Claves para Implementar SAP SuccessFactors con Éxito

La gestión del capital humano es una de las nuevas tendencias hablando de los recursos humanos. Esta solución te permite gestionar todos los aspectos del ciclo de vida de cualquier colaborar, por lo que la implementación de SAP SuccessFactors resulta ser adecuada para todas las empresas. 

Tabla de contenidos:

Análisis de necesidades para la implementación de SAP SuccessFactors

Estrategias de gestión del cambio en la implementación de SuccessFactors

Personalización y configuración efectiva de SuccessFactors

Evaluación del impacto y mejora continua Post-Implementación 

Gracias a todos sus módulos, SuccessFactors les permite a las grandes empresas a gestionar el capital humano mediante la optimización completa del rendimiento y de medirlos con los objetivos estratégicos en general.

Pero lejos de utilizar estas líneas para mencionar sus ventajas, queremos mostrarte las grandes ventajas de la implementación de SAP SuccessFactors en tu compañía.

Análisis de necesidades para la implementación de SAP SuccessFactors

Antes de las estrategias para la implementación de SAP SuccessFactors, es necesario que como compañía conozcas algunas de las principales funciones de esta herramienta, que a su vez mejoran varios problemas la empresa moderna, ya que a partir de aquí podrás hacer un proceso de análisis sustancial usos-beneficios.

• • Plataforma en la Nube: una de las principales ventajas de SAP SuccessFactors es que está basada en la nube. Esto significa que el software, junto con toda la información generada, se aloja de manera segura y se accede a través de internet, utilizando servidores remotos gestionados por SAP. Esto elimina la necesidad de tener tu base en una sola máquina

• • Todo es en tiempo real: la implementación de SAP SuccessFactors permite tomar decisiones estratégicas con el respaldo de datos actualizados en tiempo real. La información se presenta en gráficos, informes y tablas, lo que facilita la visualización de métricas vitales para el negocio y permite actuar de manera precisa y con todos los argumentos posibles, siendo todo el proceso más transparente.

• • Datos centrales: este sistema centraliza todos los datos de los empleados, convirtiéndose en la fuente única y unificada de información accesible desde cualquier lugar y dispositivo móvil.

  • Gestión Integral del Talento: los procesos de selección se agilizan, optimizando la búsqueda de candidatos y asegurando la atracción de los perfiles más adecuados para la empresa. Además, esta plataforma permite gestionar el ciclo de vida de los empleados, con herramientas para retener el talento, establecer evaluaciones periódicas de objetivos y aumentar la motivación y productividad del equipo.

  • Mejora de la Experiencia del Empleado: la plataforma facilita la autogestión del personal, lo cual mejora la satisfacción laboral. Además, ofrece la posibilidad de diseñar planes de carrera y gestionar adecuadamente la sucesión de roles, promoviendo el desarrollo profesional y el compromiso de los empleados.

  • Formación continua: la implementación de SAP SuccessFactors permite la gestión sencilla de la formación empresarial. Permite incluir contenidos y planes de educación, facilitando a los empleados el acceso a cursos y la obtención de certificaciones directamente desde sus computadoras o dispositivos móviles, en cualquier momento y lugar.

  • Gestión de Compensaciones: este módulo permite llevar a cabo revisiones salariales y gestionar bonos de manera objetiva, basándose en el rendimiento de la empresa, el presupuesto disponible, las directrices establecidas, y los resultados individuales de cada empleado.

La implementación SAP actúa sobre muchas de las necesidades (para no decir que todas) de la gestión del capital humano. Pero como siempre pasa, algunos de estos beneficios pueden servirles más a otras empresas que a otras, dependiendo del tipo de uso que tengan. 

Estrategias de gestión del cambio en la implementación de SuccessFactors

La implementación de SuccessFactors puede resultar se complicado dependiendo de la resistencia a la tecnología que tenga tu equipo, pero utilizando estrategias adecuadas podrás hacer una transición mucho más amable.

Por supuesto que cada departamento de RH puede contar con algunas estrategias de gestión del cambio en la implementación de SAP, pero aquí te dejamos algunas de las más efectivas.

Involucra a todos para planificar el cambio

Lo primero que se recomienda es consultar y mostrar todo sobre la implementación de SAP SuccessFactors con los llamados tomadores de decisiones. Esto te dará un panorama más claro sobre en qué proyectos podemos empezar y qué beneficios puede traer.

Muchos departamentos crean un consejo de gobernanza para ver qué implementar, cuándo y por supuesto el cómo. 

¿Qué expectativas e implicaciones puede haber?

¿En verdad se puede hablar sobra la implementación de SAP SuccessFactors? Hay que saber sobre el estatus actual de tu empresa, como si todos tienen acceso a una computadora portátil, si hay suficiente internet y sobre si todos tus trabajadores pueden aprovecharla.

Quizá la mejor estrategia primero sea digitalizar tu compañía antes de pensar en soluciones en la nube.

Comprensión completa de la herramienta

De hecho, esto podría ser la primera estrategia de implementación de SAP SuccessFactors. Como expertos en recursos humanos debemos de dominar completamente la herramienta. Por tal motivo, la comprensión completa de la herramienta para ti o para los líderes es fundamental.

La estructura organizacional global

Recuerda que la implementación de SAP se debe de hacer mediante entidades, por lo que es buena idea crear una estructura organizativa que las incluya para el correcto funcionamiento de la herramienta. Puedes agregar varias capas según el tamaño de la organización. 

Puedes empezar recopilando lista de títulos y funciones, por lo que una buena estrategia es complementar tu base de datos actual. 

Comienza creando nuevos flujos de trabajo para ciertos departamentos

La implementación de SAP SuccessFactors no debe de ser para todos los departamentos en un mismo momento. Ya sea por facilidad o por ahorro, es importante crear nuevos flujos de trabajo para ver qué departamentos es muy necesario, en cuáles puede esperar y en qué áreas quizá podamos dejarlo de lado por un tiempo.

Esto será mucho más fácil para todos y la transición será adecuada. 

Personalización y configuración efectiva de SuccessFactors

Como te hemos dicho anteriormente, la implementación de SAP SuccessFactors trae muchas ventajas, pero todo tiene que ser adecuado para tu empresa, ya que se trata de una solución personalizable y configurable.

Primero debes de ver el estado actual tecnológico de tu empresa, ya que la implementación de SAP SuccessFactors requiere conexión a la nube, por lo que es importante hacer unas breves implementación.

Ahora bien, ¿cómo seguir? Bueno, la implementación de SAP SuccessFactors puede seguir un proceso de 5 pasos, que puedes adaptar para una configuración efectiva de la herramienta: 

1. Analiza tus necesidades empresariales: antes de proceder con la implementación de SAP SuccessFactors, es muy importante llevar a cabo un análisis detallado de las necesidades de la empresa. Esto implica identificar las áreas que requieren mejoras, definir los objetivos específicos de la implementación y asegurar que esta herramienta pueda ayudarte, ya que hay problemas de fondo que quizá necesitas de más ayuda.
   
   
2. Planificación y preparación de la implementación: tras la evaluación inicial, el siguiente paso es desarrollar un proceso de implementación de SAP SuccessFactors. Esta fase implica la elaboración de un mapa o ruta, la asignación de los recursos necesarios y la preparación del equipo para una transición exitosa. Esto dependerá única y exclusivamente de los recursos que tenga tu compañía.
   
   
3. Configuración y personalización de la plataforma: hablar de SAP es hablar de una gran capacidad de configuración, permitiendo a las empresas ajustar la plataforma según sus necesidades particulares. Este proceso de personalización involucra la configuración de módulos, la integración con otros sistemas existentes y la adaptación de las funcionalidades a los flujos de trabajo internos de la organización. Esto es muy largo y por esa razón es importante crear un comité de configuración, por ejemplo.
   
   
4. Capacitación y gestión del cambio: para la implementación de SAP SuccessFactors con éxito es importante gestionar de manera efectiva el cambio organizacional. Esto incluye formar a los colaboradores en el uso de la nueva plataforma, gestionar las expectativas y garantizar que todos los usuarios estén preparados para la transición y puedan adaptarse sin problemas. Esto recae mucho en el departamento de Recursos Humanos, por lo que aquí es importante la configuración y planeación de las sesiones de entrenamiento. 

Evaluación del impacto y mejora continua Post-Implementación 

La implementación de SAP SuccessFactors queda lista una vez que ya se capacitó al equipo y ya se puede utilizar. Ahora nos corresponde colocar un plazo de evaluación para ver si la herramienta es lo que esperamos.

Al igual que los procesos de configuración, esto es totalmente personal de empresa a empresa, ya que también hay que hacer algunas planeaciones. Estos son algunos de los consejos para la evaluación y mejora continua post-implementación.

• ✅ KPI o Indicadores de SAP: aquí se pueden utilizar diversos indicadores de medición como impacto en la eficiencia operativa, satisfacción de departamentos, aprendizaje, procesos de capital humano y algunos más propios de tu empresa. 
  
  
• ✅ Realiza evaluaciones periódicas: debemos de decidir sobre el tiempo de evaluación post implementación de SAP SuccessFactors. A muchos les ayuda una temporalidad de 3 meses como primera evaluación y luego quizá cada semestre (cuando ya la herramienta esté bien implementada) 
  
  
• ✅ Reuniones de evaluación con los líderes: puedes ver si los procesos han mejorado utilizando SAP, pero es ideal hacer reuniones de evaluación con los líderes del área para ver, de primera línea, si el trabajo es mejor ahora que hay una nueva herramienta. Además, desde el punto de vista del mánager, se podrá conocer algunos procesos de mejora.
  
  
• ✅ Evaluación 360 con SAP: la implementación de SAP SuccessFactors afecta a todos, por eso se puede utilizar una estrategia de evaluación 360, preguntándole a los empleados cómo mejoró su eficiencia, si sus compañeros han mejorado con SAP, si su jefe directo ahora hace un mejor trabajo y por supuesto si los directivos también han obtenido mejores resultados. 
  
  
• ✅ ¿Se ha usado todo el potencial de la herramienta?: Recuerda que la implementación de SAP SuccessFactors implica muchos módulos para todos los departamentos. Con la información anterior, ¿Se ha utilizado todo el potencial de la herramienta? De no ser así, entonces se debe de replantear e invitar a todos a usar todo. 

La implementación de SAP SuccessFactors puede resultar complicada, pero una vez que todo esté corriendo como debe, verás cambios inmediatos en tu organización. 

Pero, si aún no sabes si esto puede ayudarte, te invitamos a probar el Demo de SAP SuccessFactors. Con el demo podrás ver qué puedes implementar, cómo lo puedes hacer, cómo puedes mejorar y por supuesto si esta herramienta es para ti.

Oscar Pérez | Director General PeopleNext  | SAP SuccessFactors México