Tu empresa debe de contar con un método de análisis de puestos de trabajo, ya que es una manera efectiva de conocer todas las necesidades de la empresa desde el punto de vista ejecutivo. ¿Para qué? Simple: para poder encontrar al candidato idóneo.
En PeopleNext te mostraremos qué es el análisis, cuándo lo debes de realizar y 5 métodos prácticos para que lo puedas realizar según el caso específico de tu empresa o negocio.
Tabla de contenido:
- ¿Qué es el análisis de puestos?
- ¿Cuándo se realiza el análisis de puestos?
- ¿Cómo ayuda a las empresas el análisis de puestos?
- Ejemplos de análisis de puestos
- Conclusiones
¿Qué es el análisis de puestos?
Toda buena oferta que se presente necesita ser bien analizada para obtener justamente a los candidatos ideales o que se requieren. De eso se trata este análisis, de simplemente investigar el trabajo que se va a ofertar.
Si lo ponemos un poco más profesional, podemos mencionar que es un proceso que sirve para recopilar toda la información sobre las tareas, responsabilidades, habilidades y los resultados que se esperan obtener de una posición laboral. El fin principal de esto es definir el perfil idóneo para ocuparlo.
Toda información que se recopile durante el análisis le servirá al área de Recursos Humanos para poder diseñar y llevar a cabo las etapas de selección idóneas para ofertar la plaza, y así elegir al candidato más apto para ocupar el puesto laboral.
Además, este tipo de análisis también se utiliza para tener bien establecido la descripción de puestos, una herramienta utilizada en el área de Recursos Humanos para enlistar y definir todas las funciones y responsabilidades del puesto, con el fin de tener bien clara la misión a cumplir y los objetivos estratégicos de la compañía.
¿Cuándo se realiza el análisis de puestos?
Todo departamento de Recursos Humanos realiza estos análisis cuando hay una necesidad de cubrir un cargo dentro de una organización y no hay un perfil adecuado dentro de ella. También incluso se puede hacer una vez que se decida dar paso a perfeccionar el nivel de los actuales trabajadores.
También hay algunas otras razones por las que las empresas necesitan realizar este tipo de análisis:
- Cuando se está fundando una compañía, es necesario realizar el proceso para conocer qué tipo de recursos humanos se requieren para empezar sin errores.
- Cada que se tengan que crear nuevos puestos en la organización, desde nivel directivo hasta los junior.
- Si hay una nueva distribución de áreas en la organización, es necesario realizar el análisis cuanto antes.
- Cuando se requiera actualizar el nivel de salarios de la organización o cuando un empleado te pida algún tipo de aumento o cambio en sus beneficios.
- Si hay un reclamo global o ves que la organización está disconforme, se requiere un análisis de este tipo para verificar los problemas internos.
- Cuando los objetivos se ven mermados por falta de productividad dentro de la organización.
Para muchas organizaciones este proceso de análisis de puestos es fundamental, pero lamentablemente otras compañías no reconocen su verdadera importancia y optan por métodos de selección de menor precisión.
¿Cómo ayuda a las empresas el análisis de puestos?
Este tipo de análisis cuenta con beneficios más allá de encontrar al candidato ideal o el tipo de trabajo que se realiza en una empresa. Estos son algunos beneficios que traerá el aplicar bien este proceso:
- Podrás conocer de mejor manera el trabajo que realiza cada uno de los empleados y los objetivos de cada área, esto con el fin de que los directivos o gerentes tengan en cuenta todas las áreas de la empresa.
- Es una manera para detectar a tiempo las situaciones de conflicto que vendrán en el futuro y que pueden entorpecer todo el proceso administrativo de un área.
- Facilita los procesos de incorporación de los empleados, ya que todos contarán con los detalles claros del puesto y las expectativas laborales.
- Enfocarse plenamente en la planeación del salario apropiado para cada nivel de puesto.
Por supuesto que cada una de las empresas podrá obtener diferentes beneficios al implementar diversas metodologías de análisis de puestos.
Ejemplos de análisis de puestos
Hay varios ejemplos de estos análisis, por lo que queremos mostrarte estos 5 métodos prácticos que seguramente te ayudarán cuando necesites implementarlo.
1.- Método de la Entrevista
Así como aplicas entrevistas a los nuevos candidatos, una buena manera de conocer el tipo de trabajo que realiza cada trabajador es mediante una entrevista de seguimiento o de análisis.
En esta entrevista podrás preguntar todas las responsabilidades y funciones dentro del puesto de trabajo. Por supuesto que no es necesario entrevistar a todos los empleados (sobretodo cuando hay varios especialistas de una misma área), por lo que sólo bastaría con elegir una muestra que combine a trabajadores de mayor y menor experiencia.
Este método práctico te ayudará a identificar la mayoría de las especificaciones mínimas y máximas del puesto, así como el conocer el funcionamiento del área. Además, estos análisis de puestos sirven para obtener una participación activa en la organización.
2.- Método del cuestionario
Este es un método de análisis de puestos muy similar a la entrevista, pero que se adoptó tras la emergencia sanitaria. Es básicamente lo mismo, pero el cuestionario se reparte a través de medios electrónicos y por lo regular son preguntas abiertas y de libre respuesta.
3.- Métodos de incidencias diarias y críticas del trabajo
Es un método un poco más técnico y que quizá represente algo de trabajo extra para supervisores y trabajadores, pero es uno de los más efectivos para conocer los trabajos que hace diariamente una persona.
Aquí tienes que combinar la participación y cooperación activa entre supervisores y trabajadores con reportes diarios o semanales para ver el trabajo en tiempo real. Es un método de análisis de puestos que se comenzó a implementar mucho con el trabajo remoto.
4.- Método de la observación
Es quizá el más sencillo y el que seguramente todos han aplicado alguna vez. Se trata de ser muy observador y verificar, de manera tradicional, las tareas que tiene cada uno de los puestos de trabajo. Por lo regular lo hacen supervisores para llenar algún informe referido a los análisis de puestos.
5.- Método digital
La emergencia sanitaria ha implementado un híbrido entre todos los métodos anteriores llamado simplemente ‘Método Digital’. Se trata de la utilización de las herramientas digitales para poder analizar bien los puestos y redactar de mejor manera las descripciones de puestos.
Utilizar toda la gama de herramientas como Meeting, Zoom, Lark, Slack y más te permitirán un mejor control de tu organización aun optando por el modelo híbrido o remoto.
Conclusiones
Los análisis de puesto son necesarios para diversas situaciones en donde tienes que mejorar los proceso de selección de una empresa o simplemente necesitas cambiar diversos aspectos de tu organización desde el punto de vista de los recursos humanos.
Lo recomendable siempre es tener bien claros todos los procesos de selección y utilizar algunos de los métodos prácticos para el análisis de puestos en tu empresa, ya que este tipo de tareas deben de realizarse con mucho cuidado para evitar errores al momento de planificar las nuevas funciones de un puesto.
Ten en cuenta también que este tipo de análisis es necesario para aumentar las competencias laborales de los nuevos recursos humanos, así como la posibilidad de saber cuáles de estas competencias serán las mejor valoradas para el futuro.
