Antes de implementar un sistema HCM (Human Capital Management), es fundamental tener claridad sobre los objetivos, procesos y recursos de tu empresa. Un proyecto HCM bien planificado no solo mejora la gestión del talento, sino que evita errores costosos y asegura una adopción exitosa. Prepararte adecuadamente marcará la diferencia entre una implementación eficiente y un proyecto que no cumple con las expectativas.
Es por esto por lo que en el siguiente artículo vamos a explorar todo lo que debes de considerar para iniciar un proyecto HCM. Te vamos a explicar claramente todo lo que necesitas saber para que en el futuro cercano puedas debatirlo con todo tu equipo. ¿Estás listo? Seguro esta información te será muy útil.
Tabla de contenido
Una empresa mediana con 150 empleados gestionaba las vacaciones en una hoja de Excel. Tras implementar un proyecto HCM, no solo automatizó ese proceso, sino que redujo errores de nómina y logró mejores métricas de rotación en menos de seis meses.
Implementar un HCM no es solo una mejora técnica, es una decisión estratégica que impacta directamente en la productividad y en la retención del talento. Pero a pesar de que tiene muchas más ventajas que sólo gestionar las vacaciones, los equipos no lo han puesto como prioridad este año.
Un proyecto HCM (Human Capital Management) consiste en la implementación de herramientas tecnológicas para gestionar el ciclo completo del talento humano: desde la atracción hasta la salida del colaborador.
En términos simples, es una forma de digitalizar y optimizar cómo tu empresa organiza sus equipos, automatiza procesos de RRHH y toma decisiones estratégicas sobre su gente.
¿Por qué debería ser una prioridad este año? Un proyecto HCM tiene muchas ventajas más allá de evitar la dependencia del ahora anticuado Excel. Aquí algunos ejemplos que hemos notado:
La revista Forbes menciona que un proyecto HCM tiene un objetivo claro más allá de gestionar todos los aspectos del ciclo de vida del empleado: automatizar lo que ya pensabas que estaba automatizado.
Esto no es más que tomar en cuenta, analizar y por supuesto mejorar los procesos de la gestión del capital humano. En pocas palabras, un proyecto HCM te permite automatizar lo siguiente:
✅ Planificación de la fuerza laboral: ayuda a prever cuántas personas necesitarás y con qué habilidades, alineando tu estructura con los objetivos futuros del negocio.
✅ Gestión de la compensación: facilita el diseño de esquemas salariales competitivos que se ajusten a la inflación y ayuden a mejorar la calidad de vida de los colaboradores.
✅ Reclutamiento y selección: optimiza todo el proceso de contratación: desde la publicación de vacantes hasta la evaluación y selección de los mejores perfiles.
✅ Incorporación de nuevos talentos: automatiza la bienvenida y formación inicial del personal, haciendo más fluido el proceso de onboarding, mentoría y adaptación.
✅ Capacitación y desarrollo: permite identificar necesidades de formación y brindar cursos, entrenamientos o recursos para el crecimiento profesional.
✅ Control de tiempo y asistencia: registra las horas trabajadas de manera precisa y eficiente, lo cual es importantes para la nómina y los beneficios.
✅ Gestión de la nómina: calcula salarios, bonificaciones, deducciones y lleva el control de toda la documentación y pagos al personal.
✅ Evaluación del desempeño: automatiza procesos de feedback, revisión de objetivos y evaluaciones, mejorando la productividad individual y del equipo.
Es fácil pensar que con las ventajas quiere decir que tu empresa está lista para un proyecto HCM. Pero en realidad hay que considerar muchísimo más, y de hecho hay 6 pasos a tomar en cuenta:
1. Define objetivos y necesidades del negocio
Todo proyecto debe comenzar con una visión clara. Pregúntate: ¿qué problema queremos resolver con un proyecto HCM? Puede ser desde reducir errores en la nómina, hasta mejorar la retención de talento o tener mejores datos para tomar decisiones.
Además, asegúrate de que estos objetivos se alineen con las metas estratégicas de la empresa. Por ejemplo, si estás en una etapa de crecimiento, un HCM puede ayudarte a hacerlo más rápido y con orden. Define desde el inicio qué métricas usarás para medir el éxito: tiempo de contratación, satisfacción del empleado, rotación, etc.
Antes de buscar soluciones externas, necesitas entender bien tu punto de partida. Revisa cómo funciona hoy tu área de RRHH: qué procesos están funcionando, cuáles no, y qué herramientas estás usando.
Haz un análisis entre el estado actual y el que quieres. Por ejemplo, ¿se hacen demasiadas tareas manuales? ¿Faltan datos confiables para la toma de decisiones? También identifica obstáculos potenciales, como falta de presupuesto o baja apertura al cambio.
Cada empresa tiene necesidades distintas. Determina qué módulos del sistema HCM son imprescindibles para ti: reclutamiento, gestión del desempeño, capacitación, nómina, entre otros.
También es importante pensar en lo técnico: ¿el sistema debe integrarse con otros softwares? ¿Qué nivel de seguridad necesitas? ¿Buscas algo escalable para crecer a futuro? Tener esto claro te permitirá filtrar mejor las opciones disponibles en el mercado.
Con tus requisitos definidos, evalúa los sistemas disponibles. Compara diferentes proveedores, ya sea soluciones en la nube o instaladas localmente. Analiza su experiencia con empresas de tu tamaño o sector, la facilidad de uso de la plataforma y qué tan bien se adapta a tus procesos actuales.
También considera el soporte y la capacitación que ofrecen, ya que un buen acompañamiento hace la diferencia al tener en cuenta un proyecto HCM
Un proyecto HCM requiere coordinación entre distintas áreas. Define un plan con etapas, plazos claros y responsables asignados. Forma un equipo multidisciplinario que incluya personal de RRHH, TI y Managers.
No olvides planificar la migración de datos, las pruebas del sistema, y la formación para los usuarios. Una comunicación interna clara durante este proceso ayudará a reducir errores y alinear expectativas.
Implementar un sistema HCM no es solo una decisión tecnológica, es una transformación organizacional. Asegúrate de involucrar a los empleados desde el inicio, comunicando el propósito y los beneficios del cambio.
Anticipa posibles resistencias y crea espacios de escucha. Reconocer los avances, por pequeños que sean, ayuda a mantener el compromiso y la motivación. La gestión del cambio es clave para que el sistema no solo funcione, sino que se use con entusiasmo.
Si ya decidiste que tu empresa necesita un proyecto HCM, el siguiente paso es elegir la solución adecuada. No se trata solo de encontrar un software, sino de asegurar que ese sistema conecte a las personas con los flujos de trabajo de manera eficaz, impulse la estrategia de negocio y eleve el compromiso del equipo.
Aquí te compartimos los 10 puntos que debes considerar:
Elegir el proyecto HCM correcto marcará la diferencia en la eficiencia, crecimiento y cultura de tu empresa. Una decisión bien informada no solo mejora procesos, también potencia el crecimiento.
En PeopleNext, te ayudamos a elegir e implementar la solución que mejor se adapta a tus necesidades, acompañándote en cada etapa del proyecto. SAP SuccessFactors es la herramienta que necesitas para automatizar tus procedimientos, así que sólo necesitas dar el siguiente paso.
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Oscar Pérez | Director PeopleNext | SAP SuccessFactors México