La forma en la que organizas a tu equipo de trabajo determina el éxito de tu empresa. Muchos líderes se preocupan por detalles como la calidad del producto, la atención que ofrecen a sus clientes, la cadena de suministro, etc. pero a veces dejan a un lado la organización interna y a la hora de ser competitivos en el mercado este punto es muy relevante.
¿Eres consciente de lo importante que es la forma en la que organizas a tus empleados? En este post te enseñamos la importancia de la estructura organizacional en las empresas y 10 datos importantes para mejorarla.
¿Qué es la estructura organizacional para una empresa y cuál es su importancia?
La estructura de una organización es la forma escogida en la que se organizan los trabajadores. Gracias a la estructura organizacional, la gestión de recursos humanos deja claras las formas de una empresa a nivel interno y administrativo, se reparten las tareas y responsabilidades de manera formal además de ubicarse las áreas o departamentos que le dan forma al propio organigrama.
Dicen que una empresa es tan buena como buenas son sus personas, y así de claro lo tienen los grandes empresarios. Los líderes que realmente se preocupan por la sostenibilidad y el futuro de su empresa, creen firmemente que el equipo es determinante para el resultado de su compañía. Pero el simple hecho de tener gente muy buena no es garantía de éxito, ni mucho menos. Existen otros factores necesarios para que la organización funcione de la manera adecuada y uno de ellos es planificar la estructura de forma adecuada.
Una estructura organizacional bien planificada es especialmente útil para enfocar esfuerzos hacia los objetivos o lo que es lo mismo, hacia lo que realmente importa.
Cuando un negocio opera sin tener una estructura o “esqueleto” que dé un lugar a cada persona, los empleados quedan desconcertados por la falta de autoridad, coordinación y una lenta toma de decisiones. Además, el rendimiento económico de la empresa podría verse afectado a largo plazo.
Otra de las razones por las que es importante contar con una estructura de la organización es porque permite mostrar una cadena de mandos clara, los empleados ganan seguridad y evidentemente, mejora la orientación de los empleados actuales y las nuevas incorporaciones de la empresa.
Por suerte, hoy en día los ejecutivos y líderes cuentan con herramientas de gestión de recursos humanos que permiten que cada empleado pueda ubicar su lugar dentro de la empresa rápidamente e identifique y entienda su papel desde el primer día de su incorporación.
Por ejemplo, con un software de estructura organizacional no es necesario configurar manualmente permisos para cada nuevo empleado. El propio sistema define que empleados tienen acceso a cada información, fija excepciones y permisos especiales para gestionar documentos o procesos y evidentemente, las tareas asignadas.
10 datos importantes para mejorar la estructura organizacional de tu empresa:
- Define una linea de autoridad
La cadena de mando es la parte más importante de la estructura de una empresa, se trata de una línea de autoridad que fluye desde la más alta dirección hasta los puestos más bajos y define a quién hay que dirigirse según el tema que se trate.
Es recomendable disponer de una plataforma o sistema que aclare la cadena de mando y permita fluir las comunicaciones internas para que esta cadena sirva de base en la operación de la empresa.
Además, es importante que en esta cadena se incluya la cúpula directiva, los directores de departamento, trabajadores no directivos, especialistas técnicos y el staff de apoyo como el personal de limpieza o seguridad.
- Nivel de centralización
Para mejorar la estructura de tu empresa es importante definir el nivel de centralización. Que la empresa esté centralizada o descentralizada influye de forma directa en la velocidad de la toma de decisiones.
- Establece un margen de control
El margen de control es un asunto importante en cualquier estructura empresarial, porque está muy influido por el tamaño de la empresa y el nivel de centralización. Cuantos más empleados estén controlados por el mando directivo, mayor será el margen de control.
- Presta atención a las habilidades de tu gente
En general, las empresas demandan a profesionales cualificados, competentes y capaces de integrar equipos de trabajo, sólidos en los que aporten sus conocimientos para buscar el éxito. Pero también es importante que prestes atención a otras habilidades o atributos al momento de reclutar nuevos talentos y dar forma a la estructura de la empresa, como por ejemplo, habilidades comunicativas, pensamiento estratégico, capacidad de adaptación, liderazgo y creatividad.
- Toma en cuenta el grado de especialización que necesite tu empresa
Dentro de una organización, las tareas pueden estar distribuidas en distintos niveles. Si los empleados cuentan con una especialización alta, estos serán expertos en su campo y serán más productivos.
Sin embargo, al mismo tiempo, cuando el grado de especialización es menor, la plantilla es más flexible y versátil. Ambas opciones son válidas para trabajar y definir una estructura organizacional eficiente; lo ideal es encontrar la más adecuada para la actividad de la empresa, con cierto equilibrio entre ellas.
- La estructura organizacional debe aportar formalidad
Una característica importante que no puede ignorarse al momento de definir la estructura de la organización es que debe tener un cierto grado de formalidad pero sin exagerar. Debe existir un balance entre la rigidez y la libertad, que permita trabajar con procesos rápidos y muy bien coordinados, pero sin eliminar las relaciones entre los trabajadores y la creatividad.
- Cada empleado debe tener su rol bien definido
No importa la cantidad de empleados o el tamaño de tu empresa, cada empleado debe tener asignadas ciertas responsabilidades y la empresa en general, debe contar con una jerarquía definida.
- La información es importante
Cada trabajador debe conocer a la perfección tus funciones y es trabajo del departamento de recursos humanos y la gerencia garantizar que la información esté repartida en toda la empresa.
Un sistema de gestión de personal puede ayudar a automatizar las informaciones y controlar que reine un clima de concentración en la oficina.
- Es necesario dedicar tiempo a la formación de los trabajadores
Una empresa solo puede ser buena si cuenta con buenos empleados. Es importante entender el importante activo que representa cada trabajador e invertir en formación continua para evitar las carencias, la falta de habilidades y el estancamiento del talento de calidad.
- Manténte abierto a todas las posibilidades
¿Sientes que necesitas otras formas de organizar y liderar mejor a tu equipo? Si bien puede parecer bastante simple, las estructuras de los equipos tienen un gran impacto en la distribución de la autoridad y en la manera en que los integrantes del equipo colaboran y trabajan juntos a diario. Entonces, por esta razón decidir entre una estructura u otra puede ser bastante complicado.
Cada estructura cuenta con una cadena de mandos diferente y ofrece formas únicas de repartir el trabajo e incentivar la labor en equipo.
Lo importante es que mantengas la disposición de implementar cambios importantes en la estructura de la empresa y sobre todo, procurar que la mejora sea continua para que tus empleados sean consciente de su labor dentro de la empresa, estén motivados y sean productivos.
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