El multitasking es un arma de doble filo, ya que algunas empresas suelen querer que sus empleados puedan realizar dos o varias tareas a la vez, mientras que otras insisten en que puede ser algo negativo, especialmente si se necesita que los trabajadores saquen lo mejor de sí.
Lo que sí es cierto es que el mundo corporativo ha realizado algunas acciones para evitarlo, ya que hay estudios que indican que el cerebro humano no está preparado para poder afrontar más de 2 tareas a la vez, especialmente si hablamos de tareas creativas que requieren concentración.
Por esa razón, te queremos mencionar algunos consejos para poder afrontar y eliminar las multitareas en los empleados. También te enseñaremos la técnica Pomodoro, muy efectiva para poder hacer que tus empleados sean mucho más efectivos.
Tabla de contenido:
Actualmente estamos en un mundo digital. A pesar de tener grandes ventajas como la inmediatez de la información y la rapidez en la que ésta se comparte, ha hecho que nuestra mente sea mucho más dispersa y que sea prácticamente imposible concentrarnos en algo.
De hecho, nuestra mente sólo es capaz de estar concentrados un tiempo menor a 11 minutos, y esto hablando de actividades sociales, educativas o divertidas. ¿Te imaginas qué pasa en el mundo laboral? El tiempo de concentración es menor, más si agregamos temas como el estrés por el cumplimiento de objetivos.
En la mayoría de las empresas o corporativos, los jefes directos encargan más de una tarea a los empleados, y esto es conocido como multitasking. Los empleados pueden estar redactando un informe, checando bases de datos, desarrollando un plan de trabajo y hasta revisando su teléfono móvil, pero esto no significa que haga estas actividades de manera correcta.
La multitarea, a pesar de tener algunas ventajas como tiempos de cumplimientos más cortos, evita que el rendimiento y la productividad sean adecuadas para un trabajo correcto. Es bastante perjudicial para las compañías, y lo peor de todo es que esto se ha adueñado de los entornos laborales.
Tener a tus empleados trabajando en 4 tareas a la vez no siempre es lo ideal, especialmente si lo que queremos es tener un trabajo correcto y con metas claras. Por tal motivo, conoce cómo evitar el multitasking en tus empleados
Una de las principales causas de las tareas múltiples son las distracciones que los trabajadores tienen al momento de trabajar, ya sea en oficina o realizando Home Office. ¿Recuerdas que te mencionamos que el cuerpo humano sólo puede concentrarse 11 minutos en algo? Si tenemos distracciones, nuestros minutos de concentración se reducirán al mínimo posible.
Apaga el televisor, voltea tu teléfono celular para evitar ver la pantalla, escucha música que te apoye a concentrarse e inclusive cierra las puertas de tu oficina o espacio de trabajo. Son pequeños trucos, pero lo importante es realizar las actividades laborales en tiempo y forma para evitar que se acumule el trabajo.
Cada una de las tareas que se realizan en las empresas tienen un tiempo de entrega, y si las dejamos ‘para mañana’ o para otro día, se convierten en pendientes. Esto empeora si cada día se deja más trabajo, por lo que el acumulativo se incrementa cada día más.
Los pendientes hacen que los empleados tengan cada vez más trabajo, por lo que el único camino que queda es realizarlas todas al mismo tiempo, cayendo en las tareas múltiples y por consecuente que ninguna se realice de una manera correcta.
Por esa razón, siempre hay que cumplir con el trabajo en tiempo y forma, y este consejo se puede aplicar desde el nivel gerencial hasta los becarios.
El primer consejo que los grandes empresarios dan para evitar las tareas variadas es tener una planificación diaria (o semanal, según el caso). Esto significa que, tomando en cuenta el tiempo laboral de tus empleados o jefes, se organicen tareas por horas o por periodos de tiempo competentes.
Ten en cuenta que hay que tomar los tiempos libres y las actividades que puedan ayudarte a liberar tu mente del estrés, por lo que el horario tiende a ser variado según las horas de trabajo pautadas por contrato. Lo ideal es utilizar alguna herramienta de gestión, en donde puedes planificar todas las tareas o incluso ordenarla por importancia.
Todos tenemos trabajos que van saliendo día con día, pero algunas de esas tareas tienen más importancia que otra, por lo que es necesario hacerlas de inmediato. Esto se convierte en un problema cuando tenemos tareas pendientes, por lo que hay que multiplicarse para hacerlas.
Lo más recomendable es dividir tus trabajos en 2 o más categorías, pero siempre debe de estar ‘Urgente’, que son las que necesitas hacer de inmediato. Esto hace que los máximos esfuerzos se concentren en lo verdaderamente importante, por lo que se podrán hacer los trabajos en orden y evitar las tareas múltiples.
Trabajar por más de 2 o 3 horas seguidas puede provocar el problema de las multitareas, ya que nuestro cerebro se cansa de trabajar y te pide un tiempo libre. Por tal motivo, el quinto consejo es que debes de despejar tu mente y descansar por un breve periodo de tiempo, ya que aumentarás tu concentración al máximo.
Hay muchas formas de hacer esto al momento de trabajar. Puedes tomarte 10 minutos por cada hora trabajada; otras se toman 15 minutos cada 2 horas. Lo importante es levantarte de tu silla y estirar un poco tu cuerpo, ya que además será muy útil para cuidar tu salud y tu metabolismo.
Uno de los puntos importantes para poder evitar el multitasking en el trabajo es la de tomarte un pequeño tiempo libre, algo que te hará más productivo. Por esa razón los expertos mencionan que la técnica Pomodoro es la ideal para maximizar la productividad del equipo.
La técnica Pomodoro es una manera en la que los equipos tienen sesiones de trabajo separadas, pero con descansos breves y frecuentes. Quienes la recomiendan mencionan que los empleados estimulan su productividad al disminuir por mucho el cansancio mental.
Esta técnica funciona de la siguiente manera:
Esta técnica fue creada por Francesco Cirillo cuando estaba en la universidad, ya que tenía problemas de administración del tiempo. Inicialmente dedicó 10 minutos de meditación por cada 50 de trabajo, pero después desarrolló la técnica hasta encontrar el tiempo perfecto que le diera equilibrio a la productividad-descanso.
Entonces concluyó que el ‘pomodoro’ ideal de tiempo era de 25 minutos, tiempo suficiente para trabajar con el 100% de la atención y sin ningún tipo de distracciones, después tomar un breve descanso de 5 minutos. Lo ideal para aplicar esta técnica es tener un cronómetro a la mano; de hecho, hay algunas apps muy interesantes que te ayudan con esto.
Además de la técnica Pomodoro, lo ideal para eliminar por completo el multitasking es el uso de un Software de Recursos Humanos, que tienen como objetivo centralizar la administración de una empresa y puede hacer que el trabajo sea haga ligero y competitivo.
Un software de este tipo te ayuda a gestionar los equipos de trabajo y a evaluar el desempeño de todos los trabajadores, por lo que todos los procesos de analítica y reporting se harán de una manera más automatizada, eliminando por completo las multitareas.
Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México