¿En qué procesos de tu empresa es necesario automatizar? ¡En todos! Cada vez que ordenas comida desde casa, usas tu aspirador en casa o usas tu teléfono para ajustar la temperatura del aire acondicionado estás usando un sistema automatizado. Entonces, ¿cómo dejar a un lado la automatización en el trabajo y en tus procesos de recursos humanos?
Tabla de contenido:
Puede que ahora tu empresa tenga la suerte de tener automatizados muchos procesos cotidianos como el papeleo, el archivo o el correo electrónico y que gracias a ello, las tareas repetitivas ya no consuman una gran parte de tu tiempo.
Sin embargo, el departamento de recursos humanos puede automatizar mucho más que el papeleo. Según Forbes.com, "la mayoría de los procesos de recursos humanos ahora se pueden automatizar".
Por esto, es tu momento para dejar a un lado los procesos de recursos humanos manuales, las repeticiones aburridas, la pérdida de datos y otros factores estresantes que sin duda, significan un atraso importante en tu departamento.
Hoy vamos a ver 10 procesos de recursos humanos que puedes automatizar en el 2022 con la ayuda de un software. Todas estas son tareas que causan un estrés innecesario en la oficina y que además, son las que generan más errores y problemas de cumplimiento.
Estos son los 10 procesos de recursos humanos que puedes automatizar:
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Ejecutar evaluaciones de ingreso y rendimiento
Una responsabilidad diaria del departamento de recursos humanos es realizar un seguimiento de la evolución de las personas. Sobre todo, cuando el empleado se encuentra en sus primeras semanas dentro de la empresa.
Las evaluaciones de ingreso y las pruebas de rendimiento son un gran recurso porque permite detectar posibles puntos de mejora y sobre todo, permiten conocer si los empleados encajan o no en el puesto de trabajo. Pero todo esto puede significar una carga de trabajo importante cuando se ejecuta de forma manual.
El automatizar las encuestas y pruebas de evaluación de desempeño permite que puedas recibir la información directamente sin tener que realizar gestiones diarias, junto a otro tipo de datos igual de valiosos con los que podrás obtener una valoración sobre el empleado mucho más completa, transparente y rápida.
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Actualizar los datos de los empleados una vez en todos los sistemas
Gracias a la automatización de los procesos de recursos humanos es posible lograr que cuando un empleado se cambie de domicilio o de número de teléfono pueda solicitarlo a través del portal de autoservicio y una vez aprobados, los datos se actualicen en todos los sistemas de la empresa.
De esa forma, la información se ingresa una sola vez y se evitan errores administrativos.
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Enviar recordatorios a los empleados
Es un problema muy común que los empleados olviden las actividades de recursos humanos como capacitaciones, firmas de contratos, etc.
Por suerte, las herramientas de automatización de procesos de recursos humanos pueden ayudar a tu departamento de talento a realizar un seguimiento de estas fechas importantes, enviar recordatorios, posponer eventos y ayudar a todos a mantenerse al día.
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Estar preparado para una auditoria
Las auditorías no son solo una amenaza para los contadores. También ponen a los departamentos de recursos humanos a temblar.
Un software de recursos humanos ayuda a tener todos tus documentos en un solo lugar organizados y listos para ser entregados a los auditores sin tener que acudir a viejos archivos y cajas con miles de libros y páginas.
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Asegurar tus datos confidenciales
El departamento de recursos humanos maneja todo tipo de información confidencial, desde registros médicos, datos de domicilio o cuentas bancarias hasta recibos de pago y nóminas.
Las herramientas de automatización en recursos humanos permiten configurar exactamente quién puede ver cada tipo de documento, e incluso puede redactar información que debe mantenerse privada.
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Hacer copias de seguridad de tus datos
Gracias a la automatización tu empresa puede almacenar los documentos electrónicos en la nube; es decir, en una instalación fuera del sitio. Lo que significa que incluso si ocurre un desastre natural en una instalación fuera de la oficina tus datos estarán seguros y 100% recuperables.
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Estandarizar la contratación
Seguramente sabes lo agotador que puede ser el proceso de contratación. Publicar la vacante es el trabajo fácil, pero revisar montones de currículos, enviarlos a los supervisores, programar entrevistas telefónicas y en persona es lo complicado del asunto, sobre todo cuando se pretende ocupar el puesto con urgencia.
Todos estos dolores de cabeza son razones para invertir en la automatización de recursos humanos. Una vez que se configura el proceso de contratación, cada paso y cada tarea repetitiva las hace el sistema por ti, dejándote aquellas que requieren un toque humano.
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Calcular los pagos de la nómina
Realizar la nómina manualmente es considerablemente más lento, a menudo lleva días en lugar de horas, y tiene muchas más posibilidades de tener errores que un sistema automático.
Existen innumerables opciones disponibles para empresas de todos los tamaños para la automatización de la nómina y casi todas incluyen beneficios como: cálculos precisos, registros de nómina, mejor gestión del tiempo, etc.
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Mejorar la gestión del tiempo y/o horarios
Si estás utilizando un rastreador de tiempo manual en las que tus empleados ingresan las horas trabajadas después de que hayan ocurrido es probable que la nómina esté llena de errores y las reclamaciones a fin de mes sean muy comunes.
Hay varias opciones para el seguimiento digital del tiempo, como por ejemplo, invertir en un reloj biométrico o tener un requisito para que los empleados inicien sesión en un sitio web de seguimiento del tiempo que pasan en el trabajo. Luego, los datos se compilarían juntos y estarían listos para la nómina, ¡todo esto es automatizar!
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Administrar los beneficios
Administrar los beneficios de los empleados a través de un portal de recursos humanos consolidado puede reducir el costo dude forma importante y por supuesto, facilitar el día a día en tu oficina.
Una plataforma de beneficios automatizada permite educar a los empleados desde que ingresan a la empresa, ofrece libertad a los colaboradores de hacer modificaciones a sus planes de beneficios de acuerdo a sus intereses y etapas de la vida, elimina el dolor de cabeza de administrar las peticiones, etc.
Tu departamento de recursos humanos es el pegamento que mantiene unido a tu activo más valioso, ¡tu gente! Y su mejor aliado es la tecnología.
Estas son solo algunas ideas de los procesos de recursos humanos que puedes automatizar con la ayuda de un software. Pero en 2022 y en los próximos años, se espera que la automatización siga creciendo rápidamente y sea mucho más útil al momento de administrar equipos, contratar, preparar la nómina, ofrecer beneficios, etc.
En PeopleNext te invitamos a considerar incorporar la automatización en tus procesos de recursos humanos y si aún tienes dudas sobre el tema, en este post te enseñamos muchos más detalles sobre los beneficios de la automatización empresarial en RRHH.
