Es ese momento de nuevo: el día de pago. Si bien, para los empleados el día de pago es un día de celebración. Pero para los encargados de recursos humanos que aún preparan sus nóminas manualmente, el día de pago no es exactamente lo más destacado del mes.
Preparar la nómina sin un sistema especializado puede significar simulacros de incendio, muchas horas mirando tablas de Excel y pasar tiempo alejado de las cosas que realmente son importantes para el éxito de la empresa.
Por suerte, los departamentos de recursos humanos ahora cuentan con sistemas de nóminas con los que básicamente es posible automatizar todas las actividades que tienen que ver con el pago a los empleados: nóminas, beneficios, incentivos, etc.
¿Aún no cuentas con un sistema de nómina para tu departamento de recursos humanos?
En este post te contamos qué es un sistema de nómina y de qué manera puede impactar en tu empresa.
Si recién está comenzando a considerar si necesita o no un sistema de nómina, probablemente tenga una idea bastante clara de cómo es el procesamiento de nómina. Pero es posible que no tenga una comprensión completa de qué es exactamente o qué hace.
Entonces, ¿Qué es? En pocas palabras, el sistema de nómina se puede describir como una aplicación que agiliza y administra los pagos de los empleados.
Sabemos que eres consciente de la importancia de ofrecer un buen salario a tus empleados y asegurar que reciban sus cheques a tiempo. Porque después de todo, valoras a tus empleados y sabes que no podrías administrar con éxito la empresa sin su apoyo.
En consecuencia, el trabajo más importante que realiza el sistema de nómina es calcular con precisión los cheques de pago de cada empleado. Además puede rastrear fácilmente la cantidad de horas trabajadas, contabilizar la tasa de pago y calcular lo que se le debe pagar a un empleado por un periodo determinado.
También puede rastrear el tiempo y la asistencia, permitir a los empleados enviar solicitudes de tiempo libre, calcular deducciones antes y después de impuestos, administración de gastos y mucho más.
Si bien puede parecer que adquirirlo significa decir adiós al personal encargado, pero puede haber más para considerar. Si tienes más de 10 empleados, es posible que necesites mantener a un especialista en nómina en el personal para monitorear y mantener actualizado el sistema.
Además, si bien el software de nómina ciertamente puede hacer la mayoría de las cosas, aún no reemplazará a tu sonriente especialista en nóminas.
Pero, ¿de qué forma puede impactar en tu empresa?
Veamos algunas formas en las que puede cambiar el día a día en el departamento de recursos humanos y en la experiencia de los empleados en general.
Afortunadamente para los departamentos de contabilidad y recursos humanos, el sistema de nómina puede hacer la mayor parte del trabajo pesado cuando se trata de nómina. Desde almacenar convenientemente información básica de los empleados hasta mantenerlo actualizado con las leyes fiscales más actuales.
Algunos sistemas de nómina se incluyen como parte de un sistema de RRHH y proporcionan herramientas para ayudar a administrar una amplia gama de actividades de recursos humanos. Por ejemplo, sumar manualmente la cantidad de horas trabajadas en una semana puede llevar 20 minutos por empleado, y ese es solo el primer paso para procesar la nómina. Luego deben calcularse factores adicionales como la tasa de pago y las horas extra. Eso es mucho tiempo dedicado exclusivamente a pagar a los empleados.
Un sistema de nómina que puede realizar un seguimiento del tiempo y la asistencia puede hacer todo esto automáticamente ahorrando horas de esfuerzo.
El uso obvio de cualquier sistema de nómina es la gestión general de la nómina. El cálculo automático de salarios en un horario preestablecido es una gran ventaja. A menudo, esta capacidad deberá configurarse manualmente. Sin embargo, después de la configuración, el sistema puede ejecutar el proceso de nómina con poco esfuerzo adicional de parte del equipo de recursos humanos, aparte de las personalizaciones ocasionales.
Para cualquier empresa que pague a los empleados un salario por hora, la capacidad de realizar un seguimiento del tiempo y la asistencia puede ser la capacidad más beneficiosa del sistema de nómina. Un sistema que combina la nómina y el control del tiempo elimina todas las molestias creadas por el seguimiento de las tarjetas de tiempo de los empleados.
Por lo genera, los sistemas de nóminas vienen preparados para monitorear ausencias, bajas por enfermedad, horas trabajadas, horas extras y otros factores.
Luego, estos sistemas pueden sincronizar sin problemas esta información para procesar la nómina de manera eficiente y transparente.
Seamos realistas, la legislación fiscal es la mayoría de las veces aburrida y confusa. Es muy fácil malinterpretar las leyes fiscales estatales y federales, y mucho menos estar al tanto de los requisitos de seguridad social. Es aquí cuando encontramos otra forma en la que un sistema de nómina puede impactar en tu empresa.
Muchos sistemas de sistema de nómina se actualizan automáticamente a medida que cambian las leyes fiscales.
La gestión de gastos, beneficios y bonificaciones se puede realizar con el sistema de nómina. También puede rastrear y calcular varios costos de empleados. Esto puede ser un gran beneficio para aquellas empresas que manejan distintos tipos de beneficios para sus empleados, todo esto puede llevarse a cabo de forma automática, sin dolores de cabeza y sin necesidad de hacer un lío en las finanzas de la empresa.
Luego de analizar todas estas formas en las que un sistema de nómina puede impactar en tu empresa podríamos llegar a pensar que cualquier sistema que permita tomar el control de los beneficios y salario de los empleados seguramente será un éxito.
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La adopción de este sistema de nómina impulsará el crecimiento y buenas prácticas en tu empresa, ya que se ocupa de una gran parte de la confidencialidad de los datos y el acceso, operación, procesamiento y administración de las diversas funciones de nómina y recursos humanos.
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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México