El proceso de contratación de una empresa no sólo implica la elección y el reclutamiento de la persona idónea para trabajar en un determinado puesto, cuando un nuevo colaborador es incorporado a la nomina de la organización es necesario establecer un plan estratégico para integrarlo por completo desde el primer día.
De eso trata el ‘OnBoarding’, un término que se ha vuelto muy común en los últimos años y que se refiere al proceso de incorporación de nuevos colaboradores que tiene como objetivo lograr su integración y participación, brindándole herramientas e información necesaria para convertirse en un miembro productivo del equipo.
Cuando el proceso de integración se realiza correctamente, el trabajador se siente seguro y comprometido con su nueva labor; mientras que, si no recibe la orientación ni el apoyo necesario, puede llegar a sentirse confundido, perdido o incluso desmotivado.
Un error que puede presentarse en las empresas es el de invertir una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en encontrar al colaborador correcto y cuando firman el contrato y llega el primer día de trabajo se olvidan completamente de él.
Según un informe elaborado por la Sociedad para la Gestión de los Recursos Humanos (SHRM), la mitad de los nuevos trabajadores dejan sus puestos de trabajo durante los primeros cuatro meses después de contratados.
Esto se debe a que un empleado debe sentirse preparado y cómodo con su nuevo trabajo incluso antes de entrar en la oficina por primera vez, por eso es necesario suministrarle información acerca de la empresa, explicarle el código de vestimenta, el horario de trabajo, las normas generales, etc. desde el momento en que la oferta es aceptada.
7 Errores comunes en la integración de nuevos empleados ‘Onboarding’
Para evitar que errores como estos sucedan, te presentamos un listado de las fallas más comunes en el proceso de Onboarding para que busques evitarlos y la incorporación de tus nuevos colaboradores sea más exitosa.
1. No comenzar el proceso de integración desde el primer día
Incorporar a los nuevos empleados desde el primer día de trabajo es vital para alcanzar el éxito. Asegúrate de motivarlos a participar en las actividades de la empresa (equipos de aprendizaje colaborativo, reuniones, eventos, entre otros) desde su primera jornada, ya que mientras más involucrado y parte de la organización se sienta, más eficaz será su labor.
Por otro lado, es importante crear un buen ambiente laboral desde el principio y evitar centrarse en los aspectos negativos de su cargo. Es decir, en vez de recordarle a su llegada cuáles son sus obligaciones y los motivos por los cuales puede ser despedido, lo ideal es darle recomendaciones sobre cómo lograr un buen desempeño.
2. Limitar el proceso de ‘On boarding’ a una semana
Aunque los nuevos colaboradores puedan ser capaces de entender todos los detalles básicos de su nuevo empleo en la primera semana, el proceso aprendizaje y formación deben ser continuos.
Realiza reuniones de revisión y retroalimentación semanales para que el trabajador tenga la oportunidad de aclarar sus dudas y conocer cómo está desempeñándose. Si no dispones de tiempo suficiente, puedes intentar rotarlo por distintos departamentos con la finalidad de que obtenga una visión completa de la empresa.
Es importante que el nuevo empleado conozca a quién debe dirigirse o a dónde debe acudir para hacer preguntas, recibir apoyo y orientación a lo largo del proceso.
3. No establecer los objetivos desde el principio
Una de las razones por las cuales los nuevos colaboradores renuncian a su empleo durante los primeros dos meses es que se encuentran ante un trabajo “distinto a lo esperado”, por lo que es importante establecer y aclarar los objetivos y expectativas de su puesto desde el inicio del proceso de reclutamiento.
Todos los empleados deben conocer cuáles son los valores, la misión y visión de la empresa, así como también por qué su trabajo es importante para la organización y como se medirá su desempeño.
Lo recomendable es entregar por escrito la descripción del puesto y brindarle al nuevo colaborador la oportunidad de revisarlo y hacer preguntas para aclarar cualquier duda que pueda tener.
4. No preparar el área trabajo
Dependiendo del puesto de trabajo, cada nuevo colaborar podría disponer de un escritorio, una computadora, un teléfono y dirección de correo electrónico.
No hay ninguna excusa para dejar a los empleados recién contratados sin área de trabajo o equipos, por lo que es necesario asegurarse de establecer y configurar estos elementos antes de su llegada.
Cuando trabajador se presenta el primer día y ni siquiera tiene claro dónde debe ubicarse, es una señal de que la empresa no se ha preparado para su incorporación. En este punto es primordial la coordinación del departamento de recursos humano con el jefe directo de la vacante.
5. No darle a conocer cómo ha sido su desempeño
Científicos han comprobado que el ser humano toma aproximadamente 90 días para crear un habito, por lo que es necesario que los nuevos integrantes del equipo reciban comentarios sobre su trabajo en los días 30, 60 y 90 para asegurarse de que están cumpliendo su trabajo y adaptarse a nuevos cambios si es necesario.
Algunas organizaciones realizan la evaluación del desempeño al finalizar el año, sin embargo, en el caso de los nuevos elementos lo mejor es ir corrigiendo aquellos aspectos que se quieren mejorar o reforzar a partir del primer día de manera periódica para ir fortaleciendo sus habilidades y reforzar las debilidades.
6. Olvidarse del ‘On boarding’
Es importante para la empresa recibir un feedback por parte del empleado sobre el proceso de ‘On boarding’, en el cual éste exprese su opinión sobre las primeras semanas en la empresa, lo que para él ha sido lo más complicado y cómo cree que la organización podría mejorar el proceso de integración.
El objetivo de esto es aplicar las recomendaciones a futuros procesos de ‘On boarding’ y mejorar. Una encuesta es una gran manera de compilar esta información y medir los cambios en el proceso.
7. No proporcionar formación
La formación de los empleados es un aspecto fundamental para alcanzar el éxito continuo en una empresa. Cuando un colaborador está capacitado no solo desempeña mejor su labor, sino que también tiene más confianza a la hora de interactuar con los clientes.
El hecho de que un nuevo colaborador no reciba noticias sobre los procesos de formación en la empresapuede causar desilusión y desmotivación. Por otro lado, no todos los empleados aprenden al mismo ritmo o utilizando los mismos métodos, por lo que es necesario contar con diversos formatos de capacitación, como manuales o videos, cursos en línea o presenciales, etc.
No hay nada más gratificante para los nuevos empleados que ser recibidos con gran entusiasmo por parte del resto de los colaboradores, y saber que la empresa ha dedicado tiempo en prepararse para su llegada brindándoles las herramientas e información que requieren para que la curva de aprendizaje sea más corta y puedan desarrollar su potencial para contribuir con el logro de los objetivos.
El software de capital humano SuccessFactors y su módulo ‘On boarding’ son la herramienta que tu empresa necesita para integrar a tus nuevos colaboradores de una manera más sencilla y eficaz. Recuerda que el éxito de un proceso de integración te ayudará a reducir la rotación de personal, contar con empleados más productivos y comprometidos con su trabajo y la organización.
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Oscar Pérez | Director General PeopleNext
