el objetivo).
4. Asignar los objetivos al siguiente nivel jerárquico
El siguiente paso para la implementación del BSC consiste en que el director asigne a cada uno de sus gerentes los objetivos que les corresponden según su área de operación, por ejemplo al gerente comercial se le asignan o cascadean los objetivos pertenecientes al área de ventas. Al momento de realizar el cascadeo puedes redefinir las metas y los pesos por objetivo según las responsabilidades de cada puesto de trabajo.
El proceso continúa de manera jerárquica, los gerentes cascadean los objetivos a sus subordinados y así sucesivamente hasta llegar a todo el equipo de trabajo. Al realizar este procedimiento estarás desarrollando una alineación de los objetivos estratégicos de la empresa con tu capital humano.
Cada uno de los integrantes de tu plantilla laboral debe tener su propio formato de Balanced Scorecard con sus objetivos, metas, métricas, pesos y planes de acción definidos.
5. Contar con fuentes de información confiables para la obtención de los datos
Cuando ya tienes tus formatos listos para ingresar la información, una consideración muy importante es que te asegures de contar con las fuentes de información más fidedignas y confiables de las cuales obtendrás los datos de los resultados de cada una de las métricas para llevar a cabo las revisiones periódicas del Balanced Scorecard.
Continuando con el ejemplo anterior, si tu objetivo es incrementar el nivel de ventas de la compañía en un 20% con respecto al año anterior puedes obtener el dato de las ventas totales de ese periodo del año actual y el año anterior de tu sistema contable, el cual deberá ser confiable y estar debidamente actualizado. Si el objetivo fuera referente a la categoría de clientes, te podrías apoyar en encuestas de satisfacción, bases de datos en donde se concentre la información, un CRM en caso de contar con él, etc.
Las fuentes de información que utilices para obtener los datos relevantes deberán tener 3 características esenciales:
a) Ser confiable.
b) Tener la información accesible y con facilidad de obtención.
c) Estar actualizadas o en línea.
6. Hacer las revisiones de BSC o de desempeño de tus objetivos
Ahora que en tu empresa ya cuentan con la práctica del BSC, el siguiente paso es programar las revisiones del cumplimiento de los objetivos, para esto es primordial establecer la periodicidad con la cual se llevarán a cabo. Esto dependerá del tipo de negocio, ya que hay ciertas industrias que requieren un seguimiento muy puntual o semanal, en cambio hay otros que pueden ser trimestrales, la práctica más común es que las revisiones se realicen de manera mensual para un mejor control.
Para calificar el avance en la consecución de los objetivos, poder identificar los que están más atrasados y poder tomar decisiones respecto a planes de acción, puedes asignar según tus parámetros un identificador visual según el nivel de cumplimiento al momento de la revisión, una práctica común es la siguiente:
El objetivo principal de las evaluaciones de desempeño es tener una retroalimentación del jefe directo con el colaborador que está siendo evaluado, ésta debe ser constructiva, positiva y totalmente objetiva en los comentarios que se brindan, así mismo debe concluir con un plan de acción y compromisos que se llevarán a cabo para alcanzar los objetivos trazados.
7. Ciclo de mejora de tu sistema de BSC
Cuando se implementa en tu empresa la metodología del Balanced Scorecard debe llegar a ser más que un método de medición, es decir que forme parte de la filosofía de la organización, es por esto que una pieza esencial es la mejora continua. Después de seis meses o un año de haber comenzado a utilizar la metodología, es importante que vuelvas a evaluar la misión, visión, valores, estrategia y objetivos, esto con el fin de identificar si el camino trazado es el correcto, si las metas fueron realistas o no y si es necesario realizar ajustes conforme se van teniendo las evaluaciones y las retroalimentaciones.
La práctica de los 7 pasos de balanced scorecard te llevará a construir una cultura organizacional orientada a objetivos, incorporando un círculo virtuoso a través del cual llevarás a tu empresa a concretar sus objetivos estratégicos.
Finalmente, me gustaría agregar que esta metodología está siendo implementada por un número importante de empresas como una mejor práctica de negocios para su planeación y ejecución estratégica, la publicación The Harvard Business Review la señala como una de las 75 ideas más influyentes de este siglo.
En algunas empresas se ha implementado el BSC con hojas de cálculo, sin embargo estas opciones pueden no ser suficientes para manejar la información de manera óptima por lo que se vuelve indispensable contar con una herramienta especializada. SuccessFactors es líder global en soluciones para gestión de talento humano mejorando la alineación de la estrategia de la organización con el desempeño del equipo de trabajo para impulsar a las empresas a alcanzar sus metas de negocio.
Conoce nuestro software balanced scorecard y de administración de objetivos descargando este documento. Da click y accede al archivo.
Oscar Pérez | Director General PeopleNext